# Inbox Agent: facturen automatisch uit je mailbox De Inbox Agent koppelt een Microsoft 365-postbus aan Glimps en haalt elke factuur die daar binnenkomt automatisch op: ook herinneringen met de factuur eraan, doorgestuurde mail en facturen in een lopend mailgesprek. De factuur staat daarna gelezen en gecodeerd klaar in Glimps. Niemand hoeft nog facturen door te sturen. Je kunt beginnen in de kijkstand, waarin hij alleen laat zien wat hij zou ophalen. De Inbox Agent zit in elk pakket. ## Waarom facturen weglekken - De leverancier mailt naar één persoon in plaats van naar het factuuradres. - De factuur hangt als bijlage aan een gesprek over iets anders. - Het is een herinnering met de originele factuur eraan. - De mail is doorgestuurd naar een submap waar niemand meer kijkt. ## Twee standen - Kijkstand: verandert niets aan de mail en niets aan de administratie. Elke gevonden factuur krijgt een oordeel: staat al in Glimps, gemist, of verdacht. - Doe-stand: gevonden facturen worden binnengehaald en gaan de gewone pijplijn in. Verwerkte mail gaat naar de opruimmap. Automatisch boeken vanuit de mailbox kan alleen bij een geverifieerde inkoopordermatch, en alleen als dat per postbus is aangezet. Een PO-nummer in de tekst is geen bewijs. ## Classificatie op twee assen De eerste as is waar de mail over gaat: invoice, credit_note, receipt, invoice_question, forwarded_invoice, reminder, statement, remittance, order_confirmation, quote, auto_reply, not_invoice, uncertain. De tweede as is wat eraan hangt: invoice, credit_note, statement, receipt, none, unknown. De assen staan los van elkaar. Een herinnering is geen factuur, maar draagt er vaak wel een. Een vraag over een factuur draagt er meestal geen. ## Microsoft 365-rechten Voor een eigen postbus: Mail.ReadWrite, User.Read, offline_access. Voor een gedeelde postbus komt Mail.ReadWrite.Shared erbij. Schrijfrecht op mail bestaat alleen om verwerkte berichten naar de opruimmap te verplaatsen. Er wordt geen recht gevraagd om mail te versturen of te verwijderen. ## Grenzen - Uitgesloten afzenders (één adres of een heel domein inclusief subdomeinen) worden vóór de classificatie gecontroleerd. - Mail die geen factuur is, wordt niet als inhoud bewaard. - Een map die Glimps leest, kan niet tegelijk de opruimmap zijn. Dat wordt op de map zelf gecontroleerd. - Dezelfde mail en dezelfde bijlage worden herkend, ook na verplaatsen of doorsturen. Bijlagen worden op inhoud vergeleken. - De koppeling werkt op Microsoft 365. Voor andere mailsystemen blijft het eigen factuuradres van de administratie beschikbaar. ## De Glimps-map in Outlook Een map waarin je een mail sleept. Wat erin gaat, slaat de classificatie over: de gebruiker heeft al besloten dat het een factuur is. Mail van maanden geleden werkt ook. ## Links - Agentic overzicht: https://useglimps.com/nl/agentic - Automatische factuurverwerking: https://useglimps.com/nl/automatische-factuurverwerking - Beveiliging: https://useglimps.com/nl/security --- ## Volledige paginatekst Koppel je Microsoft 365-postbus één keer. Daarna haalt de Inbox Agent elke factuur zelf op, ook de herinnering, de doorgestuurde mail en de factuur die in een gesprek zat. Niemand hoeft nog iets door te sturen. In elk pakket, zonder meerprijs Factuur als pdf: opgepakt, naar Glimps ## Geen facturen meer doorsturen Facturen komen per mail binnen, bij verschillende mensen en in verschillende vormen. De Inbox Agent zorgt dat ze allemaal op één plek landen, zonder dat iemand eraan hoeft te denken. Zonder Inbox Agent - Iemand opent elke mail, slaat de PDF op en uploadt of stuurt hem door. - Een factuur die naar een collega ging, blijft in diens inbox liggen. - Een herinnering met de factuur eraan wordt gelezen als herinnering, niet als factuur. - Je merkt het pas bij de aanmaning. Met Inbox Agent - Elke factuur die in de postbus komt, staat vanzelf in Glimps. - Ook de herinnering, de doorgestuurde mail en de factuur die in een gesprek zat. - De factuur is al gelezen en gecodeerd als jij hem opent. - Niemand hoeft nog iets door te sturen. ## Eén keer koppelen, daarna gaat het vanzelf 1. 01Koppel je postbusLog in met je Microsoft 365-account en kies de postbus waar je facturen binnenkomen, bijvoorbeeld crediteuren@. Dat kost een paar minuten. 2. 02De Inbox Agent leest meeHij herkent welke mail een factuur bevat, ook als het onderwerp over iets anders gaat. Vragen, offertes en nieuwsbrieven laat hij liggen. 3. 03De factuur staat klaar in GlimpsGelezen, gecodeerd en klaar voor goedkeuring. De verwerkte mail gaat naar een map in Outlook, zodat je ziet wat er al binnen is. ### Of sleep een mail in de Glimps-map Staat er een factuur in je eigen inbox? Sleep hem in de map Glimps in Outlook en hij wordt opgehaald. Dat werkt ook voor mail van maanden geleden. Er staat nog een factuur in je eigen inbox ## Wat hij ophaalt, en wat hij laat liggen Een gewone mailregel kijkt naar het onderwerp. De Inbox Agent kijkt naar wat er aan de mail hangt, dus een factuur in een gesprek over iets anders mist hij niet. ### Haalt hij op - Facturen en creditnota’s - Bonnen - Herinneringen met de factuur als bijlage - Facturen die een collega doorstuurde - Facturen in een lopend mailgesprek ### Laat hij liggen - Vragen over een factuur - Offertes en orderbevestigingen - Betaalspecificaties en rekeningoverzichten - Nieuwsbrieven en afwezigheidsberichten - Alles van afzenders die jij uitsluit Twijfelt hij, dan gooit hij niets weg. Die mail komt op je dashboard, zodat je hem met één klik alsnog kunt ophalen. ## Een agent in je mailbox, met duidelijke grenzen ### Eerst alleen kijken Je kunt beginnen in de kijkstand. Dan laat de Inbox Agent zien welke facturen hij zou ophalen, zonder iets te doen. Zo zie je meteen hoeveel facturen er nu langs Glimps heen gaan. ### Verdachte mail apart Een onbekende afzender of een ander rekeningnummer dan normaal? Die factuur zet Glimps apart zodat jij er eerst naar kijkt. ### Jij kiest wat hij leest Je wijst de postbus en de mappen aan. Afzenders of hele domeinen sluit je met één klik uit, en die mail slaat hij helemaal over. Een opgehaalde factuur volgt dezelfde regels als elke andere factuur. Standaard ligt hij klaar en druk jij op boeken. [Lees hoe automatisch boeken werkt](https://useglimps.com/nl/agentic) ## Vragen over de Inbox Agent Wil je Glimps zelf proberen?Probeer de demo Haalt de Inbox Agent facturen echt zelf op? Ja. Zodra ophalen aanstaat, komt elke factuur die in de gekoppelde postbus binnenkomt automatisch in Glimps terecht. Daar wordt hij gelezen, gecodeerd en klaargezet, net als een factuur die je zelf uploadt. Je hoeft niets door te sturen of op te slaan. Nee, alleen de postbus en mappen die je aanwijst. Meestal is dat een gedeelde postbus als crediteuren@ of facturen@, niet iemands persoonlijke mail. Mail die geen factuur is, bewaart Glimps niet. Krijg ik dezelfde factuur twee keer binnen? Nee. Glimps herkent dezelfde factuur, ook als hij opnieuw wordt gestuurd, is doorgestuurd of een andere bestandsnaam heeft. Een opgehaalde factuur volgt dezelfde regels als elke andere factuur. Standaard ligt hij klaar en druk jij op boeken. Alleen bij leveranciers die je daarvoor hebt vrijgegeven, boekt Glimps zelf. Een paar minuten. Je logt in met je Microsoft 365-account, geeft toestemming en kiest de mappen. Daarna werkt het op de achtergrond. De koppeling werkt met Microsoft 365. Gebruik je Gmail of iets anders, dan heeft je administratie een eigen factuuradres. Zet een doorstuurregel naar dat adres en je facturen komen ook automatisch binnen. Niets extra. De Inbox Agent zit in elk pakket. Je betaalt per verwerkte factuur, net als bij uploaden. Voor je IT-afdeling: welke rechten de koppeling vraagt De koppeling loopt via Microsoft 365. Op het toestemmingsscherm van Microsoft ziet je beheerder precies deze rechten: - `Mail.ReadWrite`: de gekozen mappen lezen en verwerkte mail naar de opruimmap verplaatsen - `Mail.ReadWrite.Shared`: hetzelfde voor een gedeelde postbus, alleen als je die koppelt - `User.Read`: weten met welk account je koppelt - `offline_access`: de koppeling actief houden zonder dagelijks opnieuw in te loggen Er wordt geen recht gevraagd om mail te versturen of te verwijderen. Mail die geen factuur is, wordt niet als inhoud bewaard. ## Verder lezen ### Automatische factuurverwerking Wat er met een factuur gebeurt nadat hij is opgehaald. ### Automatisch boeken Hoe je per leverancier bepaalt of Glimps zelf boekt. ### Beveiliging Waar je mail en documenten staan, en wie erbij kan. ### Prijzen De Inbox Agent zit in elk pakket.