# Facturen automatisch inboeken in Exact Online | Glimps > Facturen automatisch inboeken in Exact Online: stappenplan voor herkenning, codering, goedkeuring en controles, wat Exact zelf doet en waar het stopt. Source: https://useglimps.com/nl/blog/facturen-automatisch-inboeken-exact-online | Language: nl | Updated: 2026-09-24 This Markdown file is the plain-text twin of the page above, generated at build time from the same render. --- Wouter MurmansOprichter van Glimps 4 juli 2026 9 min leestijd Inkoopfacturen automatisch inboeken in Exact Online doe je met automatische factuurverwerking: facturen komen binnen via de digitale brievenbus, de scanservice maakt er een boekingsvoorstel van en met de instelling "Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen" wordt een compleet voorstel zonder klik een boeking. Exact bepaalt grootboek en btw-code uit je eerdere boekingen voor die leverancier, maar zet een factuur met meerdere regels op één totaal per btw-tarief. Wil je elke regel apart gecodeerd, gematcht met je inkooporder en toch zelf geboekt, dan heb je een tool nodig die dat werk overneemt. In deze gids lees je eerst hoe je het in Exact Online zelf inricht, stap voor stap met de menupaden. Daarna de fouten die we het vaakst zien, wat Exact wel en niet voor je doet, en hoe Glimps het oplost. Alle menupaden en functies van Exact heb ik op 24 september 2026 nagelopen in de kennisbank van Exact. De bronnen staan onderaan. ## Hoe werkt automatisch inboeken in Exact Online? Exact Online maakt van elke ontvangen inkoopfactuur eerst een conceptboeking. Exact noemt dat een boekingsvoorstel. Jij controleert het voorstel, past aan wat niet klopt en slaat het op. Pas dan is het een boeking. Een PDF of foto gaat eerst langs de scanservice, die de gegevens uitleest. Een gestructureerde e-factuur via Peppol leest Exact direct uit het xml-bestand, zonder scan. Voor een geldig voorstel moet Exact drie dingen vinden: - **De leverancier.** Exact zoekt op btw-nummer, KvK-nummer en naam. Kleine verschillen zoals "B.V." of punten tellen niet mee. Een extra woord in de naam wel: dan herkent Exact de leverancier niet. - **De grootboekrekening.** Exact vergelijkt het btw-percentage en de omschrijving met de 100 recentste boekingen van dezelfde leverancier en neemt de grootboekrekening van de meest vergelijkbare boeking. Vindt het niets, dan kijkt het naar de 1.000 recentste boekingen in de hele administratie en daarna naar leveranciers met een vergelijkbare SBI-code. - **De btw-code.** Ook die komt uit de 100 recentste boekingen van die leverancier. Anders neemt Exact de btw-code die je het vaakst gebruikt bij dat percentage. Staat er meer dan één btw-tarief op de factuur, dan maakt Exact per tarief een aparte regel. Maar een factuur met twintig regels op één tarief wordt één bedrag op één grootboekrekening. Daarover verderop meer. ## Stap voor stap: zo richt je het in Exact Online in ### Stap 1. Zet automatische factuurverwerking aan Ga naar **Administratienaam > Instellingen** en kies **Automatische factuurverwerking**. Hier staan de instellingen die bepalen wat er met een binnengekomen factuur gebeurt: - **Automatisch naar de scanservice versturen.** Staat dit uit, dan maakt Exact van een PDF geen boekingsvoorstel. XML- en UBL-facturen gaan altijd door, ook als dit uit staat, en ook daarvoor betaal je. - **Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen.** Dit is de schakelaar voor echt automatisch inboeken. Kon de scan alle nodige gegevens vinden, dan maakt Exact er zelf een boeking van. Exact noemt als voorbeeld maandelijkse facturen met een vast bedrag. - **Omschrijving.** Je kiest welke informatie in de omschrijving van het boekingsvoorstel komt. - **Inkoopboek.** Je kiest in welk dagboek de boekingen uit de scanservice terechtkomen. - **Wijzigingen in relatienaam of adres als "Aandacht vereist" tonen.** Standaard negeert Exact adreswijzigingen. Wil je ze zien, zet dit dan aan. Instellingen > Automatische factuurverwerking, met de vinkjes "Automatisch naar de scanservice versturen" en "Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen" en het veld voor het inkoopboek zichtbaar. --> ### Stap 2. Maak de digitale brievenbus klaar voor e-mail De scanservice werkt alleen met een digitale brievenbus. Er staat er standaard al een aan je administratie. Om facturen per e-mail te ontvangen, genereer je een e-mailadres: ga naar **Gebruikersnaam > Mijn Exact Online > Mijn relatiegegevens**, klik onder Mijn digitale brievenbussen op je brievenbus en klik bij Gekoppelde e-mailadressen op het documenttype. Voeg daar ook de **Toegestane afzenders** toe. Mail van een afzender die niet op die lijst staat, komt in **Geblokkeerde e-mails** terecht en wordt geen boekingsvoorstel. Die lijst vind je onder **Inkoop > Facturen > Inkoop > Overzicht**, rechtsboven. ### Stap 3. Zorg dat Exact je leveranciers herkent De scanservice zoekt eerst op btw-nummer en KvK-nummer. Controleer daarom: - Onder **Administratienaam > Instellingen**, tabblad Algemeen: is je eigen btw-nummer ingevuld? Exact negeert jouw btw-nummer op de factuur, zodat het dat van de leverancier pakt. - Op het tabblad Financieel: staat er een betalingsconditie voor inkoop? - Bij elke leverancier: btw-nummer, KvK-nummer en een betalingsconditie. Herkent de scanservice de leverancier, dan gebruikt het die betalingsconditie. ### Stap 4. Zet automatisch boeken per leverancier aan Je hoeft automatisch boeken niet voor iedereen tegelijk aan te zetten. Dezelfde instelling beheer je ook via **Slim Inkopen instellen** (ga naar **Inkoop > Boekingen > Inkoopboekingen > Overzicht** en klik op het pictogram) of op de relatiepagina van een leverancier. Begin met leveranciers die elke maand hetzelfde sturen: huur, lease, abonnementen. ### Stap 5. Leg een vaste codering vast met een boekingtemplate Wil je dat een leverancier altijd op dezelfde grootboekrekening en btw-code komt, of een vast bedrag over meerdere regels verdeelt, dan gebruik je een boekingtemplate. Ga naar **Administratienaam > Stamgegevens > Financieel > Boekingtemplates**, kies het inkoopboek en klik op Nieuw. Je koppelt de leverancier en kiest per regel een berekeningswijze: geen vaste waarde, vast bedrag of relatief gewicht. Maak je een boeking voor een leverancier met een gekoppelde template, dan kiest Exact die template vanzelf. ### Stap 6. Verwerk de boekingsvoorstellen die overblijven Alles wat niet automatisch geboekt wordt, staat onder **Inkoop > Facturen > Inkoop > Overzicht**, op het tabblad **Boekingsvoorstellen**. De kolom Boekingsstatus laat zien of een voorstel klaar is of nagekeken moet worden. Exact wijst je op drie dingen: - **Stamgegevens controleren:** de factuur wijkt af van wat bij de leverancier staat. - **Nieuwe relatie controleren:** Exact herkende de leverancier niet en maakte een nieuwe aan. - **Factuurbedrag controleren:** het bedrag wijkt flink af van wat deze leverancier normaal stuurt. Klik bij een voorstel op Bekijken, dan toont Exact in het venster "Hoe is deze boeking gegenereerd?" welke methode het gebruikte. Handig als je wilt snappen waarom een grootboekrekening fout is. Hoort de factuur bij een bestelling, dan kies je in het venster Te ontvangen facturen zelf de bijbehorende bestellingen. Facturen > Inkoop > Overzicht, tabblad Boekingsvoorstellen met de kolom Boekingsstatus, en het pop-upvenster "Hoe is deze boeking gegenereerd?" --> ### Stap 7. Laat facturen goedkeuren (vanaf Plus) Goedkeuren zet je aan via Slim Inkopen instellen of in de administratie-instellingen. Je kiest wie mag goedkeuren, kunt een goedkeurder laten bepalen door het factuurbedrag en kunt facturen van bepaalde leveranciers automatisch laten goedkeuren. Een factuur die op goedkeuring wacht, verschijnt pas na goedkeuring in het overzicht Betalingen. Werken met goedkeuringsflows zit volgens de prijspagina van Exact in Plus, Professional en Premium, niet in Essentials. Meer over dit deel lees je in [facturen autoriseren in Exact Online](https://useglimps.com/nl/blog/facturen-fiatteren-exact-online). ### Wat kost het in Exact? In elke editie zitten 3 automatisch verwerkte documenten per maand. Daarna betaal je 0,39 euro per document in een bundel of 0,50 euro per document zonder bundel. ## Veelgemaakte fouten 1. **Geen toegestane afzenders.** De facturen komen wel aan, maar blijven hangen in Geblokkeerde e-mails. Niemand kijkt daar, dus de factuur ligt stil tot de herinnering komt. 2. **Je eigen btw-nummer ontbreekt.** Dan kan de scanservice jouw nummer en dat van de leverancier niet uit elkaar houden. 3. **Automatisch boeken aan voor wisselende facturen.** Een compleet voorstel is nog geen juist voorstel. Exact noemt vaste maandfacturen als voorbeeld, en dat is niet voor niets. 4. **Verwachten dat regels apart geboekt worden.** Een factuur met meerdere regels komt binnen als één totaal per btw-tarief. Wil je regels op verschillende grootboekrekeningen, dan boek je volgens Exact handmatig of met een boekingtemplate. 5. **Dubbele leveranciers.** Een extra woord in de naam en een ontbrekend KvK-nummer, en Exact maakt een nieuwe relatie aan. Klik bij "Nieuwe relatie controleren" altijd even door. 6. **Vage omschrijvingen in oude boekingen.** Exact zoekt de grootboekrekening op omschrijving en btw-percentage. Boekte je vroeger alles als "factuur", dan leert het daar weinig van. ## Wat Exact zelf doet en waar een tool het werk overneemt | Onderdeel | Exact Online zelf | Met Glimps | | --- | --- | --- | | Factuur binnenhalen | Digitale brievenbus, e-mail naar een gegenereerd adres, upload, Peppol | Inbox Agent haalt elke factuur uit je Microsoft 365-mailbox. Peppol en UBL ondersteunt Glimps niet. | | Grootboekrekening | Uit eerdere boekingen, op btw-percentage en omschrijving | Per regel, uit hoe jij die leverancier eerder in Exact boekte | | Factuur met veel regels | Eén totaal per btw-tarief; splitsen doe je zelf of met een template | Elke regel gelezen en apart gecodeerd: grootboek, btw, kostenplaats | | Inkooporder en ontvangst | Jij kiest de bestelling in Te ontvangen facturen | Regel voor regel gematcht met order en ontvangst (add-on PO matching) | | Automatisch boeken | Als het voorstel volledig is, per administratie of per leverancier | Per leverancier, na een schoon trackrecord en jouw ja, of bij een gematchte order of goedgekeurd contract | | Wat een boeking tegenhoudt | Onvolledig voorstel; meldingen bij afwijkend bedrag, nieuwe relatie of andere stamgegevens | Acht controles, zoals mogelijk dubbel, ander rekeningnummer, bedragen die niet optellen | | Goedkeuren | Goedkeuringsflows vanaf Plus | Autorisatoren klaargezet per factuur | ## Hoe Glimps het doet Glimps werkt alleen met Exact Online, en doet het werk in plaats van het voor te stellen. De [Inbox Agent](https://useglimps.com/nl/agentic/inbox-agent) haalt elke factuur uit je Microsoft 365-mailbox, ook de herinnering en de doorgestuurde mail. Glimps leest elke regel en codeert per regel grootboekrekening, btw en kostenplaats uit je eigen boekhistorie in Exact. Met de add-on PO matching legt het elke regel naast de inkooporder en de ontvangst. Daarna zet Glimps de boeking zelf in Exact Online, zo ver als jij dat per leverancier toestaat. Dat "zo ver als jij toestaat" werkt als een ladder: - Een nieuwe leverancier wordt voorbereid en wacht op jou. Jij kijkt en drukt op boeken. - Na genoeg facturen zonder correctie stelt Glimps voor om die leverancier automatisch te laten boeken. Jij zegt ja of nee. - Corrigeer je later iets, dan gaat die leverancier vanzelf terug naar voorbereiden. Klimmen kost een schoon trackrecord, terugvallen één correctie. - Klopt een factuur binnen je tolerantie met een bestelling, of valt hij onder een goedgekeurd contract, dan hoeft hij ook niet te wachten. Ook bij een leverancier die automatisch boekt, houden acht controles een boeking tegen: een mogelijk dubbele factuur, een dubbelcontrole die niet kon draaien, een ander rekeningnummer dan normaal, bedragen die niet optellen, een bedrag boven je limiet, een leverancier die twaalf maanden stil was, een creditnota en een andere valuta dan normaal. Twijfelt Glimps over een veld, dan blijft het leeg. En betalen doet Glimps nooit. Meer over deze aanpak lees je op [agentic Glimps](https://useglimps.com/nl/agentic) en [automatisch boeken in Exact Online](https://useglimps.com/nl/automatisch-boeken-exact-online). Hoe matchen met order en ontvangst werkt, staat in [3-way matching uitgelegd](https://useglimps.com/nl/blog/3-way-matching-uitgelegd). Je begint vandaag. Je koppelt Exact Online zelf, zonder demo of implementatietraject, en je eerste factuur is binnen minuten verwerkt. Je probeert het 14 dagen gratis. Daarna kies je Starter (75 euro per maand), Professional (149 euro) of Business (399 euro); PO matching is een add-on van 149 euro per maand. Alles staat op de [prijspagina](https://useglimps.com/nl/pricing). Liever eerst rondkijken? Open de [demo](https://useglimps.com/nl/demo). Wil je Glimps naast de scanservice van Exact leggen, lees dan [het alternatief voor scan en herken](https://useglimps.com/nl/alternatief-exact-online-scan-en-herken). ## Conclusie Exact Online kan inkoopfacturen zelf inboeken: zet automatische factuurverwerking aan, richt de digitale brievenbus in, zorg dat je leveranciers herkend worden en zet "Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen" aan voor de vaste leveranciers. Voor een abonnementsfactuur met één regel is dat genoeg. Voor facturen met veel regels, kostenplaatsen en inkooporders blijft er handwerk over. Dat is het werk dat Glimps overneemt. ### Wouter Murmans Oprichter van Glimps Wouter Murmans is de oprichter van Glimps. Hij bouwt Glimps voor finance-teams die hun inkoopfacturen in Exact Online verwerken, en schrijft over wat daar in de praktijk misgaat en hoe het beter kan. ## Veelgestelde vragen Korte antwoorden op wat er het meest gevraagd wordt. Vragen over jouw situatie? ### Hoe automatiseer ik het inboeken van inkoopfacturen in Exact Online? Zet onder Administratienaam > Instellingen de automatische factuurverwerking aan, richt de digitale brievenbus in met een e-mailadres en toegestane afzenders, en vink Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen aan. Exact maakt dan zelf een boeking van elk voorstel waarin alle nodige gegevens gevonden zijn. De rest verwerk je onder Inkoop > Facturen > Inkoop > Overzicht. ### Wat is een boekingsvoorstel in Exact Online? Een boekingsvoorstel is een conceptboeking die Exact Online aanmaakt zodra je een inkoopfactuur ontvangt of uploadt. Jij controleert het voorstel, past het aan waar nodig en slaat het op. Pas daarna is het een boeking. ### Hoe bepaalt Exact Online de grootboekrekening van een inkoopfactuur? Exact vergelijkt het btw-percentage en de omschrijving met de 100 recentste boekingen van dezelfde leverancier en neemt de grootboekrekening van de meest vergelijkbare boeking. Vindt het niets, dan kijkt het naar de 1.000 recentste boekingen in de administratie en daarna naar leveranciers met een vergelijkbare SBI-code. ### Boekt Exact Online elke factuurregel apart? Nee. Bij een factuur met meerdere regels zet de scanservice het totaal per btw-tarief in het boekingsvoorstel. Wil je regels op verschillende grootboekrekeningen boeken, dan doe je dat volgens Exact handmatig of met een boekingtemplate. ### Wat kost automatische factuurverwerking in Exact Online? Volgens de prijspagina van Exact zitten er in elke editie 3 automatisch verwerkte documenten per maand. Daarna betaal je 0,39 euro per document in een bundel of 0,50 euro per document zonder bundel. Goedkeuringsflows zitten in Plus, Professional en Premium. ### Waarom komen mijn gemailde facturen niet aan in Exact Online? Meestal staat de afzender niet op de lijst met toegestane afzenders van je digitale brievenbus. Die mail komt dan in Geblokkeerde e-mails terecht. Die lijst vind je rechtsboven onder Inkoop > Facturen > Inkoop > Overzicht. Daar kun je de mail vrijgeven en de afzender toevoegen. ### Wanneer boekt Glimps een inkoopfactuur zelf in Exact Online? Alleen als jij dat per leverancier hebt aangezet. Een nieuwe leverancier wacht op jou. Na genoeg facturen zonder correctie stelt Glimps voor om automatisch te boeken en jij zegt ja of nee. Ook een factuur die binnen je tolerantie klopt met een bestelling of onder een goedgekeurd contract valt, kan door. Acht controles houden een boeking altijd tegen, en betalen doet Glimps nooit. ### Hoe snel kan ik met Glimps beginnen? Vandaag. Je koppelt Exact Online zelf, zonder demo of implementatietraject, en je eerste factuur is binnen minuten verwerkt. Je probeert het 14 dagen gratis. Daarna kost Starter 75 euro, Professional 149 euro en Business 399 euro per maand. **Bronnen en werkwijze · gecontroleerd op 24 september 2026** [Exact kennisbank: Hoe Exact Online boekingsvoorstellen genereert](https://support.exactonline.com/community/s/article/All-All-HNO-Concept-financial-entries-fin-ent-procentpropc?language=nl_NL)[Exact kennisbank: Inkoopfacturen bekijken en boekingsvoorstellen verwerken](https://support.exactonline.com/community/s/article/All-All-HNO-Task-purchase-purch-ovw-prcssentpropt?language=nl_NL)[Exact kennisbank: De scanservice instellen](https://support.exactonline.com/community/s/article/All-All-HNO-Concept-general-scanning-service-genscnsrv-setupc?language=nl_NL)[Exact kennisbank: Slim Inkopen instellen](https://support.exactonline.com/community/s/article/All-All-HNO-Concept-purchase-purch-smrtconfigpurchovwc?language=nl_NL)[Exact kennisbank: Problemen met de scanservice oplossen](https://support.exactonline.com/community/s/article/All-All-HNO-Reference-general-scanning-service-genscnsrv-scnrecr?language=nl_NL)[Exact kennisbank: Digitale brievenbus | Instellen](https://support.exactonline.com/community/s/article/All-All-HNO-Task-general-digital-postbox-gen-dp-crtdigipstbxt?language=nl_NL)[Exact kennisbank: Boekingtemplates | Aanmaken, gebruiken en bewerken](https://support.exactonline.com/community/s/article/All-All-HNO-Task-financial-template-fintmpl-jourentrytempt?language=nl_NL)[Exact kennisbank: Inkoopfacturen goedkeuren](https://support.exactonline.com/community/s/article/All-All-HNO-Task-purchase-invoices-purch-apprpurchinvt?language=nl_NL)[Exact kennisbank: Inkoopfacturen efficiënt verwerken in Exact Online](https://support.exactonline.com/community/s/article/All-All-HNO-Concept-purchase-purch-efcntprcspurinvc?language=nl_NL)[Exact: Boekhouden features en prijzen](https://www.exact.com/nl/producten/boekhouden/features-en-prijzen)Zie je een verouderde of onjuiste claim over jouw product? [Laat het ons weten](https://useglimps.com/nl/contact) en we passen het aan. ## Gerelateerde artikelen ### Facturen autoriseren in Exact Online: zo richt je goedkeuring in Wat is autoriseren (fiatteren), en hoe keur je inkoopfacturen goed in Exact Online? Welke editie je nodig hebt, hoe je een goedkeuringsflow instelt, wat er met de betaling gebeurt en welke fouten je voorkomt. ### 3-way matching in Exact Online: inkooporder, ontvangst en factuur Zo koppel je in Exact Online een inkoopfactuur aan bestelling en goederenontvangst, wat Te ontvangen facturen betekent, en welke fouten je matching breken. ### Hoe werkt scan en herken voor facturen in Exact Online? Scan en herken leest factuurdata uit, maar automatische factuurverwerking gaat verder. Lees hoe OCR, AI, UBL, Peppol en Exact Online samenkomen.