# Terugkerende facturen controleren in Exact Online | Glimps > Wat Exact Online biedt voor huur, lease en licenties, waarom terugkerende facturen ongemerkt fout gaan, en hoe het contractregister van Glimps elke factuur aan het contract toetst. Source: https://useglimps.com/nl/blog/terugkerende-facturen-controleren-exact-online | Language: nl | Updated: 2026-10-18 This Markdown file is the plain-text twin of the page above, generated at build time from the same render. --- Wouter MurmansOprichter van Glimps 18 oktober 2026 6 min leestijd Het korte antwoord: Exact Online kan terugkerende kosten vastleggen en elke periode een boeking maken, maar in de uitleg van Exact staat geen functie die een binnenkomende factuur toetst aan de afgesproken prijs, of die waarschuwt als een verwachte factuur uitblijft. Dat doet het contractregister van Glimps: je legt huur, lease of een licentie één keer vast, en Glimps legt elke factuur naast het contract en zegt het als er een ontbreekt. In deze gids lees je wat Exact Online zelf biedt voor terugkerende inkoopfacturen, waar het misgaat, en hoe je terugkerende facturen automatisch controleert. De functies van Exact heb ik op 18 oktober 2026 nagelopen in de kennisbank. De bronnen staan onderaan. ## Terugkerende facturen gaan zelden hard fout Een huurfactuur wordt niet geweigerd. Hij wordt goedgekeurd, elke maand, door iemand die het contract nooit heeft gezien. Drie dingen gaan daardoor ongemerkt mis: - **De indexatie die niemand narekent.** De huur stijgt met 6,5%. De factuur lijkt op die van vorige maand plus een beetje, en wordt goedgekeurd. Of dat percentage klopt met de indexatieclausule, controleert niemand. - **De factuur die niet komt.** Een onderhoudsfactuur per kwartaal blijft uit. Niemand mist hem, tot de leverancier drie kwartalen tegelijk stuurt, in een boekjaar dat al dicht is. - **De licentie die stilletjes groeit.** Er komen gebruikers bij, de factuur wordt hoger, en de goedkeuring is een gewoonte geworden. ## Wat Exact Online zelf biedt ### Vaste boekingen Onder **Financieel > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Vaste boekingen** leg je een boeking vast die terugkomt, in het inkoop-, verkoop- of memoriaalboek. Met **Genereer automatisch** stel je een frequentie, een start- en einddatum in, en volgens Exact worden de vaste boekingen elke ochtend gegenereerd op basis van de planning. Dat kan vanaf Boekhouden Essentials. Let op: een vaste boeking maakt elke periode een boeking. Vergelijken met een factuur die binnenkomt, staat niet in de uitleg. Boek je ook de gescande factuur, dan moet je zelf voorkomen dat je dezelfde kosten twee keer boekt. ### Boekingstemplates Een boekingstemplate koppel je aan een leverancier, en vult grootboekrekening en btw-code in. Met de berekeningsmethode vast bedrag verdeel je een factuur over regels. Volgens Exact gebeurt dat ongeacht het totaal op de factuur. Het template verdeelt dus, maar controleert niet. Templates zitten in Professional en Premium. ### Automatisch boeken van vaste maandfacturen Met de instelling **Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen** wordt een volledig voorstel zonder klik een boeking. Exact noemt maandelijkse facturen met een vast bedrag als voorbeeld. Volledig betekent hier dat de scan alle gegevens vond, niet dat het bedrag klopt met een afspraak. ### Kosten over periodes verdelen Een jaarlicentie of verzekering wil je over de maanden verdelen. Na het koppelen van overlopende-postenrekeningen onder **Instellingen > Financieel** kun je op een inkoopfactuur met een van- en tot-datum de kosten over de periodes verdelen. Exact noemt daarvoor de edities met Projecten, Professional en Premium. Abonnementenbeheer in Exact is voor het factureren van je eigen klanten, dus voor verkoop. Een register voor inkoopcontracten vonden we in de uitleg alleen voor onderaannemers in Exact Online Bouw. ## Hoe het contractregister van Glimps het oplost Het contractregister doet één ding: het legt de afspraak naast elke factuur, en naast elke periode waarin er geen factuur kwam. 1. **Vastleggen.** Upload het contract of typ de afspraken in. Glimps leest leverancier, bedrag, ritme en looptijd en zet ze klaar ter controle. 2. **Bevestigen.** Jij bevestigt elk veld. Pas dan doet het contract mee. Een concept dat niemand heeft nagekeken, beslist nooit over een factuur. 3. **Bewaken.** Elke periode weet Glimps welke factuur moet komen. Komt hij, dan wordt hij getoetst. Komt hij niet, dan zie je dat. Komt de factuur binnen, dan legt Glimps hem naast de laatst bevestigde versie van het contract. Bedrag, periode en leverancier moeten kloppen: - **Bedrag en periode kloppen:** de factuur wordt geboekt met de grootboekrekening, btw-code en kostenplaats van het contract, inclusief de periode voor overlopende posten. - **Bedrag wijkt af:** de factuur wacht op een mens, met het verschil erbij. - **Geen factuur, wel een afspraak:** de periode staat als ontbrekend in het register. Dat is de regel die je anders pas bij de jaarafsluiting vond. Een nieuwe prijs, zoals de jaarlijkse indexatie of extra licenties, wordt een nieuwe versie van het contract. De oude blijft staan, met wie wat wanneer bevestigde. En omdat een mens het contract al goedkeurde, kun je per contract kiezen dat facturen binnen bedrag en looptijd zonder aparte goedkeuring door mogen. Eén handtekening voor het contract, niet twaalf voor de facturen. Alles daarbuiten gaat de gewone goedkeuring in. Het register werkt voor alles met een vast bedrag en een vast ritme: huur, lease, softwarelicenties, abonnementen, onderhoud, verzekeringen, energie en telecom met een vast tarief, en schoonmaak. Het contractregister is een add-on op de pakketten Professional en Business. **In de praktijk:** Vitacress Real verwerkt met Glimps ongeveer 750 inkoopfacturen per maand van 317 leveranciers, en 80 tot 90% daarvan komt zonder handmatig werk in Exact Online. [Lees het verhaal van Vitacress Real](https://useglimps.com/nl/klanten/vitacress-real). ## Checklist voor terugkerende facturen 1. Maak een lijst van alle terugkerende kosten: huur, lease, licenties, onderhoud, verzekeringen. 2. Leg per afspraak vast: leverancier, bedrag, frequentie, looptijd en wanneer de factuur moet komen. 3. Toets elke factuur aan die afspraak, niet aan de factuur van vorige maand. 4. Controleer elke periode of er een factuur ontbreekt. 5. Verwerk een prijswijziging als een nieuwe afspraak, met wie het bevestigde. Lees meer over het [contractregister](https://useglimps.com/nl/contract-register), of [open de interactieve demo](https://useglimps.com/nl/demo). ### Wouter Murmans Oprichter van Glimps Wouter Murmans is de oprichter van Glimps. Hij bouwt Glimps voor finance-teams die hun inkoopfacturen in Exact Online verwerken, en schrijft over wat daar in de praktijk misgaat en hoe het beter kan. ## Veelgestelde vragen Korte antwoorden op wat er het meest gevraagd wordt. Vragen over jouw situatie? ### Hoe boek ik terugkerende inkoopfacturen in Exact Online? Met vaste boekingen onder Financieel, Boekingen en grootboekrekeningen, Boekingen, Vaste boekingen. Met Genereer automatisch maakt Exact volgens een planning elke periode een boeking. Daarnaast kun je volledige boekingsvoorstellen automatisch laten boeken, wat Exact noemt voor maandfacturen met een vast bedrag. ### Controleert Exact Online of een huurfactuur klopt met het contract? In de uitleg van Exact vonden we geen functie die een binnenkomende factuur toetst aan een afgesproken bedrag of periode. Vaste boekingen en templates maken of verdelen boekingen, maar vergelijken niet met een contract. ### Hoe zie ik dat een terugkerende factuur ontbreekt? In het contractregister van Glimps zet Glimps voor elke periode in de looptijd een verwachting klaar. Is de verwachte datum of het einde van de periode voorbij zonder factuur, dan staat de periode als ontbrekend in het register. ### Wat gebeurt er bij een indexatie of prijsverhoging? Een factuur met een hoger bedrag dan het contract wacht op een mens, met het verschil erbij. Een bevestigde nieuwe prijs wordt een nieuwe versie van het contract; de oude blijft staan met wie wat wanneer bevestigde. ### Moet ik elke huurfactuur nog goedkeuren? Niet als je dat per contract zo instelt. Omdat een mens het contract al goedkeurde, kun je kiezen dat facturen binnen bedrag en looptijd zonder aparte goedkeuring door mogen. Alles daarbuiten gaat de gewone goedkeuring in. ### Welke contracten kan ik in het register zetten? Alles met een vast bedrag en een vast ritme: huur, lease, softwarelicenties, abonnementen, onderhoud, verzekeringen, energie en telecom met een vast tarief, en schoonmaak. Geen getekend document bij de hand? Typ de afspraken in. ### Hoe verdeel ik een jaarlicentie over de maanden? In Exact Online koppel je overlopende-postenrekeningen onder Instellingen, Financieel, en geef je op de inkoopfactuur een van- en tot-datum op; Exact noemt daarvoor de edities met Projecten, Professional en Premium. In het contractregister van Glimps leg je de periode één keer op het contract vast en krijgt elke factuur hem mee. ### Op welk pakket zit het contractregister? Het contractregister is een add-on op de pakketten Professional en Business van Glimps. **Bronnen en werkwijze · gecontroleerd op 18 oktober 2026** [Exact kennisbank: Vaste boekingen](https://support.exactonline.com/community/s/knowledge-base#All-All-HNO-Task-financial-generic-fingeneric-recrngentryt)[Exact kennisbank: Boekingtemplates | Aanmaken, gebruiken en bewerken](https://support.exactonline.com/community/s/knowledge-base#All-All-HNO-Task-financial-template-fintmpl-jourentrytempt)[Exact kennisbank: De scanservice instellen](https://support.exactonline.com/community/s/knowledge-base#All-All-HNO-Concept-general-scanning-service-genscnsrv-setupc)[Exact kennisbank: Overzicht overlopende posten](https://support.exactonline.com/community/s/knowledge-base#All-All-HNO-Task-financial-generaljournal-fin-ent-accrualsreportt)[Exact: Boekhouden, features en prijzen](https://www.exact.com/nl/bedrijven/boekhouden/features-en-prijzen)Zie je een verouderde of onjuiste claim over jouw product? [Laat het ons weten](https://useglimps.com/nl/contact) en we passen het aan. ## Gerelateerde artikelen ### Kan AI inkoopfacturen zelfstandig boeken in Exact Online? Ja, maar Exact Online en Glimps bedoelen er iets anders mee. Wat Exact zelf boekt, waar het ophoudt en hoe je AI veilig zelf laat boeken. ### Kostenplaatsen en kostendragers op inkoopfacturen in Exact Online Het verschil tussen kostenplaats en kostendrager, de stappen in Exact Online met menupaden, een factuur over meerdere kostenplaatsen verdelen en de fouten die je rapport stuk maken. ### Facturen automatisch inboeken in Exact Online: zo richt je het veilig in Zo boek je inkoopfacturen automatisch in Exact Online: de instellingen van automatische factuurverwerking met menupaden, de fouten die je wilt vermijden en waar een tool het werk overneemt.