# Factuurverwerking voor automotive en dealers | Glimps > Automatiseer factuurverwerking voor autodealers, garages en leasebedrijven met Exact Online: onderdelen, garantieafrekening, wagenparkkosten en chassisnummer-koppeling. Source: https://useglimps.com/nl/solutions/automotive | Language: nl | Updated: 2026-07-06 This Markdown file is the plain-text twin of the page above, generated at build time from the same render. --- In automotive zit complexiteit in identificatie. Een onderdelenfactuur moet gekoppeld worden aan het juiste voertuig, een garantiekosten aan de juiste claim, een leasekostenfactuur aan het juiste contract. Glimps doet die identificatie automatisch op basis van chassisnummer, kenteken en historische data. Open interactieve demo Bekijk prijzen 1234 Glimps leest de regel: Microsoft 365 Business Premium De factuur is duidelijk; bepalen aan welk chassisnummer of contract hij hangt is het werk. Een garantieclaim wordt anders geboekt dan een klantkost. Verkeerd hier en de marge verdwijnt. Klanten betalen sneller als facturen sneller worden doorbelast. Glimps versnelt dat met dagen. Benchmark: Ardent Partners (2024) rapporteerde gemiddeld $9,40 kost per factuur, 9,15 dagen verwerking en 32,6% straight-through processing. [Bron](https://www.medius.com/media/fvzk13ia/ardent-partners-state-of-epayables-2024-medius-final.pdf) ## Hoe factuurverwerking eruitziet in automotive & dealers Automotive-finance werkt met een eigen taal: chassisnummers, kentekens, werkordernummers, contractnummers en garantieclaims. Een gemiddeld dealerbedrijf met 1 vestiging verwerkt 200–500 inkoopfacturen per maand; een groep met meerdere merken en vestigingen al snel 1.000–3.000. De volumes zijn fors, maar wat de werkelijke complexiteit bepaalt is identificatie: aan welk specifiek voertuig of contract hangt deze factuur? Zonder die koppeling kun je niet doorbelasten naar de klant, niet de marge per voertuig sturen, en niet de wagenparkkosten correct alloceren. Garantieclaims voegen nog een dimensie toe. Een onderdelenfactuur kan deels worden vergoed door de importeur (fabrieksgarantie), deels door de klant zelf (uit garantie of slijtdeel), en deels door de dealer (coulance). Die splitsing moet exact: een verkeerd doorbelaste post kost direct marge of, erger, leidt tot rekening-correcties weken later die de klant niet meer accepteert. Voor leasebedrijven en wagenparkbeheerders is de verdeling tussen vergoede schade en niet-vergoede slijtage een dagelijkse bron van administratieve frictie. Daar bovenop werken veel dealers met een Dealer Management System (DMS) voor voertuig-, klant-, contract- en werkorderadministratie naast hun boekhouding in Exact Online. De inkoopfactuur moet beide werelden samenbrengen: chassisnummer en werkorder uit het DMS of de Exact Online voertuig-administratie, kosten- en BTW-codes uit Exact Online, en doorbelaste regels naar de klantfactuur. Zonder slimme automatisering blijft dit handwerk per factuur. Bij hoge volumes telt dat snel op tot serieuze administratieve kosten. Glimps automatiseert deze identificatie en koppeling. VIN-extractie uit factuurregels, automatische match met voertuigen en contracten in Exact Online (of via API met het DMS), splitsing van garantieclaims volgens importeurregels, en doorbelasting voorbereid voor klantfacturatie. Het resultaat: een dealer of leasebedrijf draait zijn AP-team af van handmatig overtikken naar uitzonderingsmanagement, en finance ziet realtime de werkplaats- en wagenparkmarge per voertuig. ## Voor wie deze oplossing wel werkt, en voor wie niet - Je verwerkt onderdelen-, garantie- of werkplaatskosten die per voertuig of klant worden geboekt. - Wagenpark- of leasekostenfacturen moeten naar het juiste voertuig of contract. - Je werkt met meerdere merken, importeurs of dealerlocaties. - Je hebt geen voertuig- of contractadministratie in Exact Online of een gekoppeld DMS. - Je verwerkt voornamelijk eenvoudige kostenfacturen. ## Van binnenkomst tot gecontroleerde boeking Glimps neemt de routine over zodat finance zich op de uitzonderingen kan richten, niet op het overtikken. ### 1. Onderdelen- of werkplaatsfactuur Glimps extraheert chassisnummer, kenteken, onderdeelnummers en arbeidsuren uit factuurregels. ### 2. Voertuig of klant koppelen Op basis van chassisnummer, kenteken of klantreferentie wordt de juiste eenheid gevonden. ### 3. Garantie of klant bepalen Importeur-garantieregels, claimstatus en contractdata bepalen of doorbelast moet worden. ### 4. Boeken in Exact Online Per voertuig of contract correct geboekt, met juiste BTW en doorbelastingsstatus. ## De echte waarde zit in de uitzonderingen Hoge-volume AP-automatisering verdient zich pas terug als duidelijk wordt wat veilig automatisch kan doorlopen, en wat bewust door een mens beoordeeld moet worden. Gericht op uitzonderingen, niet op overtikken ### Veel verschillende leveranciers Importeurs, onderdelengroothandels, banden, gereedschap, schadeherstel, schoonmaak, marketing, leasings: gemiddeld 80–200 actieve leveranciers per dealer. Elk met eigen factuurformaat. Klassieke OCR vraagt templates per leverancier; Glimps werkt direct via semantische extractie. ### Garantieclaims splitsen Importeur dekt fabrieksgarantie, verzekering dekt schade, klant betaalt slijtage, dealer absorbeert coulance. Per garantieclaim is de splitsing complex en de werkelijke verdeling is een operationele beslissing van de werkplaats- of finance-administratie, niet van factuurverwerking zelf. ### Wagenpark- en leasekosten per voertuig Verzekering, onderhoud, brandstof, schade, banden, schoonmaak: allemaal per voertuig en contract te koppelen. Zolang voertuig- en contractadministratie aan de Exact Online kant beschikbaar is, kan Glimps de factuur op de juiste kostendrager boeken. ### VIN- en kenteken-identificatie op regelniveau Eén factuur kan onderdelen voor 5+ voertuigen omvatten. Elke regel moet apart aan het juiste voertuig hangen. Glimps extraheert VIN, kenteken en werkordernummer per regel uit de factuuromschrijving. ### Doorbelasting werkplaats naar klant Onderdelen en arbeid die de werkplaats inkoopt voor een specifieke klantreparatie moeten doorbelast op de klantfactuur. Niet doorbelasten kost direct marge. De koppeling tussen inkoopfactuur en klantfactuur loopt typisch via werkordernummer in Exact Online. ### DMS-koppeling met Exact Online Voertuigen, klanten en werkorders worden vaak in een Dealer Management System (DMS) onderhouden, terwijl de boekhouding in Exact Online staat. Zonder gestructureerde koppeling tussen de twee raken systemen uit sync, vooral bij prijswijzigingen of werkorder-correcties. Verdieping ## VIN-, kenteken- en werkordernummer-herkenning op factuurregels Onderdelenfacturen, schadefacturen en werkplaatsfacturen koppelen aan een specifiek voertuig is in automotive elementair. Glimps doet dit semantisch op regelniveau. Een Vehicle Identification Number (VIN) is een 17-cijferige code die elk voertuig in de wereld uniek identificeert. Op een onderdelenfactuur staat de VIN vaak in de regelomschrijving samen met het werkordernummer en het kenteken, bijvoorbeeld: "Remblokken VW Golf 7, VIN WVWZZZ1KZAW123456, WO-2026-04823, kenteken 12-AB-CD". Voor de boekhouding moet die regel gekoppeld worden aan het juiste voertuig in Exact Online of het DMS, anders kun je de kost niet doorbelasten of marge tracken. Glimps gebruikt semantische extractie om VIN, kenteken en werkordernummer uit factuurregels te halen, zonder dat IT templates per leverancier hoeft op te stellen. Een onderdelenleverancier zoals Stahlgruber, een schadeherstelbedrijf zoals Schadenet, of een banden-importeur zoals Bandengarant: elk gebruikt zijn eigen factuurformat, maar Glimps herkent de patronen op regelniveau zonder configuratie. Bij meerdere voertuigen op één factuur (vaak het geval bij groothandels) wordt elke regel apart geclassificeerd. Wanneer voertuig- en werkorderdata in Exact Online beschikbaar zijn (rechtstreeks of via een DMS-koppeling), kan Glimps de geëxtraheerde VIN, kenteken of werkordernummer matchen tegen die stamdata. Niet matchend? Dan routeert Glimps de factuur naar de werkplaatsmanager voor handmatige toewijzing: sneller dan de hele factuur uitzoeken, alleen de match bevestigen. Voor dealers die een DMS naast Exact Online gebruiken: zolang de voertuig- en contractadministratie ook in Exact Online beschikbaar is (rechtstreeks of via een synchronisatie tussen DMS en ERP), kan Glimps op die data matchen. Voor jouw specifieke setup (welk DMS, hoe de sync nu loopt) kijken we graag mee. ## Hoe Glimps omgaat met de gevallen die anders blijven liggen Onderdelenfactuur zonder chassisnummer Werkorder, onderdeelnummer, klantreferentie, eerdere boekingen, datum versus openstaande WO. Voorstel voertuig op patroon of routeer naar werkplaats voor toewijzing. Schadefactuur zonder verzekeringsclaim-referentie Werkorder-koppeling, factuurtekst, eerdere boekingen. Routeer naar schade-administratie voor claim-koppeling. Werkorder gesloten maar nog steeds facturen binnen Werkorder-status, datum-overlap, eerder gefactureerd. Heropen werkorder of escaleer naar werkplaatsmanager. ## Hoe Glimps in jouw software-stack past Glimps werkt native met Exact Online inclusief de Voertuigen-, Klant- en Project-modules die automotive-bedrijven gebruiken voor voertuig-, contract- en werkorderadministratie. Voor dealers en garages die hun voertuigregistratie in Exact Online voeren, is dit de natuurlijke integratie zonder omwegen. Voor dealers met een DMS naast Exact Online: voertuig- en werkorderdata blijven in het DMS waar werkplaats en sales mee werken; inkoopfactuur en boeking lopen via Glimps en Exact Online waar finance mee werkt. De afhankelijkheid is dat de relevante voertuig-, contract- en werkorder-data ook in Exact Online beschikbaar is. Dat is vaak al het geval omdat veel DMS-systemen dit synchroniseren met de boekhouding. Garantieclaim-portalen van importeurs leveren PDF-facturen die Glimps kan inlezen via dezelfde semantische extractie als andere factuurformaten. De feitelijke claim-administratie en -indiening bij de importeur blijft een proces dat de werkplaats- of finance-administratie zelf voert. Voor leasebedrijven en wagenparkbeheerders blijft het wagenparkonderhoud, contractwijzigingen en schadeafhandeling in de bestaande leasebeheersoftware. Glimps richt zich op de inkoopfacturen die binnenkomen: facturen worden ingelezen en gekoppeld aan kostendragers in Exact Online. De afhankelijkheid is dat de relevante voertuig- en contractdata ook in Exact Online benaderbaar is. ## Wat het oplevert voor automotive & dealers Multi-merkdealer met 3 vestigingen, ~1.200 facturen per maand, gekoppeld DMS en 2 FTE finance. Tijd per factuur handmatig (incl. VIN-koppeling + garantiesplit)6–10 minutenTijd per factuur met Glimps45 sec voor uitzonderingenMaandelijkse tijdwinst~140 uur (≈1 FTE)Voorkomen garantie-mis-administratie€15.000–€40.000/jaarSnellere klantfacturatie (1–3 dagen sneller × 1.000 facturen)Werkkapitaal-versnelling €30.000–€90.000Glimps Business€399/mnd = €4.788/jrNetto besparing jaar 1€55.000–€100.000 Payback Payback meestal binnen 4–6 weken. Voor multi-merkdealers en leasebedrijven is de combinatie van werkplaatsmarge-inzicht plus garantie-correctheid plus snellere klantfacturatie de drie-staps-versnelling die de meeste AP-investeringen niet leveren. Bij volumes onder 500 facturen per maand werkt Glimps Professional ook prima zonder DMS-koppeling. ## Exact Online setup checklist De randvoorwaarden om deze oplossing in productie te krijgen. - Voertuigen en contracten in Exact Online of gekoppeld DMS. - Importeur-garantieregels per merk gedocumenteerd. - BTW-regels voor onderdelen en arbeid correct. - Goedkeuringsmatrix per dealer-locatie of werkplaatsmanager. ## Wat Glimps voor je automatiseert De concrete onderdelen van het proces die Glimps overneemt. - VIN-, kenteken- en werkordernummer-herkenning op factuurregels. - Match tegen voertuig- en contractadministratie wanneer beschikbaar in Exact Online. - Routeer naar werkplaatsmanager bij ontbrekende koppeling. ## Veelgestelde vragen Specifieke vragen over deze oplossing voor automotive & dealers. Wil je het zelf zien?Open de demo Kan Glimps chassisnummers uit factuurregels halen? Ja. Glimps herkent VIN-codes, kentekens en werkordernummers en koppelt deze aan voertuigen in Exact Online of een gekoppeld DMS. Werkt Glimps met DMS-systemen voor automotive? Onze native koppeling is met Exact Online. Voor specifieke DMS-koppelingen werken we met API-integraties. Neem contact op voor jouw setup. ## Termen die in automotive & dealers dagelijks voorbijkomen VIN (Vehicle Identification Number)17-cijferige unieke voertuigcode, internationaal gestandaardiseerd. Centraal bij koppeling van facturen aan specifieke voertuigen, garantieclaims en doorbelasting.DMS (Dealer Management System)Specifiek dealer-ERP dat voertuigen, klanten, contracten en werkorders bijhoudt. Vereist meestal een koppeling met de boekhouding (Exact Online) zodat voertuig- en contractdata aan beide kanten beschikbaar is.Werkordernummer / Work OrderUnieke code voor een specifieke reparatie of onderhoudsbeurt. Wordt gebruikt om onderdeel- en arbeidskosten te bundelen voor één klant of voertuig.Fabrieksgarantie / Factory warrantyGarantie van de fabrikant via de importeur, typisch 2–4 jaar of 60.000–100.000 km. Glimps splitst gedekte van niet-gedekte kosten automatisch.CoulanceVrijwillige bijdrage van de dealer of importeur aan een reparatie buiten garantie, om de klantrelatie te behouden. Vereist aparte boeking om winstgevendheid per voertuig zichtbaar te houden.Kenteken-koppelingHet automatisch matchen van een factuur of factuurregel aan een voertuig op basis van het Nederlandse kenteken. Glimps gebruikt dit als secundair signaal naast VIN.Onderdelenfactuur / Parts invoiceFactuur van een onderdelenleverancier (Stahlgruber, Mister Auto, Bosch Service, importeur-onderdelen). Bevat doorgaans VIN, werkordernummer en specifieke onderdeelnummers.Schadeclaim / Damage claimReparatiekost door externe schade die deels of geheel door verzekering wordt vergoed. Vereist split tussen klant, verzekeraar en eventueel dealer-coulance.Operational lease vs financial leaseOperational lease: leasenemer gebruikt het voertuig, leasegever blijft eigenaar en draagt onderhoud. Financial lease: leasenemer wordt economisch eigenaar en draagt zelf onderhoud. Verschillend doorbelastingsregime per type.RDWRijksdienst voor het Wegverkeer. Centrale Nederlandse autoriteit voor voertuigregistratie, kentekens en typegoedkeuringen. Bron voor officiële voertuigdata bij Glimps koppelingen.Aftermarket / Independent shopGaragebedrijf zonder dealer-merkbinding dat voor meerdere merken werkt. Garantieclaim-flow loopt typisch via verzekeraar of klant, niet via importeur.Marge per voertuigWerkplaatsomzet minus directe kosten (onderdelen, arbeid, externe specialisten) per individueel voertuig. Centraal stuurinstrument voor dealers; vereist exacte VIN-koppeling van elke kostpost.Verder lezen ## Gerelateerde oplossingen ### Handel & groothandel Hoge leveranciersvolumes, PO-regels, vracht en deelontvangsten. ### Multi-entity factuurverwerking Centrale controle voor meerdere Exact Online administraties. ### Bestellingen matchen in Exact Online Automatische ordermatching en 3-way matching met toleranties.