Oplossing voor de bouw

Factuurverwerking voor bouw- en installatiebedrijven met Exact Online

In de bouw zit de complexiteit niet in het scannen, maar in de regels: termijnfacturen, materialen versus arbeid, BTW-verlegging, kostencodering per project, ketenaansprakelijkheid. Glimps automatiseert die laag zonder de Exact Online flow te verstoren.

Open interactieve demo Bekijk prijzen

AP-cockpit

Live overzicht

Bouw & installatie

Typische bottleneck

Project- en kostencodering

Niet de leverancier of het bedrag, maar het juiste project en de juiste kostendrager bepalen waar tijd verdwijnt.

Belangrijkste controle

BTW-verlegging

Onderaannemers vallen onder de verleggingsregeling. Verkeerde codering levert directe naheffingen op.

Doel

Project-eigenaar beslist

Routeer facturen direct naar de projectleider of werkvoorbereider — niet naar finance die alsnog moet doorvragen.

Benchmark: Ardent Partners (2024) rapporteerde gemiddeld $9,40 kost per factuur, 9,15 dagen verwerking en 32,6% straight-through processing. Bron

Context

Hoe factuurverwerking eruitziet in bouw & installatie

In de Nederlandse bouwsector is factuurverwerking geen administratieve restpost — het is een zenuwknooppunt waar projectfinanciën, fiscale risico's en operationele snelheid samenkomen. Een gemiddeld MKB-bouwbedrijf verwerkt 200 tot 1.500 inkoopfacturen per maand, verspreid over tientallen lopende projecten en honderden leveranciers. Materiaalleveranciers, ZZP-onderaannemers, machineverhuur, transport, vergunningen — elke factuur draagt een projectreferentie, kostencategorie en BTW-context die exact moet kloppen om de winstmarge per project te kunnen sturen.

De fiscale dimensie maakt de bouw uniek. De BTW-verleggingsregeling (artikel 24a Wet OB) verschuift de BTW-afdracht van onderaannemer naar hoofdaannemer bij ingeleende arbeid. Tegelijk creëert de ketenaansprakelijkheid voor loonheffingen het risico dat de hoofdaannemer aansprakelijk wordt voor onbetaalde loonheffing van de onderaannemer. G-rekeningen, vrijwaringsbesluiten en WKA-verklaringen zijn de gangbare instrumenten om dat risico af te dekken — en elke factuur van een onderaannemer moet getoetst worden tegen de actuele WKA-status voordat de betaling wordt vrijgegeven.

Daarbovenop komt de structuur van de aanneemsom: aanbetaling, deeltermijnen die mijlpalen volgen, een slottermijn na oplevering, plus meerwerk dat los gefactureerd wordt. Iedere termijn is een afzonderlijke factuur die moet kloppen met het oorspronkelijke contract. Zonder slimme automatisering kost dit elk projectteam wekelijks uren — en gemaakte fouten leiden direct tot verkeerde projectprognoses.

Glimps automatiseert de codering en validatie van inkoopfacturen specifiek voor deze context. AI-extractie op regelniveau, BTW-regimedetectie, contract- en mijlpaalmatching, en routing naar de projectleider in plaats van finance. Het resultaat: bouwbedrijven kunnen 80% of meer van hun inkoopfacturen contactloos verwerken, met behoud van fiscale en projectmatige controle.

Klopt dit met jouw situatie?

Voor wie deze oplossing wel — en niet — werkt

Past goed

Je verwerkt facturen van onderaannemers, leveranciers en ZZP'ers met BTW-verlegging.
Projecten en kostencodes zijn de norm — elke factuur moet aan een project gehangen worden.
Je werkt met termijnfacturen, mijlpalen of staffelregelingen voor langlopende opdrachten.

Minder logisch

Je hebt geen project- of kostendrager-administratie in Exact Online.
Je verwerkt voornamelijk eenvoudige losse facturen zonder projectcontext.

Procesontwerp

Van binnenkomst tot gecontroleerde boeking

Glimps neemt de routine over zodat finance zich op de uitzonderingen kan richten — niet op het overtikken.

1. Factuur ontvangen

Glimps herkent leverancier, projectreferentie, BTW-regime, materiaal- en arbeidsregels uit PDF en scan.

2. Project en kostencode bepalen

Op basis van projectreferentie, leverancier en historische boekingen wordt een voorstel gegenereerd.

3. Goedkeuring naar projectleider

De projectleider ziet alleen wat hij moet beoordelen — geen finance frictie tussenin.

4. Boeken in Exact Online

Goedgekeurde facturen worden inclusief BTW-codes, project en kostendrager direct geboekt.

Waar het vastloopt

De echte waarde zit in de uitzonderingen

Hoge-volume AP-automatisering verdient zich pas terug als duidelijk wordt wat veilig automatisch kan doorlopen — en wat bewust door een mens beoordeeld moet worden.

Gericht op uitzonderingen, niet op overtikken

Termijnfacturen en mijlpalen

Bij grote bouwprojecten is de aannemingssom verdeeld over aanbetaling, deeltermijnen en slottermijn. Elke termijn moet kloppen met de mijlpaal die werkelijk is bereikt — een controle die door de projectleider wordt uitgevoerd en die in een goede AP-flow met factuur-context wordt ondersteund.

Materiaal versus arbeid

De splitsing bepaalt zowel de boeking als de BTW-behandeling. Materialen kunnen onder normaal tarief vallen, arbeid van onderaannemers vaak onder verlegging. Glimps detecteert dit op regelniveau zodat de juiste codering automatisch volgt.

Ketenaansprakelijkheid en G-rekeningen

Bij inhuur van onderaannemers loop je risico op naheffing van loonheffingen als de onderaannemer niet afdraagt. G-rekeningen, vrijwaringsbesluiten en WKA-verklaringen mitigeren dit risico. Het bijhouden van deze documenten en hun geldigheid is een administratieve taak die los staat van factuurverwerking zelf.

Verschillende projectfases

Een project loopt door bestek, aanbesteding, uitvoering en oplevering. Per fase verschillen de kostenposten, leveranciers en codering — een gestructureerde projectadministratie in Exact Online of een gekoppelde tool maakt het mogelijk om elke factuur op de juiste fase te boeken.

Meer- en minderwerk

Een aannemer factureert vaak meerwerk los van de hoofdsom. Voor een sluitende administratie moet meerwerk gekoppeld zijn aan een eerder goedgekeurde meerwerkbon — zonder die bon hoort de factuur niet automatisch goedgekeurd te worden, maar via de projectleider gevalideerd.

CROW, RAW en bestek-coderingen

Infrabouw werkt met RAW-systematiek en CROW-publicaties. Werk- en kostenposten hebben specifieke codes die in de boekhouding terug moeten komen, doorgaans gekoppeld via project- en kostendragerstructuren in Exact Online.

Verdieping

BTW-verleggingsregeling voor onderaannemers in de bouw

De verleggingsregeling is de belangrijkste fiscale uitzondering in de Nederlandse bouw — verkeerde toepassing leidt tot directe naheffingen.

Volgens artikel 24a van de Wet op de Omzetbelasting wordt de BTW op werkzaamheden van onderaannemers en uitleenders niet door hen, maar door de hoofdaannemer afgedragen. De onderaannemer factureert exclusief BTW met de vermelding "BTW verlegd". De hoofdaannemer geeft de BTW aan in zijn aangifte als verschuldigd én als vooraftrekbaar. Het saldo voor de hoofdaannemer is netto nul, maar het zichtbaar maken van deze constructie is wettelijk verplicht.

De regeling geldt voor onderaannemingsovereenkomsten in de bouw, scheepsbouw, schoonmaak en ICT (specifieke gevallen). Het meest voorkomend in MKB-bouw: het inhuren van een ZZP-elektricien, schilder, dakdekker of stukadoor voor een specifieke klus binnen een groter project. Materiaalleveringen vallen niet onder verlegging, ook niet als ze van dezelfde leverancier komen — daarom is de splitsing tussen materiaal en arbeid op factuurregelniveau cruciaal.

Glimps detecteert verleggingsfacturen aan een combinatie van signalen: leverancierstype (ZZP, eenmanszaak, BV met voornamelijk arbeid), factuurtekst ("BTW verlegd", "verleggingsregeling artikel 24a"), 0% BTW met juiste vermelding, eerdere boekingen voor dezelfde leverancier, en branche-classificatie. Bij twijfel — bijvoorbeeld wanneer een gemengde factuur (materiaal + arbeid) géén splitsing toont — blokkeert Glimps de boeking en routeert naar finance voor controle.

De fiscale impact van een verkeerde toepassing is concreet: bij een naheffing wordt 21% BTW alsnog gevorderd plus boete plus rente. Een gemiddelde bouwer met 100 verleggingsfacturen per maand van €5.000 elk zit op €60.000 verlegde BTW per maand — een fout van enkele procenten leidt al tot duizenden euro's aan correcties per kwartaal. Automatische detectie en blokkering bij twijfel betaalt zichzelf snel terug.

Verdieping

Termijnfacturen, mijlpalen en de aanneemsom

Een aanneemsom van €1 miljoen wordt in 5 tot 15 termijnen gefactureerd. Elke termijn moet kloppen met de werkelijk bereikte mijlpaal.

In Nederland werkt de bouw met een aanneemsom — een vooraf overeengekomen totaalbedrag voor een project. Die som wordt zelden in één keer betaald. Een typische verdeling voor een nieuwbouwwoning: 10% aanbetaling bij contract, 18% bij vloer eerste verdieping, 28% bij wind- en waterdicht, 32% bij oplevering 5%-punt voor mei, 7% bij oplevering nul-punt. Zakelijk en infrabouw kennen vaak meer en complexere mijlpalen.

Voor de hoofdaannemer betekent dit dat elke termijnfactuur gecontroleerd moet worden op drie dimensies: is de mijlpaal werkelijk bereikt, klopt het percentage met het contract, en is het cumulatieve bedrag onder de aanneemsom? Een onderaannemer die 35% factureert terwijl de mijlpaal pas 28% rechtvaardigt, of cumulatief 110% factureert na meerwerk dat niet goedgekeurd is — dat moet meteen opvallen.

Voor de hoofdaannemer is de uitdaging om elke termijnfactuur te toetsen tegen het oorspronkelijke contract en de bereikte mijlpaal. Dat is geen werk voor finance — finance kent het project niet — maar voor de projectleider die wel weet wat er op de bouwplaats is geleverd. Een goede AP-flow stuurt termijnfacturen daarom naar de projectleider met het contract en eerdere termijnen als context, zodat de beslissing in seconden kan worden genomen.

Meerwerk wordt apart gefactureerd en moet altijd te koppelen zijn aan een eerder goedgekeurde meerwerkbon. Zonder die bon is een meerwerkfactuur per definitie niet automatisch te accorderen — die gaat naar de projectleider om de meerwerkpost alsnog goed te keuren of de factuur af te wijzen. Hoe explicieter de meerwerkbonnen in het project-systeem staan, hoe sneller de koppeling kan worden gemaakt.

Concrete uitzonderingen

Hoe Glimps omgaat met de gevallen die anders blijven liggen

Scenario 1

Onderaannemer-factuur zonder BTW-verlegging code

Wat Glimps controleert

Leverancierstype, KvK, eerdere boekingen, factuurtekst en branche-classificatie.

Actie

Blokkeer tot BTW-regime bevestigd is door finance.

Scenario 2

Termijnfactuur die niet matcht met verwachte mijlpaal

Wat Glimps controleert

Leverancier, projectreferentie en eerdere termijnen voor hetzelfde project.

Actie

Routeer naar projectleider voor mijlpaalcontrole vóór goedkeuring.

Scenario 3

Factuur zonder projectreferentie

Wat Glimps controleert

Leveranciershistorie, datum, levermoment, openstaande bestellingen en e-mailroute.

Actie

Voorstel project op basis van patronen, of stuur naar projectleider voor toewijzing.

Scenario 4

Materiaal- en arbeidsregel niet gesplitst

Wat Glimps controleert

Factuuromschrijving, semantische klasse per regel, eerdere boekingen van dezelfde leverancier.

Actie

Stel splitsing voor en routeer naar projectleider voor accordering.

Scenario 5

Meerwerk zonder zichtbare meerwerkreferentie

Wat Glimps controleert

Factuurtekst en eerdere boekingen voor hetzelfde project.

Actie

Routeer naar projectleider voor handmatige koppeling of afwijzing.

Software-omgeving

Hoe Glimps in jouw software-stack past

Glimps werkt native met Exact Online. Specifiek voor de bouw zijn de modules Project en Kostendrager essentieel — Glimps gebruikt deze als de canonical bron voor projectreferenties, kostencategorieën en goedkeuringsroutes. Alle factuurregels worden geboekt op project plus kostendrager, met directe sync naar Exact zonder export-import tussenlagen.

Voor bouwbedrijven die hun projectadministratie volledig in Exact Online voeren, ziet de projectleider bij goedkeuring direct de relevante context vanuit het ERP: welk project, welke fase, welk budget. Werk je naast Exact Online met een aparte projectmanagementtool of Excel-projectadministratie, dan kun je de minimale projectdata in Exact Online houden zodat Glimps daarop matcht — neem contact op voor advies bij jouw specifieke setup.

De fiscale registratie (BTW-codes, leverancierstype, WKA-status) houdt Glimps gesynchroniseerd met de stamdata in Exact. Bij wijzigingen — bijvoorbeeld een vernieuwde WKA-verklaring of een wijziging in het BTW-regime van een leverancier — werkt Glimps de leveranciersstamdata direct bij. Geen losse Excel met verloopdata of papieren WKA-mappen meer.

Businesscase

Wat het oplevert voor bouw & installatie

Scenario

MKB-bouwbedrijf met 800 facturen per maand, 12 lopende projecten, 4 projectleiders en 1,5 FTE finance.

Tijd per factuur handmatig5–8 minuten incl. projectcodering

Tijd per factuur met Glimps30 seconden voor uitzonderingen

Maandelijkse tijdwinst~80 uur (1 FTE finance equivalent)

Jaarlijkse tijdwinst~960 uur

Voorkomen fouten BTW-verlegging (gemiddeld)€8.000–€15.000/jaar

Glimps Professional + PO-add-on€298/mnd = €3.576/jr

Netto besparing jaar 1€45.000–€60.000

Payback

Payback typisch binnen 4–6 weken. Vanaf maand 2 levert Glimps puur netto rendement, met de tijdwinst direct herinzetbaar voor projectanalyse en winstmargesturing in plaats van handmatig overtikken.

Exact Online setup checklist

De randvoorwaarden om deze oplossing in productie te krijgen.

Projecten en kostendragers actief in Exact Online.
Onderaannemers gemarkeerd voor BTW-verlegging in stamdata.
Goedkeuringsmatrix per project of projectleider vastgelegd.
G-rekening status en WKA-stukken geadministreerd.

Wat Glimps voor je automatiseert

De concrete onderdelen van het proces die Glimps overneemt.

Project- en kostencode voorstellen op factuurregelniveau o.b.v. patroon en historie.
BTW-verleggingsregeling herkennen en toepassen.
Routeer naar de juiste projectleider met factuurcontext.

FAQ

Veelgestelde vragen

Specifieke vragen over deze oplossing voor bouw & installatie.

Wil je het zelf zien?Open de demo

Ja. Glimps detecteert het BTW-regime aan de hand van leverancierstype, factuurtekst en historische boekingen, en past de juiste BTW-code toe. De verleggingsregeling van artikel 24a wet OB wordt automatisch herkend bij ingeleende arbeid en onderaanneming.

Termijnen worden gekoppeld aan het oorspronkelijke contract zodat overschrijdingen direct zichtbaar zijn. De projectleider ziet de actuele stand bij goedkeuring inclusief totaal aanbetaald, openstaand contract en bereikte mijlpalen.

Ja. Routes kunnen per project, projectleider, kostencategorie of bedrag verschillen. Voor MKB bouwbedrijven is een eenvoudige matrix per projectleider vaak voldoende; grotere aannemers werken met geavanceerde matrices op kostencategorie.

Ja. De semantische extractie werkt branche-onafhankelijk; specifieke codering per sub-sector kan via leveranciersregels en projectinstellingen in Exact Online verfijnd worden.

Glimps werkt native met de project- en kostendragermodule van Exact Online. Projecten, kostencodes en goedkeuringsmatrices die je in Exact Online voert, worden direct herkend en gebruikt bij verwerking. Voor specifieke bouw-PM-software bovenop Exact Online: neem contact op voor jouw setup.

De technische koppeling met Exact Online is een kwestie van minuten. Het instellen van projectregels, BTW-codering en goedkeuringsroutes kost doorgaans 2 tot 4 uur. Een typisch MKB-bouwbedrijf draait binnen één werkdag in productie.

Glimps Starter is €75 per maand, Professional €149 per maand inclusief uitgebreide goedkeuringsworkflows. Bouwbedrijven met PO matching activeren de PO-add-on van €149 per maand voor 3-way matching tegen ontvangstdata.

Begrippenlijst

Termen die in bouw & installatie dagelijks voorbijkomen

Aanneemsom: Het vooraf overeengekomen totaalbedrag voor een bouwopdracht, inclusief materialen en arbeid. Wordt in termijnen gefactureerd, gekoppeld aan mijlpalen.
BTW-verleggingsregeling (artikel 24a): Fiscale uitzondering waarbij de BTW op werk van onderaannemers en uitleenders door de hoofdaannemer wordt afgedragen in plaats van door de onderaannemer.
Ketenaansprakelijkheid: Het risico voor de hoofdaannemer om aansprakelijk te worden gehouden voor onbetaalde loonheffingen van een onderaannemer. Mitigeerbaar via G-rekening en WKA-verklaring.
G-rekening: Geblokkeerde rekening waarop de hoofdaannemer een deel van de aanneemsom van een onderaannemer overmaakt voor afdracht aan de Belastingdienst. Vrijwaart de hoofdaannemer van ketenaansprakelijkheid voor het gestorte bedrag.
Vrijwaringsbesluit: Beschikking van de Belastingdienst die bevestigt dat een onderaannemer zijn fiscale verplichtingen nakomt. Reduceert de ketenaansprakelijkheid van de hoofdaannemer.
WKA-verklaring: Verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst waaruit blijkt dat een onderaannemer zijn loon- en BTW-afdrachten heeft voldaan. Geldig 4 maanden, daarna vernieuwen.
Termijnfactuur: Een deelfactuur die hoort bij een specifieke mijlpaal in een project. Het percentage van de termijn moet kloppen met de bereikte mijlpaal en de afspraken in de aanneemovereenkomst.
Slottermijn: De laatste termijn van de aanneemsom, vaak 5–10%, die pas wordt gefactureerd na oplevering en eventueel nog na een onderhoudstermijn van enkele maanden.
Meer- en minderwerk: Wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke aanneemovereenkomst, los gefactureerd. Vereist altijd een meerwerkbon of meerwerkmelding ter goedkeuring vóór uitvoering.
RAW-systematiek: Standaard contracteringsmethode in de Nederlandse infrabouw met gestandaardiseerde besteksposten en codering. Maakt facturen vergelijkbaar tussen projecten en aannemers.
CROW-publicatie: Technische standaarden van CROW (kennisplatform voor infrastructuur) waar bestek- en kostenposten naar verwijzen. Centraal in infra-aanbestedingen.