Bij dienstverleners zit de complexiteit niet in goederen, maar in toerekening. Recurring SaaS-abonnementen, freelance facturen, billable kosten die naar klanten doorbelast worden, projectcodering tot op uurniveau. Glimps maakt die toerekening grotendeels automatisch.
Niet de factuur scannen, maar bepalen op welk project, welke klant en welke kostencategorie.
Een verkeerde codering hier kost direct marge — door te belasten of juist niet.
Project managers zien direct wat een project werkelijk kost, niet pas bij maandafsluiting.
Benchmark: Ardent Partners (2024) rapporteerde gemiddeld $9,40 kost per factuur, 9,15 dagen verwerking en 32,6% straight-through processing. Bron
Context
Bij zakelijke dienstverleners draait factuurverwerking om toerekening, niet om volume. Een gemiddelde MKB-consultancy of advocatenkantoor verwerkt 80–250 inkoopfacturen per maand — bescheiden in volume, maar elk met een complexere coderingsbeslissing dan een goederenfactuur in handel of productie. Welk project? Welke klant? Doorbelastbaar of intern? Welke kostencategorie matcht de tijdregistratie? Het scannen is triviaal; het toerekenen is het werk.
De helft tot driekwart van de inkoopfacturen bestaat uit recurring software-abonnementen. Slack, Zoom, Notion, GitHub, Adobe, Microsoft 365, Salesforce, accounting tools, projecttools, AI-credits — een gemiddelde 50-koppige dienstverlener heeft tussen 60 en 150 actieve software-abonnementen verspreid over teams. Dubbele licenties, niet-gebruikte abonnementen en marge-erosie door te snel groeien zijn standaard problemen. Glimps detecteert recurring patronen, signaleert dubbelingen en geeft een actief overzicht van software-spend per categorie.
De andere helft bestaat vaak uit ZZP-facturen, doorbelastbare kosten en project-gerelateerde uitgaven. Een advocaat die op pad gaat met de auto, een consultant die een rapport laat ontwerpen door een freelance designer, een accountant die een softwarelicentie aanschaft voor een specifieke klant — al deze kosten moeten gekoppeld worden aan project en klant, en de billable/non-billable status bepaalt of ze terugkomen in de klantfactuur of geabsorbeerd worden in de overhead. Een gemiste billable kost direct marge.
Glimps doet deze toerekening automatisch op basis van leveranciersregels, project-context, e-mailroutering en historische boekingen. Recurring software wordt herkend, billable status wordt voorgesteld, en de project-eigenaar accordeert in een mobile-flow. Het resultaat: real-time projectkosten en projectmargin in plaats van wachten tot de maandafsluiting.
Klopt dit met jouw situatie?
Procesontwerp
Glimps neemt de routine over zodat finance zich op de uitzonderingen kan richten — niet op het overtikken.
SaaS-abonnementen, freelance facturen en kosten van onderaannemers worden centraal ontvangen.
Glimps herkent project- en klantcodes uit verwijzingen, e-mailroute en historische boekingen.
Op basis van leveranciersregels, contracttype en projectinstellingen wordt billable of intern bepaald.
Boeking in Exact Online inclusief project, klant en billable status. Direct gereed voor doorbelasting.
Waar het vastloopt
Hoge-volume AP-automatisering verdient zich pas terug als duidelijk wordt wat veilig automatisch kan doorlopen — en wat bewust door een mens beoordeeld moet worden.
Tientallen software-abonnementen verspreid over teams en projecten. Dubbele licenties, niet-gebruikte abonnementen en jaarlijks 5–15% prijsstijging zonder onderhandeling. Een gestructureerde inkoopadministratie helpt om dit zichtbaar en beheersbaar te houden.
Verschillende formaten, uiteenlopende BTW-regimes (regulier, kleine ondernemersregeling, vrijstelling) en projectreferenties die soms ontbreken. Glimps gebruikt semantische AI-extractie zonder templates — werkt direct op elk formaat.
Een softwarelicentie kan voor het hele bedrijf zijn, voor één team, of voor één specifieke klant. De codering bepaalt of de kost op overhead, project of klant landt — een afweging die per leverancier en kostencategorie verschilt en die structurele inrichting van leveranciersregels in Exact Online vraagt.
Software-abonnementen vaak uit de VS, IE of GB met EU-BTW reverse-charge. Sommige leveranciers factureren in USD, andere in GBP. Verkeerde BTW-codering levert directe naheffingen op. Glimps detecteert deze regimes automatisch.
Concrete uitzonderingen
Factuur zonder projectcode terwijl leverancier altijd projectgebonden factureert
Leverancier, eerdere boekingen, e-mailroute, projectreferenties in factuurtekst.
Voorstel project of routeer naar contract-eigenaar voor toewijzing.
Internationale factuur zonder reverse-charge BTW
Leverancier-locatie, BTW-nummer EU-buitenland, factuurtekst, productcategorie.
Pas reverse-charge BTW-code toe of routeer naar finance bij twijfel.
Externe expert-factuur > €10.000 zonder partner-akkoord
Goedkeuringsmatrix per project, partner-bevoegdheid, eerdere goedkeuringen.
Blokkeer en routeer naar twee partners voor co-akkoord.
Software-omgeving
Glimps werkt native met Exact Online, inclusief de Project-, Klant- en Uurregistratie-modules. Voor dienstverleners die uren en projecten in Exact Online voeren is dit de natuurlijke integratie zonder dubbele administratie — de inkoopfactuur landt direct op het juiste project en de juiste klant.
Voor dienstverleners die naast Exact Online gespecialiseerde praktijkmanagement-, accountancy- of consultancy-software gebruiken: zolang project- en klantdata in Exact Online staat (rechtstreeks of via een aparte koppeling), kan Glimps daarop matchen. Voor jouw specifieke combinatie kijken we graag mee — neem contact op.
Businesscase
Consultancy / advocatenkantoor met 50 medewerkers, ~200 facturen per maand, 4 partners en 1 controller.
Payback meestal binnen 1 maand. Voor dienstverleners is de billable-recovery typisch de grootste winst — dat ene gevoel van "die kosten hadden we toch moeten doorbelasten" verdwijnt structureel. Daarnaast levert het SaaS-overzicht een blijvende rem op cost creep.
De randvoorwaarden om deze oplossing in productie te krijgen.
De concrete onderdelen van het proces die Glimps overneemt.
FAQ
Specifieke vragen over deze oplossing voor zakelijke dienstverlening.
Ja, vooral voor kantoren die hun eigen administratie en die van klanten op Exact Online voeren. Voor multi-administratie is onze multi-entity oplossing relevant.
ZZP-facturen variëren enorm in formaat — sommigen factureren via Excel, anderen via Moneybird of Wefact. Glimps gebruikt semantische extractie zonder templates, dus elk formaat werkt direct. Het BTW-regime (gewoon 21% of vrijstelling kleine ondernemersregeling) wordt automatisch herkend.
Glimps werkt native met Exact Online, inclusief de Project- en Uurregistratie-modules. Voor specifieke tijdregistratiesoftware bovenop Exact Online: zolang de project- en klantdata in Exact Online staat (rechtstreeks of via een gekoppelde tool), kan Glimps daarop matchen.
De technische koppeling met Exact Online is binnen minuten gemaakt. Het inrichten van project- en klantcodering, leveranciersregels en goedkeuringsmatrix duurt typisch 1–2 uur. Een MKB-consultancy of accountantskantoor draait binnen een halve werkdag in productie.
Voor de meeste MKB-dienstverleners (50–500 facturen per maand) volstaat Glimps Professional voor €149/mnd — inclusief workflows, project- en klantcodering, billable status detectie en multi-entity ondersteuning waar nodig. Accountantskantoren met klantadministraties op Exact Online combineren dit met onze multi-entity oplossing.
Begrippenlijst
Verder lezen
Centrale controle voor meerdere Exact Online administraties.
Voor teams waar handmatige AP-capaciteit niet meer schaalt.
Automatische ordermatching en 3-way matching met toleranties.
Open de demo om Glimps zelf in actie te zien, of bekijk hoe een Professional pakket eruitziet voor jouw volume.