De vraag over een factuur stel je in de factuur. Niet in je mail.
Vraag een collega of een groep iets vanaf de factuur, laat een notitie achter, of zet de factuur in de wacht met een reden. Antwoorden, notities en geparkeerde facturen blijven bij de factuur, ook nadat hij in Exact Online staat.
Pallethandel Brabant B.V.
Factuur PB-2026-10482
€ 1.452,00
incl. € 252,00 btw
Notitie · Sanne
Prijs telefonisch afgesproken op 3 juni: € 30 per pallet.
Sanne → Mark
Hebben we de 40 pallets van deze factuur gekregen, of maar 30?
Mark
Maar 30. De andere 10 komen donderdag.
Van mailketens naar één plek per factuur
Een vraag per mail werkt, tot je het antwoord nodig hebt. Dan zit het in een thread van iemand anders. In Glimps hangt alles aan de factuur waar het over gaat.
Via de mail
- Je mailt een collega een vraag, met de PDF als bijlage.
- Het antwoord staat in iemands inbox, niet bij de factuur.
- Een factuur die moet wachten, ligt op een stapel “nog even niet”.
- Over drie maanden weet niemand meer waarom de prijs afweek.
In Glimps
- De vraag hangt aan de factuur, en je collega krijgt een directe link.
- Het antwoord staat bij de factuur, voor iedereen die hem opent.
- Een geparkeerde factuur blijft in de lijst staan, met de reden erbij.
- Na het boeken staan elke vraag en elk antwoord nog in het archief.
Vraag het vanaf de factuur, in drie stappen
Open de factuur en kies Vraag
Klik bovenin op de drie puntjes. Je hoeft niets te downloaden of door te sturen: de vraag hangt meteen aan deze factuur.Kies een collega of een groep
Een collega krijgt de vraag met een directe link naar de factuur. Een groep krijgt hem één keer, en elk actief lid kan antwoorden. Glimps vertelt je hoe de vraag bezorgd wordt.Wees specifiek. “40 pallets of maar 30?” levert in één ronde een antwoord op. “Klopt dit?” levert een wedervraag op.
Het antwoord landt op de factuur
Je collega antwoordt, en het antwoord staat bij de factuur voor iedereen die hem opent. Is het klaar, markeer de vraag dan als beantwoord. Een bedankje achteraf hoeft hem niet te heropenen.
Alle vragen op één pagina
Open Vragen in de zijbalk. Iedereen ziet elke vraag, dus wie het antwoord weet kan hem oppakken. Kies een vraag en je ziet het hele gesprek met de factuur ernaast.
- Voor jouwacht op jouw antwoord, of een antwoord op jouw vraag dat je nog niet las
- Alleselke vraag in deze administratie
- Opennog niet beantwoord
- Afgerondbeantwoord of ingetrokken
- Archiefwat je uit je eigen lijst haalde
Ieder zijn eigen mailritme
Onder Profiel kiest iedereen zelf wanneer mail over vragen komt. Wie geen lijst wil, laat de mail alleen tellen hoeveel vragen er openstaan.
Notitie, vraag of wachtstand
Drie kleine hulpmiddelen die veel uitleg besparen. Ze blijven alle drie aan de factuur hangen.
Notitie
Voor wie de factuur hierna opent
Geen ontvanger, geen antwoord verwacht. Voor wat vandaag logisch is en over drie maanden een raadsel. Wie de notitie schreef, kan hem bewerken of verwijderen.
“Prijs telefonisch afgesproken op 3 juni.”
Vraag
Als je een antwoord nodig hebt
Gaat naar een collega of een groep, met een directe link naar de factuur. Het antwoord komt terug op de factuur, niet in je mailbox.
“Hebben we de 40 pallets gekregen, of maar 30?”
Wachtstand
Als de factuur even niet verder mag
Parkeert de factuur precies waar hij staat. Iedereen ziet waarom, en automatische verwerking en opnieuw verwerken laten hem met rust tot jij hem vrijgeeft.
“Creditnota voor 10 pallets komt eraan.”
Redenen voor een wachtstand
De reden en je notitie staan op de factuur, in de lijst en in het audittrail. Een factuur in de wacht blijft zichtbaar met een label, want een vergeten factuur is erger dan een zichtbare. Met Hold opheffen gaat hij verder waar hij gebleven was.
Je eigen labels, en een hele stapel tegelijk
Categorieën zijn je eigen labels, in een kleur die jij kiest. Voor projecten, vestigingen, of alles wat je grootboek niet dekt.
- Eén categorie per factuur. Maak ze aan onder Instellingen > Categorieën, of rechtstreeks vanaf een factuur.
- Filter en groepeer de lijst op categorie, of op aandacht: in de wacht, met vragen, of met notities.
- Vink facturen aan en zet of verwijder in één keer een categorie, of verwerk ze opnieuw.
- Rechtsklik op een factuur voor wat je het vaakst nodig hebt: openen, een categorie zetten, opnieuw verwerken.
- € 1.452,00
Pallethandel Brabant B.V.
Project ZuidasIn de wacht - € 363,00
Sligro Food Group
Vestiging Utrecht - € 968,00
Coolblue Zakelijk
Kantoor
Ook over een jaar weet je nog wie wat deed
Een geboekte factuur verhuist naar het archief, met het document, de boeking en elke beslissing die onderweg genomen werd. Handig voor je accountant, en voor jezelf.
Zoeken en filteren
Zoek op leverancier of factuurnummer, en filter op:
- Leverancier of relatie
- Factuurdatum, of boekjaar, maand en periode
- Bedrag inclusief btw, tussen een minimum en maximum
- Factuur of creditfactuur
- Inkoopordernummer
- Status van de boeking
Wat leesbaar blijft
- Het originele document
- Wat Glimps las, en wat iemand verbeterde
- Elke vraag en het antwoord erop
- Elke autorisatie, ook die namens iemand anders
- Elke uitzondering, met de reden die werd getypt
Elke factuur heeft een eigen link. Plak hem in een mail of ticket en je collega landt op dezelfde factuur.
- 01GlimpsFactuur gelezen en gecodeerd
- 02SanneVraag aan Mark: 40 pallets of 30?
- 03SanneWachtstand: wachten op een collega
- 04MarkAntwoord: 30, de rest komt donderdag
- 05SanneWachtstand opgeheven
- 06Ruud namens PetraGoedgekeurd
- 07GlimpsGeboekt in Exact Online
Een voorbeeld. Een beslissing die namens iemand anders is genomen, staat er met beide namen in.
Beslissingen exporteren
Een autorisator ziet al zijn beslissingen terug, ook die hij nam terwijl hij voor een collega inviel. Met Exporteer CSV krijg je die lijst als bestand, met bedragen, datums, flows en opmerkingen. Onder de boeking staat ook de beoordeling die Luca aan de autorisator gaf, als die er is.
Vragen over samenwerken in Glimps
Open de factuur, klik bovenin op de drie puntjes en kies Vraag. Kies een collega of een groep, schrijf je vraag en verstuur. Je collega krijgt een directe link naar de factuur, en het antwoord komt terug op de factuur.
Ja. Een groep krijgt de vraag één keer, en elk actief lid kan antwoorden. Handig als je niet weet wie het antwoord heeft, alleen welke afdeling.
Dat kiest iedereen zelf onder Profiel: direct, een dagelijkse of wekelijkse samenvatting, op gekozen weekdagen, of uit. Staat je collega op een samenvatting, dan komt je vraag in de volgende geplande mail. Glimps zegt dat erbij als je verstuurt, dus je weet wat je kunt verwachten.
Een vraag gaat naar iemand en verwacht een antwoord. Een notitie is voor wie de factuur later opent en gaat uit zichzelf nergens naartoe. Heb je een antwoord nodig, gebruik dan een vraag.
Kies op de factuur On hold en geef een reden: wachten op de leverancier, wachten op een collega, dispuut, betaling geblokkeerd, of anders. Je kunt er een notitie bij zetten. Automatische verwerking en opnieuw verwerken laten de factuur dan met rust. Met Hold opheffen gaat hij verder waar hij gebleven was.
Nee. Een wachtstand verbergt de factuur niet. Hij blijft met een label in de lijst staan, en je kunt de lijst filteren op facturen in de wacht, met vragen of met notities. Een vergeten factuur is erger dan een zichtbare.
Ja. Elke rol kan een collega een vraag stellen: beheerder, gebruiker en autorisator. Een autorisator ziet wel alleen de facturen die op hem wachten, niet de rest van de administratie.
Ja. In het archief zie je bij elke geboekte factuur het document, de boeking, elke vraag met het antwoord en elke autorisatie. Het audittrail laat zien wat Glimps deed, wat jullie deden, wat een autorisator besloot en wanneer.
Haal je iemands toegang weg, dan blijft zijn geschiedenis staan. De facturen die hij verwerkte, de vragen die hij beantwoordde en de autorisaties die hij gaf houden zijn naam.
Glimps kent drie rollen: beheerder, gebruiker en autorisator. Iemand heeft één rol per administratie. Een beheerder nodigt collega’s uit onder Instellingen > Team en kiest daar hun rol.
| Beheerder | Gebruiker | Autorisator | |
|---|---|---|---|
| De factuurlijst zien en verwerken | Ja | Ja | Alleen facturen die op hem wachten |
| Een collega een vraag stellen | Ja | Ja | Ja |
| Goedkeuren of afwijzen | Als hij ook autorisator is | Als hij ook autorisator is | Ja |
| Instellingen wijzigen, mensen uitnodigen | Ja | Nee | Nee |
Haal je iemands toegang weg, dan blijft zijn naam staan bij de facturen die hij verwerkte, de vragen die hij beantwoordde en de autorisaties die hij gaf.