Scenario 1
Factuur: 96 stuks, PO: 100 stuks, ontvangst: 96 stuks
Wat Glimps controleert
Vergelijkt factuurhoeveelheid met de goederenontvangst, niet blind met de volledige PO.
Actie
Auto-goedkeuren als prijs en ontvangst kloppen.
Oplossing voor handelsteams
Factuurverwerking voor handel en groothandel met Exact Online
Handelsbedrijven verwerken veel leveranciersfacturen met veel regels, vrachtkosten, kortingen, backorders en deelontvangsten. Glimps helpt finance teams om die stroom te herkennen, matchen en gecontroleerd te boeken in Exact Online.
AP-cockpit
Live overzicht
Typische bottleneck
Regels en uitzonderingen
Niet het PDF-bestand is het probleem, maar het controleren van prijzen, aantallen, vracht en ontvangstdata.
Belangrijkste controle
PO + ontvangst
Bij goederenfacturen moet de factuur passen bij wat besteld en daadwerkelijk ontvangen is.
Doel
Alleen uitzonderingen bekijken
Laat standaardfacturen automatisch doorlopen en stuur afwijkingen naar finance of inkoop.
Benchmark: Ardent Partners (2024) rapporteerde gemiddeld $9,40 kost per factuur, 9,15 dagen verwerking en 32,6% straight-through processing. Bron
Klopt dit met jouw situatie?
Voor wie deze oplossing wel — en niet — werkt
Past goed
- Je verwerkt honderden of duizenden leveranciersfacturen per maand.
- Je gebruikt inkooporders, goederenontvangsten of magazijndata om facturen te controleren.
- Je wilt afwijkingen sneller vinden zonder elke factuurregel handmatig te controleren.
Minder logisch
- Je ontvangt maar een klein aantal simpele kostenfacturen per maand.
- Je gebruikt geen Exact Online als financieel systeem.
Procesontwerp
Van binnenkomst tot gecontroleerde boeking
Glimps neemt de routine over zodat finance zich op de uitzonderingen kan richten — niet op het overtikken.
01
1. Leveranciersfactuur ontvangen
Facturen komen binnen via e-mail of upload. Glimps herkent leverancier, factuurnummer, bedragen, btw en regeltabellen.
02
2. Regels matchen met PO en ontvangst
De factuur wordt vergeleken met inkooporderregels, ontvangstregels en toleranties voor prijs- en aantalsverschillen.
03
3. Uitzonderingen routeren
Glimps stuurt alleen afwijkingen door: ontbrekende ontvangst, prijsverschil, vrachtregel zonder PO of mogelijke dubbele factuur.
04
4. Boeken in Exact Online
Goedgekeurde facturen worden met bijlage, boekingsvoorstel, dimensies en audit trail gesynchroniseerd.
Waar het vastloopt
De echte waarde zit in de uitzonderingen
Hoge-volume AP-automatisering verdient zich pas terug als duidelijk wordt wat veilig automatisch kan doorlopen — en wat bewust door een mens beoordeeld moet worden.
Gericht op uitzonderingen, niet op overtikken
Veel regels per factuur
Een leveranciersfactuur kan tientallen tot honderden regels bevatten. De waarde zit in regelherkenning, niet alleen in kopvelden.
Vracht, toeslagen en kortingen
Handelsfacturen bevatten vaak vrachtkosten, verpakkingskosten, volumekortingen of creditregels die apart beoordeeld moeten worden.
Gesplitste leveringen
Een bestelling kan in meerdere leveringen en facturen binnenkomen. Matching moet rekening houden met open PO-saldi en deelontvangsten.
Concrete uitzonderingen
Hoe Glimps omgaat met de gevallen die anders blijven liggen
Scenario 2
Vrachtregel zonder PO-regel
Wat Glimps controleert
Herkenning van toeslagtype, leverancier en ingestelde tolerantie.
Actie
Routeer naar finance of inkoop voor controle.
Scenario 3
Zelfde factuurnummer opnieuw aangeboden
Wat Glimps controleert
Leverancier, factuurnummer, bedrag, datum en eerdere boekingen.
Actie
Blokkeren als mogelijke dubbele betaling.
Exact Online setup checklist
De randvoorwaarden om deze oplossing in productie te krijgen.
- Leveranciers en btw-nummers zijn gesynchroniseerd met Exact Online.
- Grootboekrekeningen, btw-codes en dimensies zijn actueel.
- PO- en ontvangstdata zijn beschikbaar via Exact Online, database of API.
- Toleranties zijn afgesproken voor prijs, hoeveelheid en vrachtkosten.
Wat Glimps voor je automatiseert
De concrete onderdelen van het proces die Glimps overneemt.
- Regelherkenning voor leveranciersfacturen met grote tabellen.
- 2-way en 3-way matching met tolerantieregels.
- Uitzonderingswachtrij voor finance, inkoop en operations.
- Boeking en bijlage synchroniseren met Exact Online.
FAQ
Veelgestelde vragen
Specifieke vragen over deze oplossing voor handel & groothandel.
Wil je het zelf zien?Open de demo
Ja. De pagina is juist gericht op leveranciersfacturen waar regelherkenning, PO-data en ontvangstdata belangrijker zijn dan alleen kopvelden.
Die kunnen als aparte regels worden herkend en afhankelijk van tolerantie automatisch verwerkt of naar controle gestuurd worden.
Nee. Het doel is dat passende facturen automatisch doorlopen en alleen uitzonderingen aandacht vragen.
Verder lezen
Gerelateerde oplossingen
Productie & maakindustrie
Grondstoffen, componenten, deelleveringen en kwaliteitscontroles.
Bekijk oplossing
Bestellingen matchen in Exact Online
Automatische ordermatching en 3-way matching met toleranties.
Bekijk oplossing
High-volume factuurverwerking
Voor teams waar handmatige AP-capaciteit niet meer schaalt.
Bekijk oplossing
Klaar om handel & groothandel te automatiseren?
Open de demo om Glimps zelf in actie te zien, of bekijk hoe een Professional pakket eruitziet voor jouw volume.