Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Glimps is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94781745, gevestigd aan de Sint Lambertusweg 18, 5953 CJ Reuver. Btw-identificatienummer NL005109001B71.

Wij leveren een platform voor geautomatiseerde factuurverwerking aan bedrijven. In deze verklaring noemen wij onszelf "Glimps" of "wij".

Voor alle vragen over privacy en voor verzoeken over uw gegevens: [email protected].

Wouter Murmans is binnen Glimps verantwoordelijk voor privacy en beveiliging. Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Gezien onze omvang en onze activiteiten is dat op dit moment niet wettelijk verplicht.

2. Twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Dit onderscheid bepaalt bij wie u moet zijn.

Voor de inhoud die onze klanten in Glimps verwerken (facturen, e-mails, leveranciersgegevens, boekhouddata) is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van die klant, op basis van een verwerkersovereenkomst. Staat uw naam op een factuur die een klant van ons verwerkt? Richt uw verzoek dan aan dat bedrijf. Wij helpen dat bedrijf bij de afhandeling.

Voor onze eigen verwerkingen (accounts, facturatie, analytics, marketing, beveiliging) zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat de rest van deze verklaring.

3. Welke gegevens verwerken wij, en waarom?

Wij verwerken bewust geen bijzondere categorieën persoonsgegevens. Omdat klanten vrije tekst, e-mails en documenten aanleveren, kunnen zulke gegevens incidenteel toch in klantdata voorkomen. Klanten moeten dit vermijden, tenzij zij daarvoor een geldige grondslag hebben.

Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor personen in de zin van artikel 22 AVG. Onze AI doet voorstellen voor een zakelijke administratie. De klant bepaalt zelf welke controle- en goedkeuringsstappen daarop volgen.

4. Productanalytics en sessieherhaling in het platform

Wij gebruiken PostHog voor productanalytics en sessieherhaling in het platform. Dit staat standaard aan.

Wat dit betekent:

• Het staat standaard ingeschakeld voor alle gebruikers van het platform. Er is geen aparte banner in het platform.
• De configuratie maskeert alle invoervelden en alle weergegeven tekst. Wij leggen dus geen factuurinhoud, bedragen of vrije tekst vast in opnamen.
• Wij gebruiken dit voor beveiliging, foutonderzoek en productverbetering. Niet voor advertenties en niet voor profilering van individuele gebruikers.
• De gegevens staan op een Europees datacenter van PostHog. PostHog, Inc. is een Amerikaanse onderneming. Voor die relatie gelden standaardcontractbepalingen.

U kunt hiertegen bezwaar maken. Stuur een e-mail naar [email protected] met het e-mailadres van uw account. Wij schakelen analytics en sessieherhaling dan voor uw gebruiker uit. Dit heeft geen gevolgen voor uw gebruik van het platform.

Beheerders die een verzoek voor hun hele organisatie willen doen, kunnen dat in dezelfde e-mail aangeven.

5. AI-verwerking

Glimps gebruikt AI om factuurwerk te automatiseren. Daarvoor schakelen wij Google en OpenAI in, uitsluitend via zakelijke API-accounts. Welke gegevens waar worden verwerkt en welke waarborgen daarvoor gelden, staat per aanbieder in onze subverwerkerslijst.

Wij zetten bij geen enkele aanbieder de instelling aan waarmee die aanbieder onze klantdata mag gebruiken om zijn modellen te trainen of te verbeteren.

Correcties die gebruikers maken, gebruiken wij uitsluitend binnen het eigen account van die klant, om de voorstellen voor die klant beter te maken. Wij leren niet over klanten heen.

Waar u in de Dienst met AI werkt, maken wij dat kenbaar. AI-uitvoer blijft herkenbaar als voorstel.

6. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens met:

• Subverwerkers die ons platform mogelijk maken: hosting, opslag, e-mailverzending en -ontvangst, AI en productanalytics. De actuele lijst met vestigingslanden en waarborgen staat op useglimps.com/nl/subprocessors.
• Dienstverleners voor onze website en verkoop: Google Analytics en Microsoft Clarity voor websiteanalyse, Crisp voor livechat, Cal.eu voor het plannen van afspraken en Mollie voor betalingen. Per dienst delen wij alleen wat voor die functie nodig is.
• Systemen die de klant zelf koppelt, zoals Exact Online en Microsoft 365. Dit gebeurt uitsluitend op instructie van de klant.
• Autoriteiten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Onze opslag van klantdata staat in de Europese Unie. Wij doen echter geen absolute EU-belofte, omdat dat niet voor elke dienst waar is. Onze e-mailverzending loopt via een Amerikaanse leverancier, één AI-onderdeel is niet aan een regio gebonden, en verschillende leveranciers hebben ondersteunend personeel buiten de EER dat in uitzonderingsgevallen toegang kan hebben.

Voor doorgifte buiten de EER gebruiken wij een geldig mechanisme: een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework, of standaardcontractbepalingen. Welke leverancier waar verwerkt en welk mechanisme geldt, staat per partij in de subverwerkerslijst.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

De volledige termijnen staan in ons bewaartermijnenbeleid. De kern:

• Accountgegevens: zolang het account bestaat, en daarna 90 dagen, behalve gegevens die wij wettelijk langer moeten bewaren.
• Onze eigen facturen aan klanten: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Klantdata (facturen en dergelijke): tijdens de looptijd van het contract. Na beëindiging bewaren wij uw gegevens nog 90 dagen, zodat u kunt exporteren of uw account kunt heropenen zonder verlies. Daarna verwijderen wij de gegevens binnen 30 dagen uit onze productieomgeving. Wilt u langer bewaren, vraag dat dan schriftelijk aan.
• Back-ups: kopieën van verwijderde gegevens kunnen nog maximaal 30 dagen in een back-up aanwezig blijven. Wij gebruiken back-ups alleen voor herstel na een incident.

De wettelijke bewaarplicht voor facturen van 7 jaar blijft bij de klant liggen. Glimps is de laag waarin u factuurwerk doet, niet uw wettelijke archief. Zorg dat facturen in Exact Online of een ander controleerbaar archief staan.

8. Hoe beveiligen wij gegevens?

Ons volledige overzicht staat op useglimps.com/nl/security-measures. In het kort: versleutelde verbindingen, versleutelde opslag bij onze hostingpartijen, tweefactorauthenticatie, rolgebaseerde toegang, beveiliging op rijniveau in de database en een audittrail per factuur.

Wij hebben geen ISO 27001- of SOC 2-certificering en wij laten op dit moment geen periodieke externe beveiligingsaudit uitvoeren.

9. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Toestemming die u heeft gegeven, bijvoorbeeld voor cookies, kunt u altijd intrekken.

Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen één maand.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Gekoppelde e-mailboxen

Als een klant een mailbox koppelt, bijvoorbeeld [email protected], dan lezen wij berichten in die mailbox om facturen te herkennen.

Daarbij verwerken wij het afzenderadres, het onderwerp, de berichtinhoud voor classificatie, de namen van bijlagen, de bijlagen zelf en het classificatieresultaat. In onze eigen database bewaren wij metadata en de herkende factuurbijlagen. Het ontvangen bericht staat tijdelijk opgeslagen in de Europese Unie totdat wij het hebben verwerkt, en wordt binnen 30 dagen verwijderd.

De klant is verantwoordelijk voor het informeren van medewerkers van wie de mailbox wordt gekoppeld.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij gebruikers per e-mail of in het platform.

Deze versie is 1.0 en geldt vanaf 9 augustus 2026.