Dubbele facturen en factuurfraude

Nooit twee keer betalen. Nooit naar het verkeerde nummer.

Glimps herkent een factuur die er al is en boekt hem dan niet vanzelf. Staat er een ander rekeningnummer op dan je van die leverancier kent, dan wacht de factuur tot iemand het checkt. Ook als automatisch boeken aanstaat.

Probeer 14 dagen gratisProbeer de demo

Wacht op jou

Voorbeeld

  • Bakker Verpakkingen B.V.

    VF-2026-0412 · € 3.872,00

    Ander rekeningnummer

  • Van der Linden Schoonmaak

    2026-118 · € 1.149,50

    Mogelijk dubbel

  • Groothandel De Vries

    F26-3381 · € 605,00

    Geboekt
Waar het misgaat

Twee manieren om geld kwijt te raken

Allebei beginnen ze met een factuur die er heel gewoon uitziet. Daarom zijn ze zo lastig te zien tussen al je andere facturen.

Twee keer betalen

Een leverancier mailt de factuur, stuurt een week later een herinnering met dezelfde PDF, en een collega uploadt hem voor de zekerheid ook nog even. Drie keer dezelfde factuur, en niemand die het ziet.

Je merkt het pas als de leverancier vriendelijk vraagt wat hij met dat extra geld moet.

Betalen aan een oplichter

Een mail van een bekende leverancier: "We zijn van bank gewisseld, wil je voortaan naar dit nieuwe nummer betalen?" Het logo klopt, de factuur ziet er echt uit. Het rekeningnummer is van iemand anders.

Dat geld zie je meestal niet meer terug, en de echte leverancier wacht nog steeds op zijn betaling.

Dubbele facturen

Zo herkent Glimps een factuur die er al is

Andere bestandsnaam, doorgestuurd, opnieuw gemaild: maakt niet uit. Dit zijn de regels.

Zelfde nummer, zelfde leverancier

Komt er een factuur binnen met een factuurnummer dat Glimps al kent van die leverancier, dan is het een herhaling.

Precies hetzelfde bestand

Is het bestand byte voor byte gelijk aan een factuur die er al is, dan herkent Glimps het. Ook met een andere bestandsnaam.

Bon zonder factuurnummer

Geen nummer om op te letten? Dan telt een bon als herhaling als dezelfde leverancier op dezelfde dag precies hetzelfde bedrag vraagt.

Verwijst naar een bekende factuur

Een document dat een factuur noemt die al in Glimps staat, en daar precies hetzelfde bedrag voor vraagt, wordt ook gemarkeerd.

Al bij de voordeur

Haalt Glimps facturen uit je mailbox, dan kijkt hij voor het importeren al of de factuur er is. Zo ja, dan zegt Glimps gewoon: deze factuur staat al in Glimps.

Lijkt het dubbel? Dan boekt Glimps niets.

Een vermoedelijke dubbele factuur wordt nooit automatisch geboekt. Glimps noemt de factuur waar hij op lijkt, en jij beslist. Heeft Glimps het factuurnummer verkeerd gelezen? Verbeter het en Glimps kijkt opnieuw. Verwijder je het origineel, dan vervalt het vermoeden tegen de kopie vanzelf.

Bekijk origineel

Glimps noemt de factuur waar hij op lijkt. Eén klik en je ziet ze naast elkaar.

Verwijder de kopie

Echt dubbel? Weg ermee. Er komt geen tweede boeking in Exact Online.

Geen dubbele factuur

Zijn het echt twee facturen? Kies dit, geef een reden en boek hem.

Gewijzigd rekeningnummer

Ander IBAN dan normaal? Dan wacht de factuur op jou.

Glimps legt naam, btw-nummer, KvK-nummer en IBAN van de factuur naast wat Exact Online van die leverancier weet. Wijkt het rekeningnummer af, dan houdt Glimps de factuur vast tot een mens het nummer bevestigt.

  • Jij kiest: bevestig het nummer voorgoed, alleen voor deze factuur, of weiger het.
  • Je eigen IBAN op een incassofactuur ziet Glimps niet aan voor een nieuw nummer van de leverancier.
  • Glimps verandert geen rekeningnummers in Exact Online en betaalt niets. Betalen blijft in je eigen bank of Exact Online.
  • De check staat aan of uit in je boekingsinstellingen. Jij bepaalt.

Rekeningnummer gewijzigd

Bakker Verpakkingen B.V.

VF-2026-0412 · € 3.872,00

Voorbeeld

Op de factuur

In Exact Online

  • Naam

    Bakker Verpakkingen B.V.

    Bakker Verpakkingen B.V.

  • Btw-nummer

    NL862349105B01

    NL862349105B01

  • KvK-nummer

    61839204

    61839204

  • IBAN

    NL64 INGB 0007 8519 23

    NL27 RABO 0318 2645 90

Als Glimps aan de bel trekt

Drie stappen, één telefoontje

Een mail die zegt dat de leverancier van bank is gewisseld, bewijst niets. Zo pak je het aan.

  1. Vertrouw de factuur niet

    De factuur en de mail komen allebei van wie ze ook maar verstuurd heeft. Een mooi logo is geen bewijs.

  2. Bel de leverancier

    Gebruik een nummer dat je al had, niet het nummer uit de mail. Dat nummer kan net zo goed van de oplichter zijn.

  3. Leg het antwoord vast

    Bevestig het nummer voorgoed, alleen voor deze factuur, of weiger het.

Echt van bank gewisseld? Pas het nummer dan zelf aan in Exact Online. Glimps doet dat niet voor je, met opzet.

Ook bij automatisch boeken

Hier stopt zelfs de automatische piloot

Heb je een leverancier vrijgegeven om automatisch te boeken? Een vermoedelijke dubbele factuur of een gewijzigd rekeningnummer houdt hem toch tegen. Die factuur wacht altijd op een mens.

Altijd een mens

  • Een vermoedelijke dubbele factuur
  • Een ander rekeningnummer dan bekend

Stopt ook bij

  • Bedragen die niet optellen
  • Een bedrag boven jouw plafond
  • Een creditnota
  • Een leverancier die lang niets stuurde
  • Een andere valuta
  • De dubbelcheck kon niet draaien

Automatisch boeken verdient een leverancier stap voor stap. Lees hoe dat werkt

Nog eerder: de Inbox Agent zet verdachte mail apart, zoals een onbekende afzender of een ander rekeningnummer dan normaal. Over de Inbox Agent

Vragen over dubbele facturen en fraude

Wil je Glimps zelf proberen?Probeer de demo

Glimps herkent een factuur die hij al heeft aan het factuurnummer samen met de leverancier, of aan een bestand dat precies gelijk is. Een bon zonder nummer telt als herhaling bij dezelfde leverancier, hetzelfde bedrag en dezelfde dag. Een vermoedelijke dubbele factuur wordt nooit automatisch geboekt.

Nee. Betalen doe je zelf, vanuit je eigen bank of Exact Online. Glimps zorgt dat een dubbele factuur of een factuur met een gewijzigd rekeningnummer niet ongezien geboekt wordt. Zo komt hij ook niet ongemerkt als openstaande post in Exact Online terecht.

Dat gebeurt, denk aan twee bonnen van dezelfde winkel op dezelfde dag, met hetzelfde bedrag. Bekijk het origineel, kies "Geen dubbele factuur", geef een reden en boek hem. Een mens kan hem altijd boeken.

Verbeter het nummer, dan kijkt Glimps opnieuw of het nog een herhaling is. Verwijder je het origineel, dan vervalt het vermoeden tegen de kopie vanzelf. Je hoeft niets met de hand op te ruimen.

Glimps houdt de factuur vast tot iemand het rekeningnummer bevestigt. Je ziet naam, btw-nummer, KvK-nummer en IBAN van de factuur naast wat Exact Online van die leverancier weet. Daarna bevestig je het nummer voorgoed, alleen voor deze factuur, of je weigert het.

Nee. Glimps verandert geen rekeningnummers in Exact Online. Wil je het nummer van een leverancier echt wijzigen, dan doe je dat zelf, nadat je hebt nagebeld.

Nee. Op een incassofactuur staat vaak jouw eigen rekeningnummer, omdat de leverancier daarvan afschrijft. Glimps herkent dat en houdt hem daarvoor niet vast.

Ja, je zet hem aan of uit in je boekingsinstellingen. Wij zouden hem aan laten staan: het is de check die factuurfraude tegenhoudt.

Ja. Een vermoedelijke dubbele factuur en een gewijzigd rekeningnummer stoppen altijd het automatisch boeken, ook bij een leverancier die je daarvoor hebt vrijgegeven. De factuur wacht dan op een mens.

Vertrouw de mail en de factuur niet, ze komen allebei van wie ze ook maar verstuurd heeft. Bel de leverancier op een nummer dat je al had, niet op een nummer uit de mail. Leg het antwoord vast in Glimps.