Oplossing voor horeca teams

Factuurverwerking voor horeca en hospitality met Exact Online

In de horeca zit complexiteit niet in losse facturen, maar in volume en spreiding. Tientallen leveranciers, wekelijkse facturatiecycli, prijzen die per week wijzigen, en meerdere locaties die hun eigen leveringen ontvangen. Glimps centraliseert verwerking zonder dat lokale managers controle verliezen.

Open interactieve demo Bekijk prijzen

AP-cockpit

Live overzicht

Horeca & hospitality

Typische bottleneck

Lokaal goedkeuren

Een restaurant manager wil snel kunnen accorderen, niet bellen met finance over een €40 verschil.

Belangrijkste controle

Locatie + categorie

Drank en voeding scheiden, per locatie boeken, BTW-categorieën correct toepassen.

Operationele winst

Centrale benchmark

Cross-locatie zie je direct waar de food cost ratio uit de pas loopt.

Benchmark: Ardent Partners (2024) rapporteerde gemiddeld $9,40 kost per factuur, 9,15 dagen verwerking en 32,6% straight-through processing. Bron

Context

Hoe factuurverwerking eruitziet in horeca & hospitality

Horeca-financiën draaien op tempo, schaal en marge. Een gemiddeld restaurant verwerkt 80–200 inkoopfacturen per maand; een keten met 5 vestigingen al snel 500–1.500. Dranken-, food-, schoonmaak-, gas-, bezorgkosten — vaak van dezelfde groep leveranciers (Sligro, Bidfood, Hanos, Heineken, Bavaria, AB InBev) die wekelijks of zelfs dagelijks leveren en facturen sturen. Een papieren of e-mail workflow loopt vol binnen weken.

De marges in horeca zijn dun en wisselen per categorie. Drankenmarge ligt rond 65–75% bij goede inkoop; foodmarge rond 65–70%. Daar komt het BTW-onderscheid bovenop: drank valt onder 21% BTW, voeding voor gebruik buitenshuis onder 9%, soms gecombineerd met catering-regels. Een verkeerd geboekt drankregel met voedings-BTW kost direct marge; structureel verkeerd boeken kost duizenden euro's per kwartaal en is een audit-risico.

Multi-locatie maakt de complexiteit exponentieel. Een keten van 8 vestigingen heeft 8 lokale managers die hun eigen kosten willen kunnen accorderen, een centrale finance die het totaaloverzicht moet houden, en een inkoper die cross-locatie wil benchmarken. Als elke locatie zijn eigen mailbox en eigen Excel hanteert, krijg je geen centrale food cost ratio, geen vergelijkbare leveranciersbenchmarks, en geen real-time zicht op overspending.

Glimps lost dit op met centrale ontvangst, automatische locatie- en categoriedetectie, mobile-first goedkeuring voor lokale managers, en cross-locatie rapportage in finance. Het resultaat: keten-finance ziet realtime de food cost en pour cost per vestiging, lokale managers accorderen vanaf hun telefoon, en een nieuwe vestiging activeren is een kwestie van een nieuwe kostendrager toevoegen.

Klopt dit met jouw situatie?

Voor wie deze oplossing wel — en niet — werkt

Past goed

Je werkt met meerdere vestigingen, restaurants of hotels op één Exact Online administratie of meer.
Wekelijkse afrekening met grote leveranciers (drank, vlees, brood, groothandel).
Lokale managers willen hun eigen kosten kunnen accorderen, finance wil het overzicht.

Minder logisch

Je hebt één vestiging met enkele facturen per week.
Je gebruikt een specifiek horecapakket dat al volledig automatiseert.

Procesontwerp

Van binnenkomst tot gecontroleerde boeking

Glimps neemt de routine over zodat finance zich op de uitzonderingen kan richten — niet op het overtikken.

1. Factuur in centrale inbox

Leveranciers sturen naar één centraal e-mailadres of uploaden via portaal.

2. Locatie en categorie bepalen

Glimps herkent de juiste vestiging via leverancier, leveradres en historiek.

3. Locale manager keurt goed

Mobile-friendly goedkeuring binnen tolerantie. Buiten tolerantie naar finance.

4. Boeken in Exact Online

Per locatie correct geboekt met juiste BTW-categorie en kostendrager.

Waar het vastloopt

De echte waarde zit in de uitzonderingen

Hoge-volume AP-automatisering verdient zich pas terug als duidelijk wordt wat veilig automatisch kan doorlopen — en wat bewust door een mens beoordeeld moet worden.

Gericht op uitzonderingen, niet op overtikken

Multi-locatie zonder chaos

Drie restaurants, vijf leveranciers, dertig facturen per week. Centrale inbox + slimme routering houdt het beheersbaar.

Drank vs voeding

Verschillende BTW, verschillende grootboeken, verschillende kostenratios. De splitsing moet exact.

Prijsschommelingen

Verse producten variëren wekelijks. Toleranties moeten ruim genoeg zijn voor normale variatie maar streng genoeg om fouten te vangen.

Verdieping

Multi-vestiging: één administratie met kostendragers vs meerdere administraties

De keuze tussen één Exact Online administratie met locaties als kostendrager, of meerdere administraties per BV, bepaalt hoe je AP inricht.

Veel horecaketens werken met een holding-BV en operationele BV per vestiging — fiscaal en juridisch logisch, maar voor de boekhouding betekent het meerdere Exact Online administraties met afzonderlijke leveranciers, btw-aangiftes en grootboekrekeningen. Bij elke factuur moet bepaald worden naar welke BV (administratie) hij hoort. Voor sommige leveranciers (Sligro met aparte vestigingsnummers, of Heineken met aparte horecaverkoopnummers) is dat duidelijk; voor andere (algemene leveranciers, marketing, IT) moet het ingericht worden via leveradressen, e-mailroutes of historie.

Andere ketens — vooral kleinere, of franchises met centrale boekhouding — werken met één Exact Online administratie en behandelen elke vestiging als kostendrager. Dat is administratief eenvoudiger maar vereist scherpe codering: elke factuurregel moet de juiste kostendrager (locatie) krijgen, want anders klopt de food cost ratio per vestiging niet. Ook de btw-aangifte gebeurt centraal, dus de splitsing tussen drank- en voedings-BTW moet correct zijn.

Glimps ondersteunt beide modellen. Voor multi-administratie gebruikt Glimps onze multi-entity oplossing met centrale inbox en automatische routing per administratie, met goedkeuring volgens de matrix van de juiste BV. Voor één administratie met kostendragers wordt elke factuurregel automatisch geclassificeerd op basis van leveradres, leverancierscategorie en gebruikspatronen. In beide modellen ziet de finance manager hetzelfde dashboard: status, food cost en pour cost per vestiging.

In de praktijk kiezen ketens vanaf 5+ vestigingen vaak voor multi-administratie omdat de fiscale en operationele zelfstandigheid per BV duidelijker te managen is. Onder de 5 vestigingen, of bij franchise-modellen met centrale finance, werkt één administratie met kostendragers vaak prima. De keuze is uiteindelijk fiscaal-juridisch, niet softwarematig — Glimps past zich aan.

Verdieping

BTW in horeca: 9% voedsel, 21% drank, en de catering-regel

De BTW-splitsing in horeca lijkt simpel maar zit vol uitzonderingen. Voor catering, take-away en alcoholvrije dranken bij maaltijden gelden eigen regels.

De hoofdregel: voeding voor menselijke consumptie staat onder het verlaagde BTW-tarief van 9%. Dranken (zowel alcoholisch als alcoholvrij) staan in de meeste situaties onder het algemene tarief van 21%. Een kop koffie in een restaurant: 9%. Een fles wijn aan tafel: 21%. Een fles cola apart geleverd door de groothandel: 21%.

De uitzonderingen: bij catering waar voeding en service samen worden geleverd (denk aan een bedrijfslunch op locatie), wordt het volledige bedrag onder 9% gefactureerd — inclusief bijgeleverde alcoholvrije dranken bij de maaltijd. Bij take-away daarentegen geldt 9% alleen voor het eten zelf; verpakkingen, bezorgkosten en dranken volgen elk hun eigen regime. En bij kantines en evenementen spelen weer andere regels rondom doorverkoop versus directe consumptie.

Voor inkoopfacturen betekent dit dat een leverancier zoals Sligro een factuur kan sturen met 30 productregels waar 18 onder 9% vallen (voeding voor doorverkoop), 8 onder 21% (drank, alcohol), 3 onder 21% (verpakkingsmaterialen), en 1 vrachtregel onder 21%. Verkeerde codering hier is een direct marge-lek — voor een gemiddeld restaurant kan dit oplopen tot €5.000–€20.000 per jaar aan onnodig betaalde of niet-aftrekbare BTW.

Glimps classificeert elke factuurregel semantisch op basis van productomschrijving, leverancierscategorie en historische codering. "Coca-Cola 1L" wordt niet als food maar als drank herkend. "Aardappelen 25kg" als food. "Oerwoud-stickers" als verpakking. De juiste BTW-code volgt automatisch, met een audit trail terug naar de redenering — handig voor de fiscalist of accountant.

Concrete uitzonderingen

Hoe Glimps omgaat met de gevallen die anders blijven liggen

Scenario 1

Factuur naar verkeerde locatie geboekt

Wat Glimps controleert

Leveradres, leverancier-locatie pairing, historische boekingen.

Actie

Routeer naar correcte locatiemanager met locatie-suggestie.

Scenario 2

Drankregel met voedings-BTW

Wat Glimps controleert

Productomschrijving, semantische klasse, leverancier-categorie en historische BTW-codering.

Actie

Auto-corrigeer BTW en flag voor steekproef bij finance.

Scenario 3

Prijssprong > 15% versus vorige week

Wat Glimps controleert

Vorige facturen, marktprijsindex (indien beschikbaar), seizoeninvloeden, contractprijs.

Actie

Markeer voor lokale manager review voordat geboekt wordt.

Scenario 4

Catering-regel met losse drankregels

Wat Glimps controleert

Catering-uitzondering in BTW (9% bij gezamenlijke levering), regelclassificatie en leveranciersregels.

Actie

Pas catering-regel toe of splits naar 9%/21% en flag voor controle.

Scenario 5

Marketingbonus van leverancier zonder onderbouwing

Wat Glimps controleert

Leverancierscontract, eerdere bonussen, omzetdrempels en activiteitsbeschrijving.

Actie

Routeer naar inkoop voor contract-koppeling.

Scenario 6

Locatiemanager keurt factuur boven persoonlijke limiet goed

Wat Glimps controleert

Goedkeuringsmatrix per locatie en bedrag, manager-bevoegdheid, eerdere overschrijdingen.

Actie

Escaleer naar centrale finance of regio-manager voor co-akkoord.

Software-omgeving

Hoe Glimps in jouw software-stack past

Glimps werkt native met Exact Online inclusief de kostendrager- en projectmodule die horeca gebruikt voor multi-locatie boekhouding. Voor ketens met meerdere BV's ondersteunt Glimps multi-administratie via dezelfde inbox, met automatische routing naar de juiste BV op basis van leveradres of leveranciersnummer.

Veel horeca-POS systemen leveren omzetdata aan Exact Online via hun standaard-koppelingen. Glimps werkt aan diezelfde administratie en levert de inkoopkant — leveranciersfacturen op kostendrager (vestiging) en BTW-categorie (drank/voeding). Daarmee komt food cost en pour cost rapportage in Exact Online zelf gestructureerd beschikbaar.

Veel grote horeca-leveranciers in Nederland leveren facturen via PDF (uit hun eigen leveranciersportaal of per e-mail). Glimps verwerkt die PDF's direct met semantische extractie — er is geen template per leverancier nodig, dus een wijziging in het factuurformaat van een leverancier verstoort de verwerking niet.

Businesscase

Wat het oplevert voor horeca & hospitality

Scenario

Restaurantketen met 6 vestigingen, ~750 facturen per maand, multi-administratie, 1 controller centraal en 6 lokale managers.

Tijd per factuur handmatig (incl. locatie + BTW-codering)5–7 minuten

Tijd per factuur met Glimps30 sec voor uitzonderingen

Maandelijkse tijdwinst~70 uur centraal + ~20 uur per vestiging

Voorkomen BTW-fouten (gemiddeld)€5.000–€20.000/jaar

Verbeterde food cost zicht (waarde van inzicht)1–3% margeverbetering

Glimps Professional (multi-entity inbegrepen)€149/mnd = €1.788/jr

Netto besparing jaar 1€35.000–€80.000

Payback

Payback typisch binnen 4–8 weken. Voor ketens met 5+ vestigingen levert het cross-locatie inzicht (food cost, pour cost, leverancierbenchmarks) vaak meer waarde dan de tijdwinst alleen — dat is het verschil tussen reageren en sturen.

Exact Online setup checklist

De randvoorwaarden om deze oplossing in productie te krijgen.

Locaties als kostendragers in Exact Online ingericht.
BTW-categorieën voor drank en voeding correct gemapt.
Goedkeuringsmatrix per locatie en bedrag vastgelegd.
Centrale inbox of portaal voor leveranciers ingericht.

Wat Glimps voor je automatiseert

De concrete onderdelen van het proces die Glimps overneemt.

Locatieherkenning op leveradres en leverancier.
Drank-/voedingsplitsing met juiste BTW.
Mobile goedkeuring voor lokale managers.
Cross-locatie kostenrapportage.

FAQ

Veelgestelde vragen

Specifieke vragen over deze oplossing voor horeca & hospitality.

Wil je het zelf zien?Open de demo

Ja. Glimps ondersteunt zowel multi-administratie (een aparte BV per vestiging) als één administratie met locaties als kostendrager. De keuze tussen beide is meestal fiscaal-juridisch — Glimps past zich aan jouw structuur aan. Bekijk ook onze multi-entity oplossing voor meer details.

Ja. Goedkeuringen zijn mobile-friendly en optimaal voor managers die niet de hele dag achter een laptop zitten. Push-notificatie naar telefoon, een tap om goed te keuren of door te sturen, alle context (factuurregel, leverancier, vorige factuur, food cost) zichtbaar.

Wekelijkse facturen worden versneld doorgewerkt — meestal binnen 24 uur na ontvangst geboekt zodra ze in Glimps binnenkomen. Voor verzamelfacturen die meerdere dagen leveringen omvatten, blijft de boeking één factuur conform leveranciersopgave; per-dag analyse vraagt aanvullende inrichting in Exact Online.

Ja, alle grote Nederlandse horeca-leveranciers worden ondersteund. Hun factuurformaten verschillen onderling, maar Glimps gebruikt semantische extractie zonder templates — elk format werkt direct, ook bij formatwijzigingen.

Glimps detecteert catering-situaties (gezamenlijke levering food + service) en past de uitzondering toe waar fiscaal correct. Bij twijfel routeert Glimps naar finance met de specifieke factuurregels en de overweging — dat helpt fiscale audits later.

Ja. Een drankleverancier met €5.000-facturen kan andere routing krijgen dan een schoonmaakbedrijf met €200-facturen. Glimps past de matrix aan op leverancier, bedrag, locatie of categorie.

De technische koppeling met Exact Online is binnen minuten gemaakt. Het inrichten van leverancierscategorieën, locatie-routing en goedkeuringsmatrix duurt typisch 4–8 uur voor een keten met 5+ vestigingen, afhankelijk van complexiteit.

Glimps Professional (€149/mnd) volstaat voor de meeste ketens tot 500 facturen/maand. Multi-entity-ondersteuning is inbegrepen voor onbeperkt aantal entiteiten. Grote groepen met 1.000+ facturen kiezen Business (€399/mnd).

Glimps werkt op de inkoopkant. Je POS levert de omzetdata aan Exact Online via de standaard koppeling van jouw POS-systeem. Glimps voert de inkoopdata in dezelfde administratie. Samen vormen ze de basis voor food cost en pour cost rapportage in Exact Online.

Begrippenlijst

Termen die in horeca & hospitality dagelijks voorbijkomen

Food cost ratio: Inkoopkosten food als percentage van food-omzet. Standaard horeca-KPI; doel is meestal 28–35% afhankelijk van segment.
Pour cost: Inkoopkosten dranken als percentage van drankenomzet. Doel meestal 18–25% afhankelijk van type horeca.
9% BTW (verlaagd tarief): BTW-tarief voor voeding voor menselijke consumptie en bepaalde catering-situaties. Voor alle dranken (incl. alcoholvrij) geldt 21% — uitgezonderd in expliciete catering-regels.
21% BTW (algemeen tarief): Standaard BTW-tarief voor de meeste goederen en diensten in Nederland, inclusief drank en alcohol in horeca-context.
Multi-vestiging / multi-locatie: Horeca-organisatie met 2 of meer fysieke locaties. Vraagt centrale inkoop met locatie-specifieke goedkeuring en kostendrager-administratie.
Central kitchen: Centrale productiekeuken die voorbereidingen maakt voor meerdere vestigingen. Genereert eigen inkoopstromen en interne doorbelasting.
SKU (Stock Keeping Unit): Unieke productcode in voorraadadministratie. In horeca ligt het aantal SKU's vaak tussen 500 en 3.000 per locatie.
Inkoopgroep: Samenwerkingsverband van horecabedrijven die gezamenlijk inkopen om volume- en jaarbonussen te halen. Bijv. Sligro Inkoopvoordeel, Bidfood Foodservice, of regionale inkooporganisaties.
Catering-regel: BTW-uitzondering waarbij voeding en service samen onder 9% vallen, in tegenstelling tot afzonderlijke verkoop van dranken (21%) en eten (9%).
Take-away: Verkoop voor consumptie buiten de locatie. BTW-tarieven verschillen per element (eten 9%, drank 21%, verpakking 21%, bezorging 21%). Vraagt aparte regelclassificatie.