Regelniveau
Factuurregels moeten kunnen splitsen, coderen en matchen. Kopvelden alleen zijn onvoldoende voor handel en productie.
Complete gids 2026
Automatische factuurverwerking: zo werkt het in 2026
Automatische factuurverwerking gaat verder dan scan en herken. De echte winst zit in een end-to-end flow: factuurdata herkennen, grootboek en btw voorspellen, uitzonderingen laten goedkeuren en daarna betrouwbaar boeken in Exact Online.
Wat automatiseer je precies?
De term geautomatiseerde factuurverwerking wordt vaak gebruikt voor OCR alleen. In de praktijk wil finance juist minder uitzonderingen, minder overtypen en een betere audit trail tot en met de boeking.
Kop- en regelvelden herkennen uit PDF- en scanfacturen.
Grootboek, btw en dimensies voorspellen.
Goedkeuringen automatisch naar de juiste persoon sturen.
Bestellingen, ontvangsten en facturen matchen.
Boekingen terugschrijven naar Exact Online.
Correcties gebruiken om volgende voorstellen te verbeteren.
Definitie
Meer dan OCR of scan en herken
Automatische factuurverwerking begint bij herkenning, maar eindigt pas wanneer de factuur gecontroleerd in Exact Online staat. Een OCR-oplossing kan een bedrag en leverancier uitlezen; een AP-automatiseringsflow bepaalt ook of de leverancier klopt, welke grootboekrekening logisch is, welke btw-code past, wie moet goedkeuren en of de factuur mag worden geboekt.
Dat verschil is belangrijk bij groei. Bij 30 facturen per maand is sneller uitlezen vaak genoeg. Bij 300 of 1.000 facturen per maand worden uitzonderingen, autorisaties, dimensies, e-facturen en PO matching de echte bottleneck.
| Onderdeel | Waarom het telt |
|---|---|
| Herkenning | Zonder betrouwbare kop- en regeldata blijft finance alsnog controleren. |
| Codering | Grootboek, btw en dimensies bepalen of de boeking direct bruikbaar is. |
| Autorisatie | Budgethouders, inkopers en entiteiten vragen andere routes en toleranties. |
| Matching | Bestelling, ontvangst en factuur moeten op regelniveau kloppen. |
| Audit trail | Correcties, uitzonderingen en goedkeuringen moeten later uitlegbaar zijn. |
Proces
Van factuur naar boeking in vier stappen
1. Ontvangen en herkennen
PDF- en scanfacturen komen in Glimps binnen. OCR en AI halen kop- en regeldata uit de factuur.
2. AI-codering voorspellen
Glimps doet voorstellen voor grootboek, btw-code, kostenplaats en dimensies op basis van leveranciers en correcties.
3. Goedkeuren en uitzonderingen routeren
Alleen facturen met risico, budgetvragen of ontbrekende context gaan naar de juiste persoon.
4. Matchen en boeken
Bij PO-processen matcht Glimps bestelling, goederenontvangst en factuur voordat de boeking teruggaat naar Exact Online.
Selectiecriteria
Waar goede software zich onderscheidt
Veel aanbieders beloven automatische verwerking. Vergelijk daarom niet alleen herkenningspercentages, maar vooral wat er gebeurt bij uitzonderingen, nieuwe leveranciers, afwijkende btw, meerdere administraties en goederenfacturen met orderregels.
Lerende codering
Correcties op grootboek, btw en dimensies moeten volgende voorstellen verbeteren.
Exact Online context
De tool moet administraties, leveranciers, btw-codes, dimensies en boekingsregels begrijpen.
Goedkeuringslogica
Routes moeten passen bij bedrag, budgethouder, project, entiteit en inkoopcontext.
E-facturen
Leg voor UBL en Peppol vast hoe je ze buiten Glimps ontvangt totdat ondersteuning beschikbaar is.
Kostenmodel
Controleer inbegrepen volume, autorisators, administraties, overage en PO-matching add-ons.
Wat levert het op?
De grootste besparing komt niet alleen uit sneller herkennen, maar uit minder correcties, minder vragen per mail en minder handmatige boekingen.
EUR 25
Veelgebruikte benchmark voor handmatige verwerking per factuur.
EUR 2,50
Richtingwaarde voor geautomatiseerde verwerking bij stabiele flows.
EUR 75+
Glimps abonnementen starten vanaf EUR 75 per maand.
Klantresultaat: bij Vitacress Real wordt 80–90% van circa 750 facturen per maand zonder handwerk in Exact Online verwerkt.
Lees klantverhaalVeelgemaakte selectiefouten
Test het proces, niet alleen het herkenningspercentage
Een hoog herkenningspercentage zegt weinig wanneer alleen kopvelden worden gemeten. Voor finance telt of ook grootboek, btw, dimensies, goedkeuring en uitzonderingen betrouwbaar worden afgehandeld.
Vraag wat “correct” betekent
Controleer of een factuur pas als correct telt wanneer regels, codering en workflow kloppen, niet alleen leverancier en totaalbedrag.
Test echte uitzonderingen
Gebruik onbekende IBANs, dubbele factuurnummers, btw-afwijkingen, ontbrekende PO-nummers en facturen voor de verkeerde entiteit.
Reken twaalf maanden vooruit
Neem autorisators, administraties, documentvolume, implementatie, overage en PO matching mee in de totale kosten.
Wat het kost
Vaste prijs per maand, niet per document
De meeste factuurverwerking-software rekent per document, waardoor de kosten meestijgen met je volume en je rekening per maand verschilt. Glimps rekent een vast maandbedrag per volumestaffel. Hieronder staat wat dat per factuur betekent bij volledig gebruik van een staffel.
| Facturen per maand | Pakket | Per maand | Per factuur* | Extra factuur |
|---|---|---|---|---|
| tot 100 | Starter | €75 | €0,75 | €0,75 |
| tot 300 | Professional | €149 | €0,50 | €0,50 |
| tot 1.000 | Business | €399 | €0,40 | €0,30 |
* Maandbedrag gedeeld door het maximum van de staffel. Verwerk je minder facturen, dan is de prijs per factuur hoger. Autorisatieworkflows zitten vanaf Professional inbegrepen; PO matching is een add-on van €149 per maand. Jaarlijks betalen geeft 10% korting.
Implementatieplan voor Exact Online teams
De technische koppeling is zelden het moeilijkste deel. De meeste vertraging ontstaat door rommelige stamdata, onduidelijke autorisatieregels en leveranciers die facturen verschillend aanleveren. Start daarom met procesafspraken voordat je alles volledig automatiseert.
Bereken de businesscase- 1Maak leveranciers, IBANs, btw-nummers en standaardboekingen schoon.
- 2Bepaal welke facturen automatisch mogen boeken en welke review nodig hebben.
- 3Leg goedkeuringsregels vast per bedrag, entiteit, project en budgethouder.
- 4Test PDF- en scanfacturen met echte leveranciersfacturen.
- 5Meet na 30 dagen touchless rate, correcties, doorlooptijd en uitzonderingen.
Van pilot naar touchless
Bouw automatisering per leveranciersgroep op
Begin met leveranciers met herhaalbare facturen en voeg daarna complexere stromen toe. Zo verbeter je eerst herkenning en codering, daarna uitzonderingen, goedkeuring en uiteindelijk gecontroleerd boeken zonder handmatige correctie.
- 1Herkennen: kop- en regelvelden betrouwbaar uitlezen.
- 2Voorstellen: grootboek, btw, dimensie en entiteit invullen.
- 3Controleren: alleen afwijkingen en lage zekerheid reviewen.
- 4Goedkeuren: alleen noodzakelijke facturen naar budgethouders sturen.
- 5Boeken en leren: gecontroleerd terugschrijven en correcties hergebruiken.
Stuur na livegang op vijf cijfers
Automatische factuurverwerking is geen eenmalige inrichting. Bespreek deze cijfers maandelijks en pak eerst de leveranciers en regels aan die het meeste terugkerende werk veroorzaken.
- Touchless percentage
- Aantal gecorrigeerde velden
- Doorlooptijd van goedkeuring
- Meldingen van mogelijke dubbele facturen
- Leveranciers met de meeste uitzonderingen
Automatische factuurverwerking in Exact Online
Exact Online blijft het financiele systeem. Glimps voegt de slimme AP-laag toe en schrijft gecontroleerde boekingsvoorstellen terug. Zo voorkom je een apart ERP-project en houd je finance eigenaar van de data.
Lees over factuurverwerking in Exact OnlineSoftware checklist
- Werkt de oplossing met PDF- en scanfacturen in dezelfde flow?
- Leert de AI van correcties op grootboek, btw en dimensies?
- Zijn goedkeuringsregels flexibel genoeg voor budgethouder en inkoop?
- Is PO matching beschikbaar zonder groot implementatieproject?
- Zijn prijzen transparant bij groeiend factuurvolume?
Veelgestelde vragen
Wat is automatische factuurverwerking?
Automatische factuurverwerking gebruikt OCR, AI, workflows en boekhoudkoppelingen om facturen te ontvangen, herkennen, coderen, goedkeuren en boeken met zo min mogelijk handwerk.
Is automatische factuurverwerking hetzelfde als scan en herken?
Nee. Scan en herken is meestal de herkenningsstap. Automatische factuurverwerking omvat ook codering, controles, goedkeuring, PO matching en synchronisatie met Exact Online.
Wat kost automatische factuurverwerking?
Glimps Starter kost EUR 75 per maand, Professional EUR 149 per maand en Business EUR 399 per maand. De PO matching add-on kost EUR 149 per maand en jaarlijks betalen geeft 10% korting.
Wat kost automatische factuurverwerking per factuur?
Glimps rekent een vast bedrag per maand in plaats van per document. Bij volledig gebruik van een staffel komt dat neer op ongeveer EUR 0,75 per factuur bij Starter (tot 100 facturen), EUR 0,50 bij Professional (tot 300) en EUR 0,40 bij Business (tot 1.000). Extra facturen boven de staffel kosten EUR 0,75, EUR 0,50 of EUR 0,30 per stuk.
Hoeveel bespaart automatische factuurverwerking?
Een handmatige factuur kost vaak rond EUR 25 aan verwerkingstijd. Een geautomatiseerde flow kan richting EUR 2,50 per factuur gaan, afhankelijk van volume, uitzonderingen en controles.
Werkt dit met Exact Online?
Ja. Glimps is gebouwd voor Exact Online en synchroniseert leveranciers, grootboeken, btw-codes, dimensies en boekingen.
Ondersteunt Glimps Peppol of UBL?
Nee. Glimps ondersteunt vandaag PDF- en scanfacturen. Peppol- en UBL-invoer worden nog niet ondersteund.
Wanneer heb ik PO matching nodig?
PO matching is vooral relevant bij handel, productie en voorraadprocessen waar facturen moeten kloppen met bestellingen en ontvangsten.
Hoe snel kan Glimps live?
De standaardstart is Exact Online koppelen, stamdata synchroniseren, testfacturen verwerken en daarna workflowregels activeren.
Bekijk hoe Glimps facturen automatisch verwerkt
Start met Exact Online, vaste pakketten vanaf EUR 75 per maand en 10% korting bij jaarlijks betalen.