Bij Vitacress Real verwerken facturen zichzelf.
Verse kruiden uit Venlo, klanten in meer dan vijftien landen en honderden inkoopfacturen per maand. Vitacress Real laat 80 tot 90% daarvan zonder handmatig werk in Exact Online belanden. Finance kijkt alleen nog naar de uitzonderingen.
Cijfers uit de productieomgeving, aug 2025 t/m jul 2026
Wat Vitacress Real met Glimps bereikt
Vitacress Real, teler en verpakker van verse kruiden in Venlo, verwerkt met Glimps ongeveer 750 inkoopfacturen per maand in Exact Online. 80 tot 90% daarvan komt in Exact Online terecht zonder handmatig werk.
Glimps haalt de factuur uit de mailbox, codeert hem, matcht hem met de inkooporder, legt hem voor aan de juiste goedkeurder en boekt hem in Exact Online. Finance kijkt alleen nog naar de uitzonderingen.
- Boekhouding
- Exact Online
- Factuurvolume
- Ongeveer 750 facturen per maand, van 317 leveranciers
- Zonder handmatig werk
- 80 tot 90% van de facturen
- Wat Glimps doet
- Inbox Agent, codering, PO-matching, goedkeuring en boeken in Exact Online
- Live sinds
- augustus 2025
Vers product wacht op niemand. De administratie moest mee.
Vitacress Real teelt en verpakt verse kruiden in Venlo. Die kruiden liggen binnen een paar dagen in schappen door heel Europa, en dat tempo zie je terug in de administratie. Telers, vervoerders, verpakkingsleveranciers, het energiecontract: alles stuurt facturen. Samen honderden per maand, op de drukste dag 109 tegelijk.
De meeste horen bij een inkooporder, en dus bij een levering die gecontroleerd wil worden: kloppen de regels met wat er besteld én ontvangen is? Er zitten uitschieters tussen van meer dan tweehonderd regels.
Zonder hulp betekent dat: overtypen, orders en pakbonnen erbij zoeken, regels vergelijken. Bij dit volume is dat geen administratie meer. Dat is een dagtaak.
Er gebeurt van alles. Alleen niet door een mens.
Een factuur komt binnen en gaat aan het werk. Pas als er echt iets te kiezen valt, wordt er iemand bij gehaald.
Niemand sleept facturen naar binnen. De Glimps Inbox Agent haalt binnenkomende facturen zelf uit de mailbox en voegt ze toe aan Glimps.
Niemand typt over. Glimps leest de factuur tot op de regel, herkent de leverancier en zet alles klaar in de juiste administratie.
Niemand puzzelt op de boeking. Grootboek en btw-code komen uit wat er bij deze leverancier eerder écht geboekt is. Geen gokwerk.
Niemand pakt de bestelling erbij. Dat heeft Glimps al gedaan: factuur, order en ontvangst naast elkaar. Klopt het, dan mag hij door.
Niemand mailt "mag dit akkoord?" De factuur ligt vanzelf klaar bij de collega die het weten kan, met de bestelling ernaast. Finance ziet centraal wat er nog openstaat.
Niemand boekt hem in. Staat alles op groen, dan maakt Glimps de boeking vanzelf aan in Exact Online.
Bij elke boeking in Exact Online blijft de context bewaard: welke order, welke afwijking, wie akkoord gaf.
Klopt wat er gefactureerd is met wat er besteld en geleverd is?
Bij inkoopfacturen is dat de vraag waar het echt om draait. Het is ook precies de check die handmatig de meeste tijd kost: order erbij zoeken, pakbon erbij zoeken, regels vergelijken.
Glimps legt factuur, bestelling en ontvangst regel voor regel naast elkaar, binnen toleranties die Vitacress Real zelf instelde. Bijna altijd is het antwoord duidelijk genoeg om zonder mens door te gaan. En wijkt er iets af? Dan ziet finance precies wát er afwijkt. Zoeken hoeft niet meer.
van de PO-matches automatisch
Ter context: 69% van alle facturen bij Vitacress Real verwijst naar een inkooporder.
Zelf zien hoe PO-matching werkt?
De interactieve demo laat de hele route zien, van herkenning tot boeking in Exact Online.
Facturen vinden zelf de juiste goedkeurder.
Ongeveer een kwart van de facturen heeft een akkoord nodig, van veertien verschillende collega’s verspreid over het bedrijf. Vroeger was dat mailen, doorsturen en nog eens vriendelijk herinneren.
Nu bepalen de eigen regels van Vitacress Real wie een factuur te zien krijgt. Die collega ziet bij het goedkeuren de hele factuur, met de bestelling en eventuele afwijkingen ernaast. Een AI-inzicht verzamelt daarbij alvast de context: wat voor factuur dit is, en wat er opvalt. Beoordelen kan direct, zonder zelf iets op te zoeken.
goedkeurders door het hele bedrijf
goedkeuringsregels ingericht
goedkeuringen automatisch gerouteerd
Finance bestuurt de uitzonderingen, niet iedere factuur.
De standaardstroom loopt vanzelf. Wat overblijft zijn de gevallen waar een mens echt iets van moet vinden, en die staan klaar met alle context erbij.
boekingen aangemaakt in Exact Online
factuurregels verwerkt
leveranciers in één gecontroleerde stroom
Vragen over Vitacress Real en Glimps
Hoeveel facturen verwerkt Vitacress Real met Glimps?
Ongeveer 750 inkoopfacturen per maand. Van augustus 2025 tot en met juli 2026 gingen er in totaal 5.520 facturen door Glimps, van 317 leveranciers.
Welk deel van de facturen gaat zonder handmatig werk?
80 tot 90% van de facturen komt in Exact Online terecht zonder dat iemand ze aanraakt. Finance kijkt alleen naar de uitzonderingen.
Hoe snel was Glimps bij Vitacress Real in gebruik?
De omgeving werd op 19 augustus 2025 aangemaakt. Op 22 augustus 2025 liep de eerste factuur in productie. Daarna zette Glimps de functies stap voor stap aan: de eerste goedkeuring liep in december 2025, de eerste PO-match in januari 2026.
Werkt dit met Exact Online?
Ja. Glimps is gebouwd voor Exact Online. Bij Vitacress Real koppelt Glimps elke factuur aan de administratie en leverancier uit Exact Online en maakt het de boeking daar zelf aan. Tot en met juli 2026 waren dat 5.517 boekingen.
Hoe werkt PO-matching bij Vitacress Real?
Glimps legt factuur, bestelling en ontvangst regel voor regel naast elkaar, binnen toleranties die Vitacress Real zelf instelde. 69% van alle facturen verwijst naar een inkooporder. Van de 957 vastgelegde PO-matches gingen er 944 automatisch, dat is 98,6%.
Wat gebeurt er met uitzonderingen?
Glimps laat een factuur alleen zelf door als de controles kloppen. Ontbreekt er iets, wijkt een bedrag af of past de order niet, dan komt die factuur bij de juiste persoon terecht, met de afwijking en de bestelling erbij. Facturen die een akkoord nodig hebben, ongeveer een kwart, gaan via de eigen goedkeuringsregels van Vitacress Real (21 in totaal) naar een van veertien goedkeurders.