Scenario 1
Prijsverschil binnen tolerantie
Wat Glimps controleert
Afwijkingspercentage, bedrag en leverancierbeleid.
Actie
Automatisch goedkeuren en boeken.
Automatische ordermatching
Bestellingen, ontvangsten en facturen automatisch matchen in Exact Online
Bestellingen matchen in Exact Online wordt pas echt waardevol wanneer facturen automatisch worden gecontroleerd tegen wat besteld en ontvangen is. Glimps ondersteunt geautomatiseerde ordermatching op kop- en regelniveau, met duidelijke uitzonderingen voor finance en inkoop.
AP-cockpit
Live overzicht
2-way match
PO + factuur
Controleert of de factuur past bij de inkooporder.
3-way match
PO + ontvangst + factuur
Controleert ook of de goederen of diensten daadwerkelijk ontvangen zijn.
Toleranties
Regels per afwijking
Bijvoorbeeld prijsverschil onder 2 procent automatisch goedkeuren, groter verschil blokkeren.
Benchmark: Ardent Partners (2024) rapporteerde gemiddeld $9,40 kost per factuur, 9,15 dagen verwerking en 32,6% straight-through processing. Bron
Klopt dit met jouw situatie?
Voor wie deze oplossing wel — en niet — werkt
Past goed
- Je hebt PO-gestuurde inkoop of goederenontvangsten.
- Je wilt facturen alleen automatisch boeken wanneer prijs en hoeveelheid kloppen.
- Je wilt kleine toleranties automatiseren en echte afwijkingen escaleren.
Minder logisch
- Je gebruikt geen PO-proces en hebt alleen kostenfacturen zonder bestelling.
- PO- of ontvangstdata is nergens digitaal beschikbaar.
Procesontwerp
Van binnenkomst tot gecontroleerde boeking
Glimps neemt de routine over zodat finance zich op de uitzonderingen kan richten — niet op het overtikken.
01
1. PO-referentie vinden
Glimps zoekt PO-nummers op de factuur en kan ook matchen op leverancier, regels en bedragen wanneer de referentie ontbreekt.
02
2. Regeldata vergelijken
Artikel, omschrijving, hoeveelheid, prijs, btw en totaal worden naast PO- en ontvangstdata gelegd.
03
3. Tolerantie toepassen
Kleine verschillen kunnen automatisch worden verwerkt. Afwijkingen buiten beleid worden geblokkeerd.
04
4. Exception owner bepalen
Prijsverschillen gaan naar inkoop, ontvangstproblemen naar operations of magazijn, boekingsvragen naar finance.
Waar het vastloopt
De echte waarde zit in de uitzonderingen
Hoge-volume AP-automatisering verdient zich pas terug als duidelijk wordt wat veilig automatisch kan doorlopen — en wat bewust door een mens beoordeeld moet worden.
Gericht op uitzonderingen, niet op overtikken
Regelniveau is belangrijk
Een totaalbedrag kan kloppen terwijl individuele regels verkeerd zijn. Voor handels- en maakbedrijven is regelniveau noodzakelijk.
PO staat niet altijd netjes op de factuur
Leveranciers gebruiken soms eigen referenties, meerdere POs of afwijkende artikelcodes.
Niet elke afwijking is fout
Een klein prijsverschil, deelontvangst of geaccepteerde vrachtregel moet niet dezelfde behandeling krijgen als een echte mismatch.
Concrete uitzonderingen
Hoe Glimps omgaat met de gevallen die anders blijven liggen
Scenario 2
Ontvangst ontbreekt
Wat Glimps controleert
PO-status, goederenontvangst en open hoeveelheid.
Actie
Blokkeren tot ontvangst geboekt is.
Scenario 3
Factuur verwijst naar meerdere POs
Wat Glimps controleert
Regelsplitsing, leverancier, bedragen en open PO-regels.
Actie
Regels matchen per PO of naar review sturen.
Exact Online setup checklist
De randvoorwaarden om deze oplossing in productie te krijgen.
- PO- en ontvangstdata is digitaal beschikbaar.
- Leveranciers gebruiken PO-nummers zoveel mogelijk op facturen.
- Toleranties zijn per categorie of leverancier bepaald.
- Exception owners zijn duidelijk: finance, inkoop, magazijn, operations.
Wat Glimps voor je automatiseert
De concrete onderdelen van het proces die Glimps overneemt.
- PO-herkenning vanaf facturen.
- Header- en line-level matching.
- 2-way en 3-way matching met toleranties.
- Exception routing met audit trail.
FAQ
Veelgestelde vragen
Specifieke vragen over deze oplossing voor bestellingen matchen in exact online.
Wil je het zelf zien?Open de demo
2-way vergelijkt factuur met PO. 3-way vergelijkt factuur, PO en goederenontvangst, zodat je ook weet of de goederen werkelijk ontvangen zijn.
Ja. Je kunt toleranties instellen zodat kleine verschillen automatisch doorlopen en grotere afwijkingen geblokkeerd worden.
Dan kan matching soms alsnog via leverancier, bedragen en regels. Als de match onzeker is, gaat de factuur naar review.
Verder lezen
Gerelateerde oplossingen
Productie & maakindustrie
Grondstoffen, componenten, deelleveringen en kwaliteitscontroles.
Bekijk oplossing
Handel & groothandel
Hoge leveranciersvolumes, PO-regels, vracht en deelontvangsten.
Bekijk oplossing
High-volume factuurverwerking
Voor teams waar handmatige AP-capaciteit niet meer schaalt.
Bekijk oplossing
Klaar om bestellingen matchen in exact online te automatiseren?
Open de demo om Glimps zelf in actie te zien, of bekijk hoe een Professional pakket eruitziet voor jouw volume.