Gebruiksvoorwaarden

1. Definities

Glimps: Glimps, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94781745, gevestigd aan de Sint Lambertusweg 18, 5953 CJ Reuver. Btw-identificatienummer NL005109001B71. Hierna "Glimps" of "wij".

Klant: de onderneming die met Glimps een overeenkomst sluit. De Dienst is uitsluitend bestemd voor zakelijk gebruik. Consumenten kunnen geen Klant zijn.

Dienst: het Glimps-platform voor geautomatiseerde factuurverwerking op platform.useglimps.com, de upload- en e-mailintake en de koppelingen met systemen van derden.

Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens de Klant toegang heeft tot de Dienst, in de rol van beheerder, gebruiker of autorisator.

Klantdata: alle gegevens die via het account van de Klant in de Dienst worden verwerkt, waaronder facturen, e-mailgegevens, leveranciersgegevens en boekhouddata.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de Dienst en voor elke overeenkomst tussen Glimps en de Klant.

2.2 Door een account aan te maken of de Dienst te gebruiken, verklaart de Gebruiker bevoegd te zijn om de Klant te binden.

2.3 Afwijkingen gelden alleen als wij die schriftelijk zijn overeengekomen. Inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de Klant wijzen wij uitdrukkelijk van de hand.

3. De Dienst

3.1 Glimps is een platform voor geautomatiseerde factuurverwerking.

3.2 AI-uitvoer is niet foutloos. De uitvoer van de Dienst is een voorstel en kan onjuistheden bevatten. De Klant blijft verantwoordelijk voor de controle en de goedkeuring van boekingen en voor de juistheid van zijn administratie. Facturen worden pas geboekt na de controle- en goedkeuringsstappen die de Klant zelf instelt. Kiest de Klant voor een hogere mate van automatische verwerking, dan is dat voor rekening en risico van de Klant. Waar de Gebruiker in de Dienst met AI werkt, maken wij dat kenbaar.

3.3 Glimps mag de Dienst wijzigen en verbeteren. Vervalt daardoor wezenlijke functionaliteit, dan informeren wij de Klant waar redelijk ten minste 30 dagen vooraf. Bij een dringende wijziging om redenen van beveiliging, wetgeving of continuïteit mogen wij sneller handelen.

4. Accounts en beveiliging

4.1 De Klant is verantwoordelijk voor het beheer van zijn Gebruikers en hun rollen, en voor de geheimhouding van inloggegevens.

4.2 Glimps ondersteunt tweefactorauthenticatie en kan die verplicht stellen.

4.3 Het klikken op een goedkeurings- of afwijzingslink in een e-mail geldt als een aan de Klant toerekenbare goedkeuringshandeling. De Klant zorgt ervoor dat het betreffende e-mailaccount alleen toegankelijk is voor de bevoegde autorisator.

4.4 De Klant meldt vermoed misbruik van accounts direct aan Glimps.

5. Koppelingen met systemen van derden

5.1 De Klant kan de Dienst koppelen aan systemen van derden, waaronder Exact Online en Microsoft 365. De Klant staat ervoor in dat hij bevoegd is om die koppelingen te leggen. Dat betekent onder meer dat de gekoppelde mailbox door de onderneming voor factuurontvangst wordt gebruikt en dat betrokken medewerkers hierover zijn geïnformeerd.

5.2 Voor die systemen gelden de voorwaarden van de betreffende derde. Glimps is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid of de werking daarvan.

5.3 Bij het koppelen van een mailbox verwerkt Glimps berichten in die mailbox om facturen te herkennen. De omvang daarvan staat in onze privacyverklaring en verwerkersovereenkomst.

6. Fair use en verboden gebruik

6.1 Op het gebruik van de Dienst is ons fair-usebeleid van toepassing.

6.2 Gebruik door accountants- en administratiekantoren voor de administraties van hun klanten is toegestaan wanneer het gekozen plan of een aanvullende schriftelijke afspraak dat ondersteunt. De afnemer blijft verantwoordelijk voor de instructies en de grondslagen van die administraties.

6.3 Het is niet toegestaan om de Dienst te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden, om de Dienst of onderliggende systemen te verstoren, te reverse-engineeren of zonder toestemming door te verkopen, om inloggegevens met onbevoegden te delen, of om gegevens te verwerken waarvoor de Klant geen grondslag heeft.

7. Prijzen en betaling

7.1 Bij een maandplan factureren wij per maand vooraf. Een jaarplan factureren wij voor twaalf maanden vooraf, met 10% korting op de toepasselijke maandtarieven. Verbruik boven de inbegrepen bundel factureren wij maandelijks achteraf, tegen het tarief op de prijspagina of in de offerte.

7.2 Prijzen zijn in euro's en exclusief btw.

7.3 Betaling loopt via onze betaaldienstverlener Mollie.

7.4 Betaalt de Klant niet op tijd, dan mogen wij na aanmaning de toegang opschorten.

7.5 Glimps mag prijzen aanpassen met ten minste 30 dagen aankondiging vooraf. Voor een lopend jaarplan gaat een verhoging pas in bij de eerstvolgende verlenging. Afwijkende prijsafspraken die wij schriftelijk met een Klant hebben gemaakt, blijven gelden.

8. Beschikbaarheid en ondersteuning

8.1 Wij leveren de Dienst op basis van best efforts. Wij garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid. Er geldt geen SLA, tenzij wij die uitdrukkelijk in een aparte schriftelijke overeenkomst zijn overeengekomen.

8.2 Gepland onderhoud voeren wij waar mogelijk buiten kantooruren uit. Bij verwachte impact kondigen wij dit vooraf aan.

8.3 Ondersteuning loopt via [email protected]. Er gelden geen formele supporturen en geen gegarandeerde reactietijden, tenzij apart schriftelijk overeengekomen.

9. Klantdata en privacy

9.1 Klantdata blijft eigendom van de Klant. De Klant verleent Glimps een licentie om Klantdata te verwerken, voor zover dat nodig is om de Dienst te leveren.

9.2 Voor persoonsgegevens in Klantdata is Glimps verwerker. De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de overeenkomst.

9.3 Correcties en leergedrag gebruiken wij uitsluitend binnen het account van de betreffende Klant, voor klantspecifieke voorstellen. Wij gebruiken Klantdata niet om over klanten heen te trainen of te leren. Uitsluitend daadwerkelijk geanonimiseerde statistieken, die niet tot een Klant of persoon herleidbaar zijn, gebruiken wij om de Dienst te beheren en te verbeteren.

9.4 Glimps gebruikt AI-modellen van derden. De actieve aanbieders zijn Google en OpenAI. Wij gebruiken daarvoor uitsluitend zakelijke API-accounts. De functies, verwerkingslocaties en waarborgen per aanbieder staan in de subverwerkerslijst. Een nieuwe aanbieder nemen wij vooraf op in de subverwerkerslijst, volgens de verwerkersovereenkomst.

9.5 Wij zetten bij geen enkele modelaanbieder de instelling aan waarmee die aanbieder Klantdata mag gebruiken om zijn algemene modellen te trainen of te verbeteren. Retentie voor beveiliging en misbruikcontrole staat daar los van en is beschreven in het bewaartermijnenbeleid.

9.6 Glimps gebruikt in het platform standaard productanalytics en sessieherhaling voor beveiliging, foutopsporing en productverbetering. Alle invoervelden en alle weergegeven tekst worden daarbij gemaskeerd. De Klant informeert zijn Gebruikers hierover. Een Gebruiker of beheerder kan hiertegen bezwaar maken via [email protected]; wij schakelen het dan uit voor die gebruiker of voor de hele organisatie. Deze contractuele afspraak vervangt geen toestemming van een individuele Gebruiker waar de wet die apart vereist.

10. Intellectuele eigendom

10.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst berusten bij Glimps of haar licentiegevers. De Klant krijgt een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

11. Aansprakelijkheid

11.1 Voor zover rechtens toegestaan is de totale contractuele aansprakelijkheid van Glimps, per gebeurtenis of reeks samenhangende gebeurtenissen, beperkt tot de vergoedingen die de Klant in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Glimps heeft betaald. Wettelijke aanspraken, bevoegdheden van toezichthouders en dwingendrechtelijke uitzonderingen blijven onverkort gelden.

11.2 Glimps is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen en gevolgschade.

11.3 Glimps is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van: (a) onjuiste of onvolledige Klantdata; (b) facturen die de Klant heeft goedgekeurd of die op basis van instellingen van de Klant automatisch zijn geboekt; (c) beslissingen op basis van AI-voorstellen zonder de in de Dienst voorziene controle; (d) storingen bij derden, waaronder Exact Online, Microsoft, Mollie en hostingpartijen.

11.4 Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Glimps.

11.5 De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid, de volledigheid en de tijdigheid van zijn administratie en belastingaangiften, waaronder de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar op grond van artikel 52 AWR en artikel 2:10 BW. De Dienst ondersteunt daarbij, maar neemt die verantwoordelijkheid niet over.

12. Duur en beëindiging

12.1 Een maandplan loopt per maand en kan op elk moment worden opgezegd tegen het einde van de lopende betaalde maand. Een jaarplan loopt twaalf maanden en kan op elk moment worden opgezegd tegen het einde van de lopende jaarperiode. Zonder tijdige opzegging verlengt het plan telkens met dezelfde periode.

12.2 Beide partijen kunnen de overeenkomst direct beëindigen bij faillissement, surseance van betaling, of bij een wezenlijke tekortkoming die niet binnen 14 dagen na ingebrekestelling is hersteld.

12.3 Export van uw gegevens. De Klant kan op elk moment een volledige export van zijn exporteerbare Klantdata en de bijbehorende metadata aanvragen via [email protected]. Wij leveren die in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, binnen 30 kalenderdagen na het verzoek. Aan een export zijn geen kosten verbonden. Wij leveren geen gegevens die de intellectuele eigendomsrechten of bedrijfsgeheimen van Glimps zouden aantasten.

12.4 Overstappen naar een andere aanbieder. Voor zover de EU Data Act op ons van toepassing is, geldt een maximale opzeg- en voorbereidingstermijn van twee maanden, gevolgd door een overgangsperiode van maximaal 30 kalenderdagen. Tijdens die overgangsperiode blijft uw toegang tot export bestaan. Wij brengen voor een overstap geen kosten in rekening.

12.5 Na het einde van de overeenkomst blijven uw gegevens 90 dagen bewaard. In die periode kunt u exporteren en kunt u uw account heropenen zonder verlies van gegevens. Daarna verwijderen wij Klantdata binnen 30 dagen uit onze productieomgeving, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om die te bewaren. Kopieën in back-ups vervallen binnen maximaal 30 dagen daarna. Wilt u een langere bewaartermijn, vraag die dan schriftelijk aan vóór het einde van de overeenkomst.

12.6 De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn wettelijke bewaarplichten. Glimps is de laag waarin factuurwerk gebeurt en is zonder aparte schriftelijke archiefovereenkomst niet uw wettelijke langetermijnarchief. Zorg dat de export vóór verwijdering in Exact Online of een ander controleerbaar archief staat.

13. Wijzigingen van deze voorwaarden

13.1 Glimps kan deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen kondigen wij ten minste 30 dagen vooraf aan, per e-mail of in het platform. Aanvaardt de Klant een wezenlijke wijziging niet, dan kan hij opzeggen tegen de datum waarop die wijziging ingaat.

13.2 Bij acceptatie van een account of een contract leggen wij vast welke versie van deze voorwaarden is aanvaard.

14. Overig

14.1 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Limburg, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

14.2 Glimps mag de overeenkomst overdragen aan een groepsmaatschappij of in het kader van een bedrijfsoverdracht. Wij informeren de Klant daarover.

14.3 Is een bepaling nietig, dan blijven de overige bepalingen van kracht.

Contact: Glimps · Sint Lambertusweg 18, 5953 CJ Reuver · KvK 94781745 · btw NL005109001B71 · [email protected]