Oplossing voor automotive

Factuurverwerking voor automotive bedrijven met Exact Online

In automotive zit complexiteit in identificatie. Een onderdelenfactuur moet gekoppeld worden aan het juiste voertuig, een garantiekosten aan de juiste claim, een leasekostenfactuur aan het juiste contract. Glimps doet die identificatie automatisch op basis van chassisnummer, kenteken en historische data.

Open interactieve demo Bekijk prijzen

AP-cockpit

Live overzicht

Automotive & dealers

Typische bottleneck

Voertuig-koppeling

De factuur is duidelijk; bepalen aan welk chassisnummer of contract hij hangt is het werk.

Belangrijkste controle

Garantie of klant

Een garantieclaim wordt anders geboekt dan een klantkost. Verkeerd hier en de marge verdwijnt.

Operationele winst

Snellere doorbelasting

Klanten betalen sneller als facturen sneller worden doorbelast — Glimps versnelt dat met dagen.

Benchmark: Ardent Partners (2024) rapporteerde gemiddeld $9,40 kost per factuur, 9,15 dagen verwerking en 32,6% straight-through processing. Bron

Context

Hoe factuurverwerking eruitziet in automotive & dealers

Automotive-finance werkt met een eigen taal: chassisnummers, kentekens, werkordernummers, contractnummers en garantieclaims. Een gemiddeld dealerbedrijf met 1 vestiging verwerkt 200–500 inkoopfacturen per maand; een groep met meerdere merken en vestigingen al snel 1.000–3.000. De volumes zijn fors, maar wat de werkelijke complexiteit bepaalt is identificatie: aan welk specifiek voertuig of contract hangt deze factuur? Zonder die koppeling kun je niet doorbelasten naar de klant, niet de marge per voertuig sturen, en niet de wagenparkkosten correct alloceren.

Garantieclaims voegen nog een dimensie toe. Een onderdelenfactuur kan deels worden vergoed door de importeur (fabrieksgarantie), deels door de klant zelf (uit garantie of slijtdeel), en deels door de dealer (coulance). Die splitsing moet exact: een verkeerd doorbelaste post kost direct marge of, erger, leidt tot rekening-correcties weken later die de klant niet meer accepteert. Voor leasebedrijven en wagenparkbeheerders is de verdeling tussen vergoede schade en niet-vergoede slijtage een dagelijkse bron van administratieve frictie.

Daar bovenop werken veel dealers met een Dealer Management System (DMS) voor voertuig-, klant-, contract- en werkorderadministratie naast hun boekhouding in Exact Online. De inkoopfactuur moet beide werelden samenbrengen: chassisnummer en werkorder uit het DMS of de Exact Online voertuig-administratie, kosten- en BTW-codes uit Exact Online, en doorbelaste regels naar de klantfactuur. Zonder slimme automatisering blijft dit handwerk per factuur — bij hoge volumes telt dat snel op tot serieuze administratieve kosten.

Glimps automatiseert deze identificatie en koppeling. VIN-extractie uit factuurregels, automatische match met voertuigen en contracten in Exact Online (of via API met het DMS), splitsing van garantieclaims volgens importeurregels, en doorbelasting voorbereid voor klantfacturatie. Het resultaat: een dealer of leasebedrijf draait zijn AP-team af van handmatig overtikken naar uitzonderingsmanagement, en finance ziet realtime de werkplaats- en wagenparkmarge per voertuig.

Klopt dit met jouw situatie?

Voor wie deze oplossing wel — en niet — werkt

Past goed

Je verwerkt onderdelen-, garantie- of werkplaatskosten die per voertuig of klant worden geboekt.
Wagenpark- of leasekostenfacturen moeten naar het juiste voertuig of contract.
Je werkt met meerdere merken, importeurs of dealerlocaties.

Minder logisch

Je hebt geen voertuig- of contractadministratie in Exact Online of een gekoppeld DMS.
Je verwerkt voornamelijk eenvoudige kostenfacturen.

Procesontwerp

Van binnenkomst tot gecontroleerde boeking

Glimps neemt de routine over zodat finance zich op de uitzonderingen kan richten — niet op het overtikken.

1. Onderdelen- of werkplaatsfactuur

Glimps extraheert chassisnummer, kenteken, onderdeelnummers en arbeidsuren uit factuurregels.

2. Voertuig of klant koppelen

Op basis van chassisnummer, kenteken of klantreferentie wordt de juiste eenheid gevonden.

3. Garantie of klant bepalen

Importeur-garantieregels, claimstatus en contractdata bepalen of doorbelast moet worden.

4. Boeken in Exact Online

Per voertuig of contract correct geboekt, met juiste BTW en doorbelastingsstatus.

Waar het vastloopt

De echte waarde zit in de uitzonderingen

Hoge-volume AP-automatisering verdient zich pas terug als duidelijk wordt wat veilig automatisch kan doorlopen — en wat bewust door een mens beoordeeld moet worden.

Gericht op uitzonderingen, niet op overtikken

Veel verschillende leveranciers

Importeurs, onderdelengroothandels, banden, gereedschap, schadeherstel, schoonmaak, marketing, leasings — gemiddeld 80–200 actieve leveranciers per dealer. Elk met eigen factuurformaat. Klassieke OCR vraagt templates per leverancier; Glimps werkt direct via semantische extractie.

Garantieclaims splitsen

Importeur dekt fabrieksgarantie, verzekering dekt schade, klant betaalt slijtage, dealer absorbeert coulance. Per garantieclaim is de splitsing complex en de werkelijke verdeling is een operationele beslissing van de werkplaats- of finance-administratie, niet van factuurverwerking zelf.

Wagenpark- en leasekosten per voertuig

Verzekering, onderhoud, brandstof, schade, banden, schoonmaak — allemaal per voertuig en contract te koppelen. Zolang voertuig- en contractadministratie aan de Exact Online kant beschikbaar is, kan Glimps de factuur op de juiste kostendrager boeken.

VIN- en kenteken-identificatie op regelniveau

Eén factuur kan onderdelen voor 5+ voertuigen omvatten. Elke regel moet apart aan het juiste voertuig hangen. Glimps extraheert VIN, kenteken en werkordernummer per regel uit de factuuromschrijving.

Doorbelasting werkplaats naar klant

Onderdelen en arbeid die de werkplaats inkoopt voor een specifieke klantreparatie moeten doorbelast op de klantfactuur. Niet doorbelasten kost direct marge. De koppeling tussen inkoopfactuur en klantfactuur loopt typisch via werkordernummer in Exact Online.

DMS-koppeling met Exact Online

Voertuigen, klanten en werkorders worden vaak in een Dealer Management System (DMS) onderhouden, terwijl de boekhouding in Exact Online staat. Zonder gestructureerde koppeling tussen de twee raken systemen uit sync — vooral bij prijswijzigingen of werkorder-correcties.

Verdieping

VIN-, kenteken- en werkordernummer-herkenning op factuurregels

Onderdelenfacturen, schadefacturen en werkplaatsfacturen koppelen aan een specifiek voertuig is in automotive elementair. Glimps doet dit semantisch op regelniveau.

Een Vehicle Identification Number (VIN) is een 17-cijferige code die elk voertuig in de wereld uniek identificeert. Op een onderdelenfactuur staat de VIN vaak in de regelomschrijving samen met het werkordernummer en het kenteken — bijvoorbeeld: "Remblokken VW Golf 7, VIN WVWZZZ1KZAW123456, WO-2026-04823, kenteken 12-AB-CD". Voor de boekhouding moet die regel gekoppeld worden aan het juiste voertuig in Exact Online of het DMS, anders kun je de kost niet doorbelasten of marge tracken.

Glimps gebruikt semantische extractie om VIN, kenteken en werkordernummer uit factuurregels te halen — zonder dat IT templates per leverancier hoeft op te stellen. Een onderdelenleverancier zoals Stahlgruber, een schadeherstelbedrijf zoals Schadenet, of een banden-importeur zoals Bandengarant: elk gebruikt zijn eigen factuurformat, maar Glimps herkent de patronen op regelniveau zonder configuratie. Bij meerdere voertuigen op één factuur (vaak het geval bij groothandels) wordt elke regel apart geclassificeerd.

Wanneer voertuig- en werkorderdata in Exact Online beschikbaar zijn (rechtstreeks of via een DMS-koppeling), kan Glimps de geëxtraheerde VIN, kenteken of werkordernummer matchen tegen die stamdata. Niet matchend? Dan routeert Glimps de factuur naar de werkplaatsmanager voor handmatige toewijzing — sneller dan de hele factuur uitzoeken, alleen de match bevestigen.

Voor dealers die een DMS naast Exact Online gebruiken: zolang de voertuig- en contractadministratie ook in Exact Online beschikbaar is (rechtstreeks of via een synchronisatie tussen DMS en ERP), kan Glimps op die data matchen. Voor jouw specifieke setup — welk DMS, hoe de sync nu loopt — kijken we graag mee.

Concrete uitzonderingen

Hoe Glimps omgaat met de gevallen die anders blijven liggen

Scenario 1

Onderdelenfactuur zonder chassisnummer

Wat Glimps controleert

Werkorder, onderdeelnummer, klantreferentie, eerdere boekingen, datum versus openstaande WO.

Actie

Voorstel voertuig op patroon of routeer naar werkplaats voor toewijzing.

Scenario 2

Schadefactuur zonder verzekeringsclaim-referentie

Wat Glimps controleert

Werkorder-koppeling, factuurtekst, eerdere boekingen.

Actie

Routeer naar schade-administratie voor claim-koppeling.

Scenario 3

Werkorder gesloten maar nog steeds facturen binnen

Wat Glimps controleert

Werkorder-status, datum-overlap, eerder gefactureerd.

Actie

Heropen werkorder of escaleer naar werkplaatsmanager.

Software-omgeving

Hoe Glimps in jouw software-stack past

Glimps werkt native met Exact Online inclusief de Voertuigen-, Klant- en Project-modules die automotive-bedrijven gebruiken voor voertuig-, contract- en werkorderadministratie. Voor dealers en garages die hun voertuigregistratie in Exact Online voeren, is dit de natuurlijke integratie zonder omwegen.

Voor dealers met een DMS naast Exact Online: voertuig- en werkorderdata blijven in het DMS waar werkplaats en sales mee werken; inkoopfactuur en boeking lopen via Glimps en Exact Online waar finance mee werkt. De afhankelijkheid is dat de relevante voertuig-, contract- en werkorder-data ook in Exact Online beschikbaar is — vaak al het geval omdat veel DMS-systemen dit synchroniseren met de boekhouding.

Garantieclaim-portalen van importeurs leveren PDF-facturen die Glimps kan inlezen via dezelfde semantische extractie als andere factuurformaten. De feitelijke claim-administratie en -indiening bij de importeur blijft een proces dat de werkplaats- of finance-administratie zelf voert.

Voor leasebedrijven en wagenparkbeheerders blijft het wagenparkonderhoud, contractwijzigingen en schadeafhandeling in de bestaande leasebeheersoftware. Glimps richt zich op de inkoopfacturen die binnenkomen — facturen worden ingelezen en gekoppeld aan kostendragers in Exact Online. De afhankelijkheid is dat de relevante voertuig- en contractdata ook in Exact Online benaderbaar is.

Businesscase

Wat het oplevert voor automotive & dealers

Scenario

Multi-merkdealer met 3 vestigingen, ~1.200 facturen per maand, gekoppeld DMS en 2 FTE finance.

Tijd per factuur handmatig (incl. VIN-koppeling + garantiesplit)6–10 minuten

Tijd per factuur met Glimps45 sec voor uitzonderingen

Maandelijkse tijdwinst~140 uur (≈1 FTE)

Voorkomen garantie-mis-administratie€15.000–€40.000/jaar

Snellere klantfacturatie (1–3 dagen sneller × 1.000 facturen)Werkkapitaal-versnelling €30.000–€90.000

Glimps Business€399/mnd = €4.788/jr

Netto besparing jaar 1€55.000–€100.000

Payback

Payback meestal binnen 4–6 weken. Voor multi-merkdealers en leasebedrijven is de combinatie van werkplaatsmarge-inzicht plus garantie-correctheid plus snellere klantfacturatie de drie-staps-versnelling die de meeste AP-investeringen niet leveren. Bij volumes onder 500 facturen per maand werkt Glimps Professional ook prima zonder DMS-koppeling.

Exact Online setup checklist

De randvoorwaarden om deze oplossing in productie te krijgen.

Voertuigen en contracten in Exact Online of gekoppeld DMS.
Importeur-garantieregels per merk gedocumenteerd.
BTW-regels voor onderdelen en arbeid correct.
Goedkeuringsmatrix per dealer-locatie of werkplaatsmanager.

Wat Glimps voor je automatiseert

De concrete onderdelen van het proces die Glimps overneemt.

VIN-, kenteken- en werkordernummer-herkenning op factuurregels.
Match tegen voertuig- en contractadministratie wanneer beschikbaar in Exact Online.
Routeer naar werkplaatsmanager bij ontbrekende koppeling.

FAQ

Veelgestelde vragen

Specifieke vragen over deze oplossing voor automotive & dealers.

Wil je het zelf zien?Open de demo

Ja. Glimps herkent VIN-codes, kentekens en werkordernummers en koppelt deze aan voertuigen in Exact Online of een gekoppeld DMS.

Onze native koppeling is met Exact Online. Voor specifieke DMS-koppelingen werken we met API-integraties — neem contact op voor jouw setup.

Begrippenlijst

Termen die in automotive & dealers dagelijks voorbijkomen

VIN (Vehicle Identification Number): 17-cijferige unieke voertuigcode, internationaal gestandaardiseerd. Centraal bij koppeling van facturen aan specifieke voertuigen, garantieclaims en doorbelasting.
DMS (Dealer Management System): Specifiek dealer-ERP dat voertuigen, klanten, contracten en werkorders bijhoudt. Vereist meestal een koppeling met de boekhouding (Exact Online) zodat voertuig- en contractdata aan beide kanten beschikbaar is.
Werkordernummer / Work Order: Unieke code voor een specifieke reparatie of onderhoudsbeurt. Wordt gebruikt om onderdeel- en arbeidskosten te bundelen voor één klant of voertuig.
Fabrieksgarantie / Factory warranty: Garantie van de fabrikant via de importeur, typisch 2–4 jaar of 60.000–100.000 km. Glimps splitst gedekte van niet-gedekte kosten automatisch.
Coulance: Vrijwillige bijdrage van de dealer of importeur aan een reparatie buiten garantie, om de klantrelatie te behouden. Vereist aparte boeking om winstgevendheid per voertuig zichtbaar te houden.
Kenteken-koppeling: Het automatisch matchen van een factuur of factuurregel aan een voertuig op basis van het Nederlandse kenteken. Glimps gebruikt dit als secundair signaal naast VIN.
Onderdelenfactuur / Parts invoice: Factuur van een onderdelenleverancier (Stahlgruber, Mister Auto, Bosch Service, importeur-onderdelen). Bevat doorgaans VIN, werkordernummer en specifieke onderdeelnummers.
Schadeclaim / Damage claim: Reparatiekost door externe schade die deels of geheel door verzekering wordt vergoed. Vereist split tussen klant, verzekeraar en eventueel dealer-coulance.
Operational lease vs financial lease: Operational lease: leasenemer gebruikt het voertuig, leasegever blijft eigenaar en draagt onderhoud. Financial lease: leasenemer wordt economisch eigenaar en draagt zelf onderhoud. Verschillend doorbelastingsregime per type.
RDW: Rijksdienst voor het Wegverkeer. Centrale Nederlandse autoriteit voor voertuigregistratie, kentekens en typegoedkeuringen. Bron voor officiële voertuigdata bij Glimps koppelingen.
Aftermarket / Independent shop: Garagebedrijf zonder dealer-merkbinding dat voor meerdere merken werkt. Garantieclaim-flow loopt typisch via verzekeraar of klant, niet via importeur.
Marge per voertuig: Werkplaatsomzet minus directe kosten (onderdelen, arbeid, externe specialisten) per individueel voertuig. Centraal stuurinstrument voor dealers; vereist exacte VIN-koppeling van elke kostpost.