Oplossing voor transport

Factuurverwerking voor transport en logistiek met Exact Online

Een transportbedrijf krijgt inkoopfacturen van alle kanten: tankpassen, tol, de werkplaats, banden, charters, uitzendbureaus voor chauffeurs en de veerboot. Vaak lang, vaak uit het buitenland, soms in pond. Glimps leest elke regel, codeert hem zoals jij die leverancier altijd boekt en zet hem in Exact Online. Jij kijkt alleen nog naar wat afwijkt.

Open interactieve demoBekijk prijzen
Softwarehuis DeltaFACTUURMicrosoft 365 Business Premium€ 264,00Diversen, zie bijlage€ 85,004500?Subtotaal€ 349,00Btw 21%€ 73,29Totaal€ 422,294500Software4510IT-abonnementen4600Algemene kostenNaar jou ter controle1234

Glimps leest de regel: Microsoft 365 Business Premium

Typische bottleneck
Lange facturen

Een tankpasfactuur met pagina's vol transacties overtik je niet even. Glimps leest elke regel en checkt of het totaal klopt.

Belangrijkste controle
Dubbel of afwijkend

Dezelfde tankbon twee keer, een nieuw rekeningnummer, een andere valuta dan normaal: dat zie je voordat het in Exact staat.

Doel
Vaste leveranciers vanzelf

Leveranciers die je vertrouwt, boekt Glimps zelf. Jij kijkt naar de rest.

Benchmark: Ardent Partners (2024) rapporteerde gemiddeld $9,40 kost per factuur, 9,15 dagen verwerking en 32,6% straight-through processing. Bron

Context

Hoe factuurverwerking eruitziet in transport & logistiek

Bij een transportbedrijf zit het werk niet in één grote factuur, maar in de stroom eromheen. Elke week komen er tankpasfacturen, tolafrekeningen, rekeningen van de werkplaats en de bandenleverancier, facturen van charters die ritten overnamen en van uitzendbureaus die chauffeurs leverden. Een flink deel komt uit het buitenland: met buitenlandse btw, met btw verlegd of in een andere valuta.

Glimps neemt die stroom over. Hij leest elke regel, ook als de factuur pagina's lang is, en checkt of de regels optellen tot het totaal. Elke regel krijgt een grootboekrekening en btw-code, geleerd van hoe jij die leverancier eerder boekte. Leveranciers die je vertrouwt, boekt Glimps zelf in Exact Online. De rest komt bij jou, of bij de autorisator die je aanwijst.

Wat Glimps niet doet: transportorders, ritten, CMR's of vrachtbrieven verwerken. Dat blijft in je TMS. Glimps is er voor de inkoopfacturen, en die boekt hij in Exact Online.

Klopt dit met jouw situatie?

Voor wie deze oplossing wel werkt, en voor wie niet

Past goed
  • Je werkt met Exact Online en krijgt facturen van tankpassen, tol, werkplaatsen en charters.
  • Je hebt buitenlandse leveranciers, met btw verlegd of in een andere valuta.
  • Je huurt chauffeurs in via een uitzendbureau en betaalt een deel op hun G-rekening.
  • Je wilt dat vaste leveranciers vanzelf geboekt worden en jij alleen de uitzonderingen ziet.
Minder logisch
  • Je zoekt software voor transportorders, ritten, CMR's of vrachtbrieven. Glimps verwerkt inkoopfacturen, geen transportdocumenten.
  • Je wilt een koppeling met je TMS. Die heeft Glimps niet.
  • Je wilt facturen ontvangen via Peppol. Dat kan Glimps niet.
  • Je boekhouding draait niet op Exact Online.
Procesontwerp

Van binnenkomst tot gecontroleerde boeking

Glimps neemt de routine over zodat finance zich op de uitzonderingen kan richten, niet op het overtikken.

01

1. Factuur komt binnen

Via de Inbox Agent in je Microsoft 365-mailbox, door hem naar je Glimps-adres te sturen of door te uploaden. Een CMR of pakbon die meekomt, herkent Glimps als "geen factuur" en boekt hij niet.

02

2. Glimps leest en codeert

Elke regel, ook op lange facturen van meerdere pagina's. Een rekencheck kijkt of de regels optellen tot het totaal. Per regel een grootboekrekening en btw-code, geleerd van hoe jij die leverancier eerder boekte.

03

3. Autoriseren waar nodig

Jouw regels op grootboek, leverancier of bedrag bepalen wie moet goedkeuren. De autorisator krijgt een mail met de factuur en keurt met één klik goed of af.

04

4. Boeken in Exact Online

Met grootboek, btw-code, kostenplaats en valuta. Leveranciers die je vertrouwt, laat je Glimps automatisch boeken.

Waar het vastloopt

De echte waarde zit in de uitzonderingen

Hoge-volume AP-automatisering verdient zich pas terug als duidelijk wordt wat veilig automatisch kan doorlopen, en wat bewust door een mens beoordeeld moet worden.

Gericht op uitzonderingen, niet op overtikken

Tankpasfacturen met eindeloos veel regels

Een tankpasfactuur somt elke tankbeurt op, per pas en per station, vaak over meerdere pagina's. Glimps leest elke regel en controleert of de regels samen precies het totaal vormen. Zo mis je geen regel en tik je er geen over.

Tol en veerdiensten uit het buitenland

Tol in Duitsland of Frankrijk, een overtocht naar Engeland: buitenlandse leveranciers met hun eigen btw en soms een andere valuta. Glimps boekt de factuur in de valuta die erop staat. Komt een leverancier ineens met een andere valuta dan normaal, dan boekt Glimps niet automatisch en legt hij de factuur aan je voor.

Werkplaats, banden en onderdelen

Onderhoud, reparaties en banden lopen snel op. Bestel je die met een inkooporder in Exact Online, dan matcht Glimps de factuur met de order en de ontvangst, binnen de toleranties die jij instelt. PO matching is een add-on.

Charters en ingehuurde chauffeurs

Een buitenlandse charter factureert vaak met btw verlegd. Glimps boekt verlegd als het op de factuur staat, en alleen dan. Huur je chauffeurs in via een uitzendbureau, dan leest Glimps het G-rekeningbedrag van de factuur en boekt het als G-rekeningdeel in Exact Online, als dat bureau daar een G-rekening heeft.

Bonnetjes zonder factuurnummer

Een tankbon of parkeerbon heeft vaak geen factuurnummer. Glimps vindt dubbele toch: zelfde leverancier, zelfde bedrag, zelfde dag. En zet een leverancier ineens een ander rekeningnummer op de factuur, dan meldt Glimps dat.

Meerdere facturen in één PDF

Een leverancier stuurt soms een hele stapel facturen in één bestand. Glimps ziet dat en vraagt je eerst of hij ze mag splitsen.

Verdieping

Tankpas- en tolfacturen boeken in Exact Online

De langste facturen van een transportbedrijf zijn ook de saaiste. Precies daarom wil je ze niet zelf overtikken.

Een tankpasfactuur somt per pas elke tankbeurt op, met station, liters, bedrag en btw. Daartussen staan vaak ook AdBlue, wasbeurten of tol. Bij een flinke vloot loopt dat over meerdere pagina's. Glimps leest elke regel en controleert met een rekencheck of alle regels samen het totaal van de factuur vormen. Mist er een regel of is er een verkeerd gelezen, dan klopt de som niet en valt dat op.

Elke regel krijgt een grootboekrekening en btw-code. Glimps leert dat van hoe jij die leverancier eerder boekte. Zet je brandstof, tol en wassen op verschillende rekeningen, dan doet Glimps dat ook. Buitenlandse btw op tanken en tol trek je niet af in je Nederlandse aangifte, die vraag je apart terug. Hoe je die btw boekt, neemt Glimps over uit je eerdere boekingen bij die leverancier.

Losse tankbonnen en parkeerbonnen hebben vaak geen factuurnummer. Glimps vindt dubbele dan op een andere manier: zelfde leverancier, zelfde bedrag, zelfde dag. En stuurt een tolaanbieder of veerdienst ineens in een andere valuta dan normaal, dan boekt Glimps die factuur niet automatisch maar legt hij hem eerst aan je voor.

Verdieping

Chauffeurs via een uitzendbureau en de G-rekening

Huur je chauffeurs in, dan kun je aansprakelijk zijn voor de loonheffingen van het bureau. Een deel van de factuur gaat daarom naar de G-rekening.

Bij inhuur via een uitzendbureau geldt inlenersaansprakelijkheid: draagt het bureau de loonheffingen of btw niet af, dan kan de Belastingdienst bij jou aankloppen. Door een deel van de factuur op de G-rekening van het bureau te storten, beperk je dat risico. Hoeveel, zet het bureau op de factuur, als bedrag of als percentage.

Glimps leest dat bedrag of percentage en boekt het in Exact Online als G-rekeningdeel van de inkoopboeking. Dat gebeurt alleen als het bureau in Exact Online een G-rekening heeft, Exact herkent die aan het rekeningnummer. Noemt de factuur een G-rekening maar kent Exact er geen, dan volgt Glimps Exact en boekt zonder splitsing. Glimps gokt de verdeling nooit op basis van eerdere facturen.

Concrete uitzonderingen

Hoe Glimps omgaat met de gevallen die anders blijven liggen

Scenario 1

Dezelfde tankbon twee keer ingediend

Wat Glimps controleert

Leverancier, bedrag en datum, ook als er geen factuurnummer op staat.

Actie

Waarschuwt dat het een mogelijk dubbele factuur is, zodat je hem niet twee keer boekt.

Scenario 2

Nieuw rekeningnummer bij een bekende leverancier

Wat Glimps controleert

Het rekeningnummer op de factuur tegen wat je van die leverancier kent.

Actie

Meldt de wijziging, zodat jij kunt checken of het klopt.

Scenario 3

Veerdienst factureert ineens in pond in plaats van euro

Wat Glimps controleert

De valuta op de factuur tegen de valuta die deze leverancier normaal gebruikt.

Actie

Boekt niet automatisch en legt de factuur aan je voor.

Scenario 4

Buitenlandse charter zonder vermelding van btw verlegd

Wat Glimps controleert

Of de factuur zelf zegt dat de btw verlegd is.

Actie

Past geen verlegging toe. Glimps verlegt alleen als het op de factuur staat.

Scenario 5

CMR of pakbon in de factuurmailbox

Wat Glimps controleert

Of het document een factuur is.

Actie

Herkent het als "geen factuur" en boekt het niet.

Scenario 6

Werkplaatsfactuur wijkt af van de inkooporder

Wat Glimps controleert

Prijs en aantal tegen de order en de ontvangst in Exact Online, binnen jouw toleranties (PO matching add-on).

Actie

Laat de afwijking zien, zodat jij of inkoop beslist.

Software-omgeving

Hoe Glimps in jouw software-stack past

Glimps werkt alleen met Exact Online. Grootboekrekeningen, btw-codes, kostenplaatsen, leveranciers en (met de PO matching add-on) inkooporders komen uit Exact, en daar boekt Glimps ook in.

Facturen komen binnen via de Inbox Agent in je Microsoft 365-mailbox, door ze naar je Glimps-adres te sturen of door ze te uploaden. Komt er een UBL-bestand mee met de PDF van dezelfde factuur, dan leest Glimps dat mee. Peppol ondersteunt Glimps niet. Meer over UBL-facturen in Exact Online.

Er is geen koppeling met een TMS of planningssysteem. Je transportorders en ritten blijven daar, Glimps doet de inkoopfacturen.

Exact Online setup checklist

De randvoorwaarden om deze oplossing in productie te krijgen.

  • Exact Online gekoppeld, met je grootboekrekeningen en btw-codes.
  • Kostenplaatsen ingericht in Exact Online, als je die gebruikt.
  • Uitzendbureaus met een G-rekening hebben die rekening ook in Exact Online staan.
  • Autorisatieregels bepaald: welk grootboek, welke leverancier, vanaf welk bedrag.
  • Je factuurmailbox in Microsoft 365, of doorsturen naar je Glimps-adres.

Wat Glimps voor je automatiseert

De concrete onderdelen van het proces die Glimps overneemt.

  • Elke regel lezen, ook op lange tankpasfacturen, met een rekencheck op het totaal.
  • Grootboek en btw-code per regel, geleerd van eerdere boekingen per leverancier.
  • Kostenplaats per bron instellen: uit, alleen voorstellen of automatisch.
  • Dubbele bonnen en gewijzigde rekeningnummers opmerken.
  • Vertrouwde leveranciers automatisch boeken in Exact Online.
FAQ

Veelgestelde vragen

Specifieke vragen over deze oplossing voor transport & logistiek.

Wil je het zelf zien?Open de demo

Ja. Glimps leest elke regel, ook op facturen van meerdere pagina's, en controleert of alle regels samen het totaal vormen. Elke regel krijgt een grootboekrekening en btw-code, op basis van hoe je die leverancier eerder boekte.

Nee. Glimps verwerkt inkoopfacturen. Komt er een CMR, vrachtbrief of pakbon binnen, dan herkent Glimps die als "geen factuur" en boekt hem niet. Je transportorders en ritten blijven in je eigen systeem.

Nee. Glimps koppelt met Exact Online, niet met een TMS of planningssysteem. Facturen komen binnen via de Inbox Agent in je Microsoft 365-mailbox, door ze naar je Glimps-adres te sturen of door ze te uploaden.

Glimps boekt btw verlegd als de factuur dat zegt, en alleen dan. Staat er niets over verlegging op de factuur, dan past Glimps het ook niet toe.

Glimps boekt de factuur in de valuta die erop staat. Stuurt een leverancier ineens een andere valuta dan normaal, dan boekt Glimps niet automatisch en legt hij de factuur eerst aan je voor.

Staat er een G-rekeningbedrag of percentage op de factuur van het bureau, dan leest Glimps dat en boekt het als G-rekeningdeel in Exact Online. Dat gebeurt alleen als het bureau in Exact Online een G-rekening heeft. Kent Exact geen G-rekening voor dat bureau, dan volgt Glimps Exact en boekt zonder splitsing.

Nee. Glimps herkent geen kentekens en boekt niet op kostendragers per wagen. Kostenplaatsen vult Glimps wel in. Per bron kies je zelf hoe: een kostenplaats die op de factuur staat, een die in de tekst herkend wordt, de standaard van de leverancier of een voorstel van Glimps. Elke bron zet je uit, op alleen voorstellen of op automatisch.

Glimps kijkt naar leverancier, bedrag en datum. Zelfde leverancier, zelfde bedrag, zelfde dag: dan krijg je een seintje dat het een dubbele kan zijn. Zet een leverancier ineens een ander rekeningnummer op de factuur, dan meldt Glimps dat ook.

Nee. Je stelt regels in op grootboek, leverancier of bedrag, en alleen wat onder een regel valt, gaat naar een autorisator. Die krijgt een mail met de factuur en keurt met één klik goed of af, ook op de telefoon, of hij kiest voor een dagelijkse of wekelijkse samenvatting. Leveranciers die je vertrouwt, laat je Glimps automatisch boeken.

Starter is €75 per maand voor 100 facturen, Professional €149 voor 300 en Business €399 voor 1.000. Enterprise is op maat. Je betaalt voor geboekte facturen. De Inbox Agent zit in elk pakket. PO matching voor werkplaats en onderdelen is een add-on van €149 per maand. Je probeert Glimps 14 dagen gratis.

Begrippenlijst

Termen die in transport & logistiek dagelijks voorbijkomen

Tankpasfactuur
Verzamelfactuur van een tankpasaanbieder met alle tankbeurten en andere transacties per pas over een periode.
Tolheffing
Heffing per kilometer of per traject voor vrachtwagens, zoals de Duitse Maut. Gefactureerd door de tolheffer of door de aanbieder van je tolkastje.
Charter
Een ander transportbedrijf dat een rit voor je uitvoert en die aan je factureert.
CMR
Internationale vrachtbrief voor wegvervoer. Een bewijs van vervoer, geen factuur.
Btw verlegd
De leverancier rekent geen btw, jij geeft die zelf aan. Staat op de factuur als "btw verlegd" of "reverse charge".
G-rekening
Geblokkeerde rekening van een uitlener of onderaannemer, bedoeld voor het betalen van loonheffingen en btw. Een deel van de factuur stort je daarop om je aansprakelijkheid te beperken.
Inlenersaansprakelijkheid
Huur je personeel in via een uitzendbureau, dan kun je aansprakelijk zijn voor de loonheffingen en btw die dat bureau niet afdraagt.
Kostenplaats
Indeling in Exact Online om kosten toe te wijzen aan bijvoorbeeld een afdeling of vestiging.