Terugkerende facturen getoetst aan het contract
Leg huur, licenties, lease en onderhoud één keer vast. Glimps weet daarna welke factuur wanneer moet komen, toetst bedrag en periode, en zegt het als er een ontbreekt.
Add-on voor Professional en Business, €149 per maand
Januari: € 2.450, gedekt door het contract
Terugkerende facturen gaan zelden hard fout. Ze gaan zacht fout.
Een huurfactuur wordt niet geweigerd. Hij wordt goedgekeurd, elke maand, door iemand die het contract nooit heeft gezien. Dat is het probleem waar het register voor is.
Het register doet één ding: het legt de afspraak naast elke factuur, en naast elke periode waarin er geen factuur kwam.
De indexatie die niemand ziet
De huur stijgt met 6,5%. De factuur komt binnen, lijkt op die van vorige maand plus een beetje, en wordt goedgekeurd. Of dat percentage klopt met de indexatieclausule, controleert niemand.
De factuur die niet komt
Een onderhoudsfactuur per kwartaal blijft uit. Niemand mist iets, tot de leverancier drie kwartalen tegelijk stuurt, in een boekjaar dat al dicht is.
Twaalf keer dezelfde handtekening
De controller keurt elke maand dezelfde €2.450 goed. Het contract is al getekend. De goedkeuring voegt niets toe, maar vraagt wel elke keer aandacht.
Van pdf naar bewaakt contract in drie stappen
Een contract in het register is geen bijlage in een map. Het is een afspraak die Glimps elke periode opnieuw controleert.
Vastleggen
Upload het contract of typ de afspraken in. Glimps leest leverancier, bedrag, ritme en looptijd en zet ze klaar ter controle.
Bevestigen
Jij bevestigt elk veld. Pas dan doet het contract mee. Een concept dat niemand heeft nagekeken beslist nooit over een factuur.
Bewaken
Elke periode weet Glimps welke factuur moet komen. Komt hij, dan wordt hij getoetst en geboekt. Komt hij niet, dan zie je dat.
Een contract is elf velden, geen pdf in een map
Glimps leest het document en vult een concept. Jij bevestigt veld voor veld. Zes velden zijn nodig om te matchen; de rest maakt de boeking compleet.
- Leverancier
- Referentie
- Onderwerp
- Frequentie
- Verwacht bedrag
- Looptijd
- Factuurmoment: vooraf of achteraf
- Verwacht vóór dag x van de periode
- Grootboekrekening
- Btw-code
- Kostenplaats
Glimps leest de pdf en vult een concept
Wat er gebeurt als de factuur binnenkomt
Glimps legt de factuur naast de laatst bevestigde versie van het contract. Bedrag, periode en leverancier moeten kloppen. Wat klopt gaat door, wat afwijkt blijft staan met de reden erbij.
Kantoorhuur: € 2.450,00, gelijk aan het contract. Gedekt, geboekt op 4100 Huur
Per periode één verwachting
Zodra een contract klaar is, zet Glimps voor elke periode in de looptijd één regel klaar: hier hoort een factuur te komen. Die regel krijgt een van drie statussen, en verandert alleen door een factuur of door de kalender.
Augustus: de factuur kwam op tijd binnen. Ontvangen
Er kwam een factuur binnen die bij deze periode past. Hij is getoetst en verder verwerkt.
De periode loopt nog of ligt in de toekomst. Glimps wacht.
De verwachte datum is voorbij, of anders het einde van de periode, en er kwam niets. Dit is de regel die je anders pas bij de jaarafsluiting had gevonden.
Concepten krijgen geen verwachtingen. Alleen contracten waarvan de laatste versie is bevestigd komen in dit overzicht. Per maand, per kwartaal of per jaar, afhankelijk van wat het contract zegt.
Ook zonder pdf
Geen getekend document bij de hand? Typ de afspraken in. Die verklaring telt als document: zelfde versies, zelfde controle, zelfde spoor.
Versies, geen overschrijvingen
Een nieuwe prijs of looptijd wordt een nieuwe versie. De oude blijft staan, met wie wat wanneer bevestigde. Niets in het register kan stilletjes veranderen.
Codering vanuit het contract
Grootboekrekening, btw-code en kostenplaats leg je één keer op het contract vast. Elke factuur eronder krijgt ze mee, inclusief de periode voor overlopende posten.
Alles wat terugkeert met een vast bedrag en een vast ritme
Het register vraagt niet om een bepaald soort contract. Het vraagt om een afspraak die je kunt uitschrijven in een bedrag, een frequentie en een looptijd.
Huur
Maandelijks vooraf. De jaarlijkse indexatie wordt een nieuwe versie, geen stille verhoging.
Lease
Vaste termijn met een einddatum. Na de laatste periode verwacht Glimps niets meer van dit contract.
Softwarelicenties
Meer gebruikers is een nieuwe versie. De factuur die opeens hoger is, blijft staan tot iemand dat bevestigt.
Abonnementen
Kleine bedragen, grote aantallen. Juist hier verdwijnt de controle als eerste.
Onderhoud
Per kwartaal of per jaar, vaak achteraf. De factuur die niet komt valt nu op.
Verzekeringen
Eén factuur per jaar, verwacht op één dag. Precies de factuur die je vergeet te verwachten.
Energie en telecom met vast tarief
De vaste vergoeding legt je vast. Wat daar niet bij past, gaat de gewone flow in.
Facilitair en schoonmaak
Maandelijks, met een kostenplaats per locatie die elke factuur vanzelf meekrijgt.
Eén handtekening voor het contract, niet twaalf voor de facturen
Een mens heeft het contract al goedgekeurd. Glimps stelt daarom voor de goedkeuringsstap over te slaan voor elke factuur die binnen bedrag en looptijd blijft. Jij bevestigt, op naam. Alles daarbuiten gaat de gewone goedkeuringsflow in.
Beleid per contract
Kies per contract of facturen eronder zonder aparte goedkeuring door mogen. Je ziet vooraf welke facturen dat had geraakt.
Binnen de grenzen
Bedrag en periode moeten passen bij de versie die is goedgekeurd. Een nieuwe versie verschuift die grenzen nooit ongemerkt.
Alles vastgelegd
Elk besluit staat in een logboek dat alleen kan groeien: welke factuur, welk contract, wie bevestigde.
Factuur 2026-0142: kantoorhuur maart 2026, € 2.450,00
Wat dekt wat
Drie manieren om te weten of een factuur klopt. Ze sluiten elkaar niet uit; een factuur krijgt de controle die bij zijn bron past.
Bestelling PO matching | Contract Contractregister | Geen van beide Goedkeuringsflow | |
|---|---|---|---|
| Bron van de afspraak | De inkooporder in Exact Online | Het bevestigde contract in het register | De factuur zelf |
| Getoetst op | Regels, aantallen, prijzen en ontvangst | Bedrag, periode en leverancier | Goedkeuringsregels op bedrag en leverancier |
| Bij een afwijking | Blokkade, melding aan inkoop | Factuur wacht, verschil erbij | Naar de autorisator |
| Als de factuur uitblijft | De order blijft open staan | De periode staat als ontbrekend | Niemand merkt iets |
| Goedkeuring | Een gematchte order telt als goedgekeurd | Beleid per contract, op naam bevestigd | Per factuur |
| Beschikbaar als | Add-on, €149 per maand | Add-on, €149 per maand | Inbegrepen vanaf Professional |
Hoe we met contracten omgaan
Afgeschermde opslag
Contractdocumenten staan in eigen, afgesloten opslag, los van de facturen. Pdf of platte tekst, tot 25 MB per document.
Alleen via Glimps
De contracttabellen zijn niet rechtstreeks bereikbaar vanuit de browser, ook niet met een geldige login. Elke lezing loopt via de server, met jouw rol.
Alleen toevoegen, nooit wissen
Versies, bevestigingen en besluiten kunnen worden toegevoegd, niet aangepast of verwijderd. Wat er stond, blijft staan.
Niets naar Exact Online
Het contract zelf verlaat Glimps niet. Alleen de boeking die eruit volgt gaat naar Exact Online, zoals elke andere boeking.
Zo begin je, zonder project
Je hoeft niet alles tegelijk vast te leggen. Een contract intypen kost een minuut, en het register werkt vanaf het eerste contract.
- 1
Kies je tien grootste terugkerende leveranciers
Huur, lease en licenties zijn meestal het grootste bedrag met het minste toezicht. Begin daar.
- 2
Upload of typ
Heb je de pdf, upload hem en controleer het concept. Heb je hem niet, typ de afspraken in en je bent even ver.
- 3
Bevestig en kijk een kwartaal mee
Zodra de velden bevestigd zijn, zie je per periode wat er kwam en wat er uitbleef. Meestal is dat de eerste keer dat iemand dat overzicht heeft.
- 4
Zet het goedkeuringsbeleid aan, per contract
Als het register een paar maanden klopt, laat je de facturen die binnen de afspraak blijven de goedkeuringsstap overslaan. Eén contract tegelijk, op naam.
Zo past het in de rest van Glimps
Vragen over het contractregister
Wat mensen vragen voordat ze hun contracten erin zetten.
Alles wat terugkeert met een vast bedrag en een vast ritme: huur, lease, softwarelicenties, abonnementen, onderhoud, verzekeringen. Maandelijks, per kwartaal of per jaar, vooraf of achteraf gefactureerd.
Nee. Je kunt de afspraken ook intypen: leverancier, bedrag, ritme, looptijd. Glimps slaat die verklaring op als document, met dezelfde versies en dezelfde controle als een geüpload contract.
Je voegt een nieuwe versie toe onder dezelfde referentie. De oude blijft bewaard. Nieuwe facturen worden getoetst aan de laatst bevestigde versie, en een goedkeuringsbeleid volgt een nieuwe versie nooit vanzelf.
Voor elke periode verwacht Glimps een factuur. Blijft die uit na de verwachte datum, dan staat die periode als ontbrekend in het register. Je hoeft geen lijstje meer bij te houden van wat er nog had moeten komen.
PO matching is voor wat je bestelt, het contractregister voor wat je afspreekt. Een factuur onder een bevestigd contract telt als gedekt, net als een gematchte bestelling. Het zijn twee losse add-ons; je kiest wat bij je facturen past.
Alleen gebruikers van jouw administratie in Glimps. Contractdocumenten staan in afgeschermde opslag, los van de facturen. Het document zelf gaat nooit naar Exact Online; alleen de boeking die eruit volgt.
Je legt de einddatum vast, of voegt een versie toe met de nieuwe einddatum. Na de laatste periode verwacht Glimps geen factuur meer. Komt er toch een, dan valt die niet meer onder het contract en gaat hij de gewone flow in.
Het register is per administratie. Elke entiteit houdt haar eigen contracten, verwachtingen en beleid. Hetzelfde huurcontract voor twee entiteiten staat dus twee keer, elk met eigen codering.