Het korte antwoord: je voorkomt dubbele betalingen en IBAN-fraude door een factuur te stoppen voordat hij in je boekhouding staat, niet pas bij de betaling. In Exact Online laat je inkoopfacturen goedkeuren voordat ze betaald worden, en je bank controleert sinds oktober 2025 de naam bij het IBAN. Glimps voegt daar een controle aan de voorkant aan toe: een mogelijk dubbele factuur of een gewijzigd bankrekeningnummer houdt de boeking tegen, en Glimps betaalt nooit zelf.
In deze gids lees je hoe factuurfraude met een gewijzigd IBAN werkt, wat je in Exact Online en bij je bank zelf kunt doen, en welke controles je beter automatisch laat doen. De bronnen staan onderaan, gecontroleerd op 18 oktober 2026.
Hoe het misgaat
Er zijn twee manieren waarop een inkoopfactuur je geld kost zonder dat iemand het merkt:
- Dezelfde factuur twee keer. De leverancier stuurt een herinnering met de factuur eraan, een collega stuurt de mail door, of dezelfde PDF komt via twee wegen binnen. Elke kopie kan een eigen boeking worden, en elke boeking een eigen betaling.
- Een ander rekeningnummer. Volgens de Fraudehelpdesk passen criminelen het IBAN aan op echte facturen, op papier of per mail. De factuur ziet er goed uit, het bedrag klopt, alleen het geld gaat naar een andere rekening.
Beide fouten zijn moeilijk te zien voor iemand die tientallen facturen per dag goedkeurt. Juist daarom wil je ze niet afhankelijk maken van oplettendheid.
Wat je in Exact Online en bij je bank zelf kunt doen
1. Laat inkoopfacturen goedkeuren voor betaling
In Exact Online kun je inkoopfacturen ter goedkeuring voorleggen aan een of meer gebruikers. Volgens Exact kan pas na goedkeuring de betaling worden verricht, en Exact legt vast wie wat wanneer heeft goedgekeurd. Dat is je eerste vier-ogen-moment.
2. Gebruik de naamcontrole van je bank
Sinds oktober 2025 moeten banken bij een overboeking controleren of de naam bij het IBAN past. In Nederland heet dat de IBAN-Naam Check, Europees heet het Verification of Payee. Volgens de Betaalvereniging beschermt het tegen nepfacturen namens een bedrijf dat je vertrouwt. Bij een betaalbatch is de controle bij sommige banken een keuze bij het uploaden. Zet hem aan en negeer een waarschuwing niet.
3. Controleer IBANs van leveranciers vooraf
In de Exact App Store staat het IBAN-Naam Check-portaal van SurePay. Daarmee controleer je IBAN en tenaamstelling van leveranciers, klanten en medewerkers, en van betaalbatches, en download je de uitkomst als PDF voor je accountant.
4. Bel bij een nieuw rekeningnummer
Meldt een leverancier een nieuw IBAN, of staat er ineens een ander nummer op de factuur? De Fraudehelpdesk adviseert om de leverancier te bellen op een nummer dat je zelf opzoekt, niet op het nummer uit de mail of de factuur.
Waar het ophoudt
Goedkeuren en de naamcontrole bij de bank zitten aan het eind van het proces. Op dat moment staat de factuur al in je boekhouding, en hangt het af van degene die goedkeurt of een dubbele factuur of een nieuw rekeningnummer opvalt. Een gewijzigd IBAN dat bij de juiste naam hoort, bijvoorbeeld omdat de leverancier echt van bank wisselde, laat de naamcontrole gewoon door. En een dubbele factuur met een andere bestandsnaam ziet er voor een mens uit als een nieuwe factuur.
Wat je wil, is een controle aan de voorkant: voordat de factuur geboekt wordt, en zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
Hoe Glimps het aan de voorkant tegenhoudt
Glimps controleert elke inkoopfactuur voordat hij in Exact Online komt. Vier van de acht vaste controles stoppen een boeking volledig, welke instelling een leverancier ook heeft:
- Mogelijk dubbele factuur. Glimps herkent dezelfde factuur, ook als hij opnieuw is gestuurd, is doorgestuurd of een andere bestandsnaam heeft. De tweede wordt niet geboekt.
- Dubbelcontrole niet beschikbaar. Kan Glimps de controle op dubbele facturen niet uitvoeren, dan boekt het ook niet. Geen controle betekent geen boeking.
- Gewijzigd bankrekeningnummer. Staat er een ander IBAN op de factuur dan Glimps van die leverancier kent, dan wordt de factuur wel voorbereid, maar niet geboekt. Iemand kijkt eerst.
- Rekensom klopt niet. Tellen de regels niet op tot het totaal, dan boekt Glimps niet.
Daarnaast zet de Inbox Agent een factuur van een onbekende afzender of met een ander rekeningnummer dan normaal apart, zodat jij er eerst naar kijkt. Glimps betaalt nooit en maakt geen betaalbestand aan, dus ook een factuur die door alle controles komt, gaat nog langs je eigen betaalproces en de naamcontrole van je bank.
In de praktijk: Vitacress Real verwerkt met Glimps ongeveer 750 inkoopfacturen per maand van 317 leveranciers, en 80 tot 90% daarvan komt zonder handmatig werk in Exact Online. De controles draaien bij elke factuur mee. Lees het verhaal van Vitacress Real.
Checklist
- Laat inkoopfacturen in Exact Online goedkeuren voordat ze betaald worden.
- Zet de naamcontrole aan bij elke betaalbatch, en negeer een waarschuwing niet.
- Bel een leverancier bij elk nieuw IBAN, op een nummer dat je zelf opzoekt.
- Laat dubbele facturen en gewijzigde rekeningnummers automatisch tegenhouden voordat ze geboekt worden.
Wil je zien hoe dat werkt? Open de interactieve demo of lees welke acht controles Glimps uitvoert.