Autoriseren, ook wel fiatteren genoemd, is het formeel goedkeuren van een inkoopfactuur door iemand die daartoe bevoegd is, voordat de factuur wordt betaald. In Exact Online regel je dat met de functie Goedkeuring inkoopfacturen: staat die aan, dan verschijnt een factuur pas in het overzicht Betalingen nadat hij is goedgekeurd. Opeenvolgende goedkeuring in maximaal vijf stappen zit vanaf de editie Boekhouden Plus.
Dit is de gids die ik zelf had willen hebben toen ik voor het eerst een goedkeuringsflow in Exact Online inrichtte. Eerst wat autoriseren (fiatteren) precies is, dan de knoppen in Exact Online zelf, dan de fouten die ik het vaakst zie. Alle uitspraken over Exact Online heb ik gecontroleerd op 24 september 2026 in de kennisbank en op de prijspagina van Exact. De bronnen staan onderaan.
Wat is autoriseren, en wat is fiatteren?
Fiatteren komt van het Latijnse fiat: het zij zo. Wie een factuur fiatteert, zegt: dit klopt, dit mag betaald worden. In de praktijk gebruiken finance-teams drie woorden door elkaar:
- Fiatteren: de handeling. Iemand zet zijn akkoord onder één specifieke factuur.
- Goedkeuren: hetzelfde, in gewonere taal. Exact Online gebruikt dit woord in het menu: Facturen goedkeuren.
- Autoriseren: het bredere begrip. Autorisatie gaat over wie bevoegd is om wat goed te keuren, tot welk bedrag en voor welke kostenplaats. Dat leg je vast in een autorisatiematrix.
Kort gezegd: de autorisatie bepaalt wie mag fiatteren, en fiatteren is het moment dat die persoon het ook doet. Een uitgebreidere definitie staat in de begrippenlijst bij fiatteren.
Wat is digitale fiattering?
Digitale fiattering betekent dat het akkoord in software gebeurt en bij de factuur wordt vastgelegd, in plaats van met een paraaf op papier of een "akkoord" in een mailtje. Het verschil zit niet in het klikken, maar in wat er achteraf te vinden is: wie keurde goed, wanneer, en welke versie van de factuur. Een mail met "prima, betalen maar" kun je een jaar later zelden nog aan de juiste boeking koppelen.
Inkoopfacturen goedkeuren in Exact Online
Exact Online heeft autoriseren ingebouwd. Hieronder staat hoe het werkt, met het menupad waar je het zelf kunt nakijken.
Welke editie heb je nodig?
Volgens de prijspagina van Exact kun je vanaf Exact Online Boekhouden Plus facturen opeenvolgend laten goedkeuren in maximaal vijf stappen. Plus kost 99 euro per maand. Gebruikers die alleen hoeven goed te keuren, maak je kosteloos en onbeperkt aan. Dat laatste is handig: een budgethouder die alleen autoriseert, kost je geen extra licentie.
De kennisbank zegt er zelf bij dat niet alle functies op het tabblad Facturen goedkeuren in elk abonnement zitten. De geavanceerde opties, zoals goedkeurderslimieten, een standaardgoedkeurder per leverancier en automatisch goedkeuren per leverancier, zijn alleen beschikbaar als je de scanservice in je abonnement hebt. Kijk dus in je eigen administratie welke opties je ziet.
Wie mag goedkeuren?
Goedkeuren is een recht in Exact Online. De rol heet Inkoopfacturen goedkeuren. Je vindt de rollen via Administratienaam > Stamgegevens > Gebruikers > Rollen. Om goedkeuren in of uit te schakelen voor gebruikers heb je zelf de rol Rechten toekennen nodig. Een goedkeurder heeft toegang nodig tot inkoopdocumenten en openstaande posten. Exact kent die bijbehorende rechten automatisch toe als je het goedkeurrecht aanzet.
Goedkeuren aanzetten
- Ga naar Administratienaam > Instellingen en open het tabblad Facturen goedkeuren.
- Vink Goedkeuring facturen inschakelen aan. Dat kan pas als minstens één gebruiker het goedkeurrecht heeft.
- Kies bij Goed te keuren door welke gebruikers mogen goedkeuren.
- Kies welke facturen goedgekeurd moeten worden: alle inkoopfacturen (ook met betaalmethode Kas en Incasso), alleen facturen met betaalwijze Op krediet, of alleen facturen die via Peppol binnenkomen.
Je kunt goedkeuren ook aanzetten via Slim Inkopen instellen. Een factuur met bedrag 0 hoeft niet te worden goedgekeurd.
Een goedkeuringsflow instellen
Eén goedkeurder voor alles is een begin. Wil je stappen achter elkaar, dan maak je een goedkeuringsflow:
- Ga naar Administratienaam > Instellingen > tabblad Facturen goedkeuren.
- Klik in de sectie Opeenvolgende goedkeuring op Instellen voor een nieuwe flow, of op Beheren om een bestaande flow te bewerken.
- Voeg stappen toe. Een flow heeft minstens één en hoogstens vijf stappen. De volgorde kun je aanpassen.
- Kies per stap een activiteit en klik op Goedkeurders selecteren. Je kiest uit alle goedkeurders, de standaardgoedkeurder per leverancier of de standaardgoedkeurder per kostenplaats.
- Koppel in Geavanceerde instellingen eventueel leveranciers en kostenplaatsen aan de flow. Zonder koppeling is het een algemene flow.
- Vul desgewenst Actief vanaf / Actief tot in als de flow maar een tijdje moet gelden.
De activiteiten die Exact per stap aanbiedt:
- Controleren op bedrag: klopt het bedrag en past het bij de order?
- Controleren op goederen/diensten: is wat besteld is ook ontvangen?
- Controleren op boekingen: kloppen btw-code en grootboekrekening?
- Controleren op hoge bedragen: alleen facturen boven de limiet van de goedkeurder komen langs, de rest wordt in deze stap automatisch goedgekeurd.
- Voorbereiden op betaling.
- Controleren op nieuwe leverancier: kloppen bankrekening, btw-code en adres?
- Beoordeling door projectleider en Beoordeling door inkoper.
Je mag onbeperkt flows maken, maar elke flow moet uniek zijn: niet twee keer dezelfde combinatie van leverancier, instellingen en kostenplaats, tenzij ze op verschillende data actief zijn. Exact kiest de meest specifieke flow. Heb je een algemene flow, een flow voor Voorbeeldleverancier BV en een flow voor Voorbeeldleverancier BV plus kostenplaats Marketing, dan gaat een factuur van Voorbeeldleverancier BV op Marketing naar die laatste.
Goedkeuren als goedkeurder
De goedkeurder gaat naar Inkoop > Facturen > Inkoop > Overzicht, filtert op de status In afwachting van goedkeuring, opent de factuur en klikt op Goedkeuren. Wie het goedkeurrecht heeft of als goedkeurder is aangewezen, krijgt bij een nieuwe inkoopboeking ook een goedkeuringsactiviteit in de sectie Activiteiten. Is een goedkeurder afwezig, dan wijzig je de goedkeurder per factuur of voor een hele selectie tegelijk via Goedkeurder wijzigen.
Wat gebeurt er met de betaling?
Dit is de kern. Staat Goedkeuring inkoopfacturen aan, dan verschijnt de openstaande post pas in het overzicht Betalingen nadat de factuur is goedgekeurd. Op de pagina Openstaande posten | Te betalen staat een niet-goedgekeurde factuur op In afwachting van goedkeuring. En wordt de leverancier of het bedrag op de factuur na goedkeuring aangepast, dan heropent Exact alle goedgekeurde stappen. Een factuur kan dus niet stilletjes veranderen na het fiat.
Veelgemaakte fouten bij autoriseren
- Autoriseren als het geld al weg is. Een akkoord per mail nadat de betaalrun al gedraaid heeft, is geen controle maar een formaliteit. Zet goedkeuren aan, zodat een factuur zonder fiat niet in Betalingen komt.
- Eén goedkeurder voor alles. Dan ligt alles stil als die persoon op vakantie is, en keurt iemand facturen goed waar hij inhoudelijk niets van weet. Werk met een goedkeurder per kostenplaats of leverancier.
- Geen functiescheiding. Wie de factuur boekt, keurt hem niet zelf goed. Wie goedkeurt, maakt niet ook de betaling klaar zonder tweede blik.
- Geen bedragsgrens. Een factuur van 80 euro en een van 18.000 euro verdienen niet dezelfde route. Zet hoge bedragen in een extra stap.
- Vervanging niet geregeld. Spreek vooraf af wie invalt, en wijzig de goedkeurder op tijd in plaats van na de aanmaning.
- Alles laten autoriseren. Een factuur die netjes aansluit op een goedgekeurde inkooporder en ontvangst is al beoordeeld bij het bestellen. Daarover meer in 3-way matching uitgelegd.
Exact Online en Glimps naast elkaar
Geen ranglijst, gewoon wat waar zit. De kolom Exact Online komt uit de kennisbank en prijspagina van Exact, de kolom Glimps uit onze eigen productpagina's.
| Onderwerp | Exact Online zelf | Met Glimps |
|---|---|---|
| Goedkeuren op bedrag | Goedkeurderslimieten en de activiteit Controleren op hoge bedragen (limieten vragen de scanservice) | Bedragdrempels in de goedkeuringsregels |
| Goedkeuren op kostenplaats | Standaardgoedkeurder per kostenplaats, flow koppelen aan kostenplaats | Regels op kostenplaats |
| Goedkeuren op leverancier | Standaardgoedkeurder per leverancier, flow koppelen aan leverancier, automatisch goedkeuren met limiet | Regels op leverancier |
| Goedkeuren op grootboekrekening | Activiteit Controleren op boekingen (een mens controleert) | Regels op grootboekrekening |
| Aantal stappen | 1 tot 5 stappen per flow | Multi-level goedkeuring |
| Wie keurt goed | Gebruikers met de rol Inkoopfacturen goedkeuren; alleen-goedkeurders kosteloos vanaf Plus | Autorisatoren: 3 in Professional, 10 in Business, extra autorisator 10 euro per maand; Starter heeft geen goedkeuringsflow |
| Moment van goedkeuren | Op de inkoopboeking, voordat de post in Betalingen verschijnt | Voordat Glimps de boeking in Exact Online zet |
| Vastlegging | Status per factuur, goedgekeurde stappen heropenen bij wijziging van leverancier of bedrag | Audit trail bij elke factuur, meldingen en herinneringen |
| Betalen | Exact maakt de betaling klaar | Glimps betaalt nooit, dat blijft in Exact Online |
Hoe Glimps het autoriseren regelt
Glimps werkt alleen met Exact Online. Een factuur komt binnen, Glimps leest hem, codeert de regels, matcht met de inkooporder als je PO matching gebruikt, en legt hem voor aan de juiste autorisator. Welke dat is, bepalen je eigen regels op bedrag, leverancier, kostenplaats of grootboekrekening. De autorisator ziet de factuur met regels en context, en keurt goed zonder dat er een PDF door mailboxen reist. Blijft iets liggen, dan volgt een herinnering. Wie wat goedkeurde, blijft bij de factuur staan. Meer over het inrichten van regels lees je bij workflows en op de pagina facturen goedkeuren in Exact Online.
Na het akkoord boekt Glimps de factuur in Exact Online, per leverancier zo ver als jij toestaat. Standaard ligt elke factuur klaar en druk jij op boeken. Automatisch boeken zet je per leverancier aan, en dan nog houden acht controles een boeking tegen of beperken hem als er iets afwijkt. Glimps betaalt nooit: betalen gebeurt in Exact Online. Hoe het inboeken zelf werkt, staat in facturen automatisch inboeken in Exact Online.
Eerlijk om te weten: Glimps leest pdf- en scanfacturen, en een UBL-bestand samen met de pdf van dezelfde factuur. Peppol ondersteunen we niet.
Vandaag beginnen
Blijf je in Exact Online zelf, begin dan klein: zet goedkeuren aan, wijs per kostenplaats een goedkeurder aan en maak één flow met een extra stap voor hoge bedragen. Uitbreiden kan altijd.
Wil je Glimps proberen, dan koppel je Exact Online zelf en staat je eerste factuur binnen een paar minuten klaar. De proefperiode duurt 14 dagen en is gratis. Bekijk de prijzen of klik eerst door de demo. Andere termen uit deze gids vind je in de begrippenlijst.