Wat is Fiatteren?
Fiatteren is het formeel goedkeuren van een inkoopfactuur door iemand die daartoe bevoegd is, voordat de factuur wordt betaald. Tegenwoordig heet dit meestal autoriseren. Het legt vast wie akkoord gaf, waarvoor en wanneer.
Ook bekend als: factuur goedkeuren, autoriseren, accorderen, goedkeuringsworkflow
Fiatteren beantwoordt een andere vraag dan boeken. Boeken gaat over of de factuur administratief klopt. Fiatteren gaat over of de kosten gewenst zijn en of de juiste persoon daar ja tegen heeft gezegd. Dat onderscheid is de reden dat beide stappen bestaan, en de reden dat ze niet door dezelfde persoon horen te worden gezet bij grotere bedragen.
In de praktijk wordt fiatteren vaak nog per mail geregeld. Dat werkt zolang niemand op vakantie is en niemand achteraf vraagt wie iets heeft goedgekeurd. Een goedkeuringsstroom in software voegt drie dingen toe die een mailbox niet heeft: een regel die bepaalt wie aan de beurt is, een herinnering als het blijft liggen, en een vastlegging bij de factuur die een jaar later nog te vinden is.
In Exact Online
Exact Online ondersteunt basisprocessen rond inkoopfacturen. Teams die meerdere autorisatoren per factuur nodig hebben, regels op bedrag of kostenplaats, vervangers bij afwezigheid, herinneringen, of goedkeuring gekoppeld aan een inkooporder of contract, gebruiken daarvoor meestal een gespecialiseerde laag naast Exact Online. De boeking blijft in alle gevallen in Exact Online staan.
Waar een goedkeuringsregel op hoort te staan
De meeste organisaties beginnen met een bedrag en komen er daarna achter dat dat te grof is. Bruikbare regels combineren meestal twee of drie dingen.
- Bedrag, met een tweede autorisator boven een grens.
- Kostenplaats of afdeling, zodat de budgethouder het ziet en niet de administratie.
- Leverancier, voor stromen waar altijd dezelfde persoon over gaat.
- Contract, zodat een factuur die binnen een goedgekeurd contract valt niet elke maand opnieuw langs iemand hoeft.
Wat er misgaat als een stap stilvalt
Een factuur die op goedkeuring wacht, wordt te laat betaald, en te laat betalen kost korting, goodwill en soms een leveringsstop. De twee maatregelen die het meeste helpen zijn saai: een vervanger per autorisator, en een herinnering die naar de persoon gaat en niet naar een verzamellijst. Een derde helpt ook: laat zien hoe lang iets al wacht, in dagen, naast de vervaldatum.
Functiescheiding, kort
De persoon die de factuur invoert, hoort niet dezelfde te zijn als de persoon die hem goedkeurt, en geen van beiden hoort de betaling alleen te kunnen vrijgeven. Dat is geen wantrouwen maar een standaardeis van accountants, en het is precies wat een audittrail bij de factuur moet kunnen aantonen zonder dat iemand mailboxen hoeft te doorzoeken.
Waar het meestal misgaat
- 1Iedereen autorisator maken. Als iedereen mag tekenen, betekent een handtekening niets.
- 2Geen vervanger instellen. Eén vakantie legt dan een hele stroom stil.
- 3Goedkeuring per mail regelen. Een jaar later is de mail weg en de vraag blijft.
- 4Terugkerende contractfacturen elke maand opnieuw laten tekenen. Keur het contract goed, niet elke termijn.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over Fiatteren.
Vragen over jouw situatie?
Open de demoFiatteren is het Nederlandse woord voor het goedkeuren van een factuur voor betaling door iemand die daartoe bevoegd is. In het Engels heet het approving of authorizing. Tegenwoordig zeggen de meeste teams autoriseren, en de persoon die tekent heet de autorisator. Ook accorderen wordt als synoniem gebruikt.
Nee, en dat is meestal juist de winst. Een factuur die binnen een goedgekeurde inkooporder valt en binnen tolerantie matcht, is feitelijk al goedgekeurd op het moment dat de order werd geplaatst. Hetzelfde geldt voor een factuur die binnen een goedgekeurd contract valt. Fiatteren hoort te gaan over wat afwijkt.
Exact Online ondersteunt basisprocessen rond inkoopfacturen. Voor meerdere autorisatoren, regels op bedrag en kostenplaats, vervangers, herinneringen en een audittrail per factuur gebruiken teams doorgaans een gespecialiseerde laag ernaast, waarbij Exact Online het boekhoudsysteem blijft.