Wat is 3-way matching?
3-way matching is de controle waarbij een inkoopfactuur wordt vergeleken met de inkooporder en met de goederenontvangst, op zowel aantallen als prijzen, voordat de factuur wordt goedgekeurd voor betaling.
Ook bekend als: drieweg matching, driewegcontrole, factuur-order-ontvangst controle
De naam komt van de drie documenten die aan elkaar worden gehouden. De inkooporder zegt wat je hebt besteld en tegen welke prijs. De goederenontvangst zegt wat er daadwerkelijk is binnengekomen. De factuur zegt waarvoor de leverancier betaald wil worden. Kloppen die drie met elkaar, dan is er geen reden om de factuur handmatig te beoordelen.
Wijkt er iets af, dan is de vraag wie dat moet oplossen. Een prijsverschil is een vraag voor inkoop. Een aantalverschil is meestal een vraag voor het magazijn. Een regel die helemaal niet op de order staat, is een vraag voor de budgethouder. Goede matching bestaat daarom uit twee delen: het rekenwerk, en het routeren van wat niet klopt naar de persoon die het antwoord heeft.
2-way matching laat de ontvangst weg en vergelijkt alleen factuur en order. Dat is sneller, en het is genoeg voor diensten waarbij niets fysieks binnenkomt. Voor goederen betekent het dat je betaalt voor wat besteld is in plaats van voor wat geleverd is, en dat verschil is precies waar geld weglekt.
In Exact Online
In Exact Online staan de inkooporder en de goederenontvangst in de modules Handel of Productie. Exact Online kent zelf geen automatische driewegcontrole op factuurregelniveau bij het inboeken van een inkoopfactuur: je kunt een factuur aan een order koppelen, maar de vergelijking regel voor regel, met toleranties en met routering van verschillen, doet een aparte oplossing. Glimps leest de openstaande orders en ontvangsten uit Exact Online en matcht per factuurregel.
Wat er wordt vergeleken
Een matching die alleen naar het totaalbedrag kijkt, mist het meeste. De vergelijking hoort per regel te gebeuren, op vier waarden.
- Artikel of omschrijving: staat deze regel überhaupt op de order.
- Aantal besteld tegen aantal ontvangen tegen aantal gefactureerd.
- Stuksprijs op de order tegen stuksprijs op de factuur.
- Regeltotaal, inclusief korting, toeslag en vracht die soms op een losse regel staat.
Waarom deelleveringen het moeilijk maken
Een order van honderd stuks kan in drie zendingen komen en in twee facturen. De som moet dan over de hele order kloppen, niet per document. Dat betekent dat een matchingoplossing moet bijhouden wat er al gematcht is, anders betaal je dezelfde ontvangst twee keer. Dit is de meest voorkomende reden dat handmatige matching in een spreadsheet stukloopt.
Toleranties, en waarom ze geen luiheid zijn
Bijna geen enkele factuur klopt tot op de cent. Afrondingen op stuksprijzen, wisselkoersen, brandstoftoeslagen en gewicht bij levering zorgen voor kleine verschillen. Een tolerantie zegt: onder dit bedrag en onder dit percentage is het verschil het uitzoeken niet waard. Zonder tolerantie blokkeert je systeem op verschillen van zeven cent en leert je team om elk blok weg te klikken, wat erger is dan geen controle.
Waar het meestal misgaat
- 1Alleen op totaalbedrag matchen. Twee regels die elkaar opheffen, komen er dan doorheen.
- 2Eén tolerantie voor alles. Een procent op een factuur van 50 euro is iets anders dan een procent op 50.000 euro, dus stel bedrag en percentage apart in.
- 3Verschillen op een stapel leggen in plaats van naar een persoon sturen. Een uitzondering zonder eigenaar is een factuur die te laat wordt betaald.
- 4De goederenontvangst overslaan omdat het magazijn hem te laat boekt. Dan match je tegen de order en betaal je voor wat besteld is.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over 3-way matching.
Vragen over jouw situatie?
Open de demo2-way vergelijkt de factuur met de inkooporder. 3-way voegt de goederenontvangst toe, zodat je controleert of wat je betaalt ook echt is binnengekomen. Voor diensten is 2-way meestal genoeg, voor goederen is 3-way de norm.
Ja. Daarbij komt een vierde document erbij, meestal een kwaliteits- of inspectierapport. Dat zie je in productie en in de voedingsindustrie, waar een levering pas geaccepteerd is nadat hij is goedgekeurd. Het principe blijft hetzelfde: elk extra document is een extra voorwaarde voordat er betaald wordt.
Exact Online houdt inkooporders en goederenontvangsten bij, dus de gegevens zijn er. Een automatische vergelijking per factuurregel, met toleranties en met het routeren van verschillen naar de juiste persoon, hoort niet bij de standaard factuurinvoer. Daarvoor gebruiken bedrijven een gekoppelde oplossing.
Die kun je per definitie niet matchen. Er zijn twee routes: alsnog een order laten aanmaken, of de factuur langs een goedkeuringsregel sturen op bedrag en kostenplaats. Ongeveer de helft van alle inkoopfacturen in het MKB heeft nooit een order, dus een oplossing die alleen matcht lost maar de helft van je werk op.