Begrip

Wat is GRNI: ontvangen maar niet gefactureerd?

GRNI staat voor goods received not invoiced: goederen die je hebt ontvangen en in de voorraad staan, maar waarvoor de factuur nog niet binnen is. Het saldo staat op een tussenrekening tot de factuur komt en de twee tegen elkaar wegvallen.

Ook bekend als: nog te ontvangen facturen, tussenrekening ontvangen goederen, goods received not invoiced

Als het magazijn een levering boekt, gaat de voorraad omhoog. De tegenboeking kan nog niet naar de crediteur, want er is geen factuur. Die gaat dus naar een tussenrekening. Komt de factuur binnen en wordt hij gematcht, dan valt het bedrag van de tussenrekening af en komt het op de crediteur te staan. Wat er op die rekening blijft staan, is per definitie werk dat nog niet af is.

De GRNI-rekening is daarom het eerlijkste kwaliteitscijfer van je crediteurenproces. Een oplopend of vervuild saldo betekent bijna altijd een van drie dingen: ontvangsten die nooit gefactureerd zijn, facturen die wel binnen zijn maar niet gematcht, of prijs- en aantalverschillen die niemand heeft opgelost. Aan het eind van het boekjaar is dat het gesprek met de accountant dat niemand wil hebben.

In Exact Online

In Exact Online ontstaat dit saldo wanneer je met de modules Handel of Productie werkt en goederenontvangsten boekt voordat de factuur er is. De tussenrekening die daarbij wordt gebruikt, staat in je grootboekschema en hoort periodiek te worden geanalyseerd per leverancier en per order. Zonder automatische matching op regelniveau moet die analyse handmatig, en dat is precies waarom het saldo bij veel bedrijven blijft groeien.

Hoe een GRNI-saldo vervuild raakt

Het saldo hoort te bewegen: er komt bij als er wordt ontvangen, er gaat af als er wordt gefactureerd. Problematisch wordt het als er posten in blijven hangen die er nooit meer uit gaan.

  • Een deellevering die als volledig is geboekt, waardoor de rest nooit meer komt.
  • Een factuur die handmatig op een kostenrekening is geboekt in plaats van tegen de ontvangst.
  • Een retour die wel fysiek terug is maar nooit is teruggeboekt.
  • Prijsverschillen die op de tussenrekening blijven staan omdat niemand de beslissing nam.

Waarom dit een cijfer voor de directie is

Een GRNI-saldo is uitgesteld werk met een prijskaartje. Het raakt de voorraadwaardering, het vertekent de inkoopcijfers per periode, en bij de jaarafsluiting kost het je controller dagen. De oplossing is zelden een schoonmaakactie aan het eind. De oplossing is dat facturen bij binnenkomst worden gematcht en dat verschillen dezelfde week naar een persoon gaan.

Waar het meestal misgaat

  • 1De tussenrekening pas bij de jaarafsluiting bekijken. Tegen die tijd is de context weg en weet niemand meer waar een post vandaan komt.
  • 2Oude posten wegboeken zonder de oorzaak te zoeken. Volgend jaar staat dezelfde stapel er weer.
  • 3Het saldo als boekhoudkundig probleem behandelen. Het is een procesprobleem dat in de boekhouding zichtbaar wordt.
  • 4Niet per leverancier analyseren. Meestal komt het grootste deel van het saldo van een handvol leveranciers.
FAQ

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over GRNI: ontvangen maar niet gefactureerd.

Vragen over jouw situatie?

Open de demo

Goods received not invoiced: goederen die ontvangen zijn maar waarvoor nog geen factuur is geboekt. In Nederlandse jaarrekeningen zie je het vaak terug als nog te ontvangen facturen of als een tussenrekening ontvangen goederen.

Een saldo hoort er te zijn, want er zit altijd tijd tussen levering en factuur. Wat je wil weten is de ouderdom: posten van deze maand zijn normaal, posten van vorig jaar zijn een signaal. Kijk naar de verdeling in tijd, niet naar het totaal.

Door facturen bij binnenkomst regel voor regel tegen de ontvangst te matchen, door toleranties te gebruiken zodat kleine verschillen vanzelf wegvallen, en door verschillen buiten de tolerantie direct naar de inkoper te sturen in plaats van naar een lijst. Wat dezelfde week wordt opgelost, komt nooit op de tussenrekening terecht.