Wat is Inkoopfactuur?
Een inkoopfactuur is een factuur die je van een leverancier ontvangt voor geleverde goederen of diensten. Hij komt in de crediteurenadministratie terecht, wordt geboekt als kosten of voorraad, en leidt tot een betaling.
Ook bekend als: crediteurenfactuur, leveranciersfactuur, te betalen factuur
Een inkoopfactuur is de spiegel van de verkoopfactuur van je leverancier. Voor jou is het een verplichting, voor hen een vordering. Het verschil met een bon of een kassabon is formeel: een factuur moet een aantal gegevens bevatten voordat je de btw mag aftrekken, een kassabon vaak niet.
De route die een inkoopfactuur aflegt is in vrijwel elk bedrijf dezelfde: binnenkomen, herkennen, coderen, controleren tegen een order of contract, laten goedkeuren, boeken en betalen. Elke stap die een mens doet, kost tijd en kan fout gaan. Automatisering van crediteuren gaat er niet over of die stappen bestaan, maar over hoeveel facturen ze zonder mens doorlopen.
In Exact Online
In Exact Online komt een inkoopfactuur terecht in een inkoopboek, gekoppeld aan een crediteur, met een boeking op een of meer grootboekrekeningen en btw-codes. De vervaldatum wordt bepaald door de betalingsconditie bij de crediteur. Werk je met Handel of Productie, dan kan de factuur bovendien tegen een inkooporder en een goederenontvangst worden gelegd.
Wat er op een factuur moet staan
De Belastingdienst stelt eisen aan een factuur voordat je de btw mag terugvragen. Ontbreekt er iets, dan is het jouw probleem, niet dat van de leverancier.
- Factuurdatum en een opeenvolgend factuurnummer.
- Naam en adres van leverancier en afnemer.
- Het btw-identificatienummer van de leverancier.
- Aard en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten, met de datum van levering.
- Het bedrag exclusief btw per tarief, het tarief zelf en het btw-bedrag.
Facturen zonder order zijn de stille meerderheid
Iedereen praat over matching, maar in veel administraties heeft ongeveer de helft van de inkoopfacturen nooit een inkooporder gehad. Huur, energie, verzekering, telefonie, software, accountant, schoonmaak. Ze komen elke maand terug en worden bijna altijd hetzelfde geboekt. Dat is herhaalwerk dat geen matchingmodule oplost, maar codering uit historie en een contractregister wel.
Waar het meestal misgaat
- 1Een bon behandelen als een factuur. Zonder de vereiste gegevens is de btw niet aftrekbaar.
- 2De vervaldatum van de factuur overnemen in plaats van hem af te leiden uit de betalingsconditie.
- 3Een creditnota als negatieve factuur boeken zonder de koppeling naar het origineel.
- 4Facturen alleen op factuurnummer ontdubbelen. Dezelfde factuur komt vaak twee keer binnen met een ander nummer of zonder nummer.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over Inkoopfactuur.
Vragen over jouw situatie?
Open de demoHet is hetzelfde document vanuit twee kanten gezien. Wat voor jouw leverancier een verkoopfactuur is, is voor jou een inkoopfactuur. In je administratie staat de een aan de debiteurenkant en de ander aan de crediteurenkant.
Dat hangt sterk af van het aantal regels en van of er een order aan hangt. Wat vrijwel altijd geldt, is dat de tijd niet in het overtikken van de kop zit maar in de regels, de codering en het uitzoeken van afwijkingen. Meet het in je eigen administratie voordat je een businesscase op een extern kengetal baseert.
Ja. In Nederland geldt een bewaarplicht van zeven jaar voor de administratie, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. Een digitale kopie voldoet, mits het origineel raadpleegbaar blijft in de vorm waarin het is ontvangen.