Begrip

Wat is UBL-factuur?

Een UBL-factuur is een factuur in een gestandaardiseerd XML-formaat, waarin elk gegeven een eigen veld heeft. Daardoor hoeft de ontvanger niets te herkennen: de bedragen, regels en btw staan er als data in, niet als tekst op een plaatje.

Ook bekend als: e-factuur, XML-factuur, SI-UBL, UBL 2.1

UBL staat voor Universal Business Language. In Nederland wordt meestal de variant SI-UBL gebruikt, gebaseerd op UBL 2.1. Een UBL-bestand komt vaak mee als bijlage naast de PDF in dezelfde e-mail, zodat een mens de PDF kan lezen en een systeem de XML.

Het voordeel is duidelijk: geen herkenningsfouten, want er valt niets te herkennen. Het nadeel is even duidelijk: je krijgt alleen UBL van leveranciers die het sturen, en dat is in de meeste crediteurenstromen een minderheid. Een UBL-strategie vervangt daarom geen factuurherkenning, hij vult hem aan.

UBL is een formaat en geen netwerk. Peppol is het netwerk waarover e-facturen tussen partijen worden uitgewisseld, vaak in een UBL-gebaseerd formaat. De twee worden vaak door elkaar gebruikt, maar je kunt UBL-bestanden per mail ontvangen zonder ooit op Peppol aangesloten te zijn.

In Exact Online

Exact Online kan UBL-facturen inlezen als inkoopfactuur. Glimps ondersteunt UBL 2.1 in de SI-UBL variant voor zowel import als export, naast PDF en gescande documenten. Glimps is geen Peppol-toegangspunt: wij verwerken wat in je mailbox of map binnenkomt, en Peppol hoort niet bij ons product.

Waarom een UBL nog steeds gecontroleerd moet worden

Foutloos gelezen is niet hetzelfde als juist. Een UBL bevat precies wat de leverancier erin heeft gezet, inclusief de verkeerde prijs, het verkeerde aantal of een regel die je nooit hebt besteld. Perfecte data maakt herkenning overbodig, maar matching, codering en goedkeuring niet.

Als PDF en UBL elkaar tegenspreken

Het komt voor: de PDF toont een bedrag inclusief korting en de UBL niet, of de regels staan anders gegroepeerd. De vuistregel is dat de UBL leidend is voor de verwerking en de PDF leidend is voor het archief, omdat de PDF is wat een mens heeft gezien. Belangrijker is dat je systeem het verschil signaleert in plaats van er stil een van te kiezen.

Waar het meestal misgaat

  • 1Denken dat UBL het herkenningsprobleem oplost. Het lost het op voor de leveranciers die het sturen, en dat is meestal een minderheid.
  • 2De UBL inlezen en de PDF weggooien. Voor de bewaarplicht en voor discussies wil je het document dat de leverancier heeft verstuurd.
  • 3UBL en Peppol als hetzelfde behandelen. Het een is een formaat, het ander een netwerk.
  • 4Een UBL zonder controle doorboeken omdat de data gestructureerd is. Gestructureerd betekent niet afgesproken.
FAQ

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over UBL-factuur.

Vragen over jouw situatie?

Open de demo

UBL is het formaat waarin de factuur is opgeschreven, een XML-structuur met vaste velden. Peppol is het netwerk waarover facturen tussen organisaties worden verstuurd. Je kunt UBL-facturen per e-mail ontvangen zonder Peppol te gebruiken.

Ja, UBL 2.1 in de SI-UBL variant, voor import en export. Peppol ondersteunen wij niet; dat hoort niet bij ons product.

Ja, mits hij de wettelijk vereiste factuurgegevens bevat. De vorm, papier, PDF of XML, bepaalt de geldigheid niet; de inhoud en de bewaarbaarheid doen dat wel.