Wat is Touchless verwerking?
Touchless verwerking betekent dat een inkoopfactuur van binnenkomst tot boeking wordt afgehandeld zonder dat een mens hem opent of aanpast. Het touchless-percentage is het aandeel facturen waarvoor dat lukt.
Ook bekend als: straight-through processing, STP-percentage, automatiseringsgraad, no-touch
Het is het eerlijkste kengetal in factuurverwerking, en tegelijk het makkelijkst te verdraaien. Een herkenningspercentage zegt hoe goed een systeem leest. Een touchless-percentage zegt hoeveel werk er daadwerkelijk is verdwenen. Die twee kunnen ver uit elkaar liggen: een factuur kan perfect gelezen zijn en toch door drie handen gaan omdat de codering niet zeker was en er iemand moest goedkeuren.
De vraag die je bij elk percentage moet stellen is wat de noemer is. Tellen goedgekeurde facturen als touchless als iemand op een knop moest drukken? Tellen creditnota’s mee? Tellen de facturen mee die het systeem niet als factuur herkende en die daarom nooit in de statistiek kwamen? Zonder die antwoorden is een percentage een marketingcijfer, ook het onze.
In Exact Online
Voor Exact Online betekent touchless dat de factuur binnenkomt, wordt gelezen, wordt gecodeerd met grootboek, btw en eventueel kostenplaats, eventueel wordt gematcht tegen een inkooporder en goederenontvangst, de goedkeuringsregels doorloopt, en als inkoopboeking in Exact Online verschijnt zonder dat iemand hem heeft geopend. Alles wat daarbuiten valt, is een uitzondering met een eigenaar.
Wat een factuur uit touchless haalt
Het is bijna nooit de herkenning. In de praktijk zijn het vier oorzaken, in deze volgorde van frequentie.
- Codering waar het systeem niet zeker genoeg van was, meestal bij een nieuwe leverancier of een nieuwe regelsoort.
- Een verschil met de order of de ontvangst buiten de tolerantie.
- Een goedkeuringsregel die vereist dat een mens tekent, wat een keuze is en geen storing.
- Iets aan het document zelf: een creditnota, een verzamelfactuur, twee facturen in één PDF, of een pagina die scheef is gescand.
Waarom honderd procent niet het doel is
Een deel van je facturen hoort door een mens gezien te worden. Een nieuwe leverancier met een groot bedrag, een factuur die niet bij een order hoort, een bankrekening die is gewijzigd. Streven naar honderd procent betekent die controles afzetten, en dat is precies het soort besparing dat een keer heel duur wordt. Een gezond doel is dat alles wat routine is vanzelf gaat, en dat de aandacht van je team naar de uitzonderingen verschuift.
Waar het meestal misgaat
- 1Herkenningspercentage en touchless-percentage door elkaar halen. Het eerste is techniek, het tweede is proces.
- 2De noemer stil verkleinen door lastige facturen buiten de meting te houden.
- 3Op het percentage sturen in plaats van op doorlooptijd. Een factuur die touchless maar te laat wordt geboekt, helpt niemand.
- 4Controles uitzetten om het cijfer op te krikken. Dat is geen automatisering maar risico verplaatsen.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over Touchless verwerking.
Vragen over jouw situatie?
Open de demoDat hangt volledig af van je factuurmix. Een groothandel met veel terugkerende leveranciers en inkooporders komt veel hoger uit dan een dienstverlener met veel eenmalige facturen. Vergelijk je eigen cijfer van dit kwartaal met dat van vorig kwartaal; vergelijk het niet met een percentage uit een brochure.
Neem alle documenten die binnenkwamen en bedoeld waren als inkoopfactuur, inclusief de facturen die het systeem niet als zodanig herkende en inclusief creditnota’s. Tel daarvan de facturen die als boeking in Exact Online verschenen zonder dat iemand het scherm opende. Dat getal is lager dan wat leveranciers noemen, en het is het enige dat je kunt sturen.
Wij vinden van niet, want er kwam een mens aan te pas. Veel leveranciers tellen het wel mee, omdat het een bewuste procesregel is en geen systeemfout. Belangrijker dan het antwoord is dat je opschrijft welke definitie je gebruikt, zodat het cijfer over kwartalen heen vergelijkbaar blijft.