Wat is Grootboekcodering?
Grootboekcodering is het toewijzen van de juiste grootboekrekening, btw-code en eventueel kostenplaats of kostendrager aan een inkoopfactuur of aan een afzonderlijke factuurregel, zodat de kosten op de goede plek in de administratie landen.
Ook bekend als: coderen, grootboekrekening toewijzen, boekingsvoorstel
Herkenning haalt de gegevens van de factuur af. Codering beslist wat die gegevens betekenen voor jouw administratie. Dat is een ander soort werk: het antwoord staat niet op de factuur, maar in je eigen grootboekschema en in de manier waarop jouw organisatie kosten indeelt. Twee bedrijven kunnen dezelfde factuur volkomen verschillend boeken en allebei gelijk hebben.
Daarom is codering de plek waar automatisering het meeste tijd wint en het meeste vertrouwen kan verliezen. Een systeem dat leert van wat jij eerder boekte, wordt elke maand beter. Een systeem dat altijd iets invult, ook als het onzeker is, zorgt ervoor dat iemand alsnog elke regel controleert, en dan heb je niets gewonnen.
In Exact Online
Exact Online kent per administratie een eigen grootboekschema, btw-codes, kostenplaatsen en kostendragers, en die kunnen per entiteit anders heten. Codering die op één administratie is ingericht, klopt daarom niet automatisch in een andere. Glimps haalt het schema per administratie op uit Exact Online en leert het coderingsgedrag per leverancier en per factuurregel, zodat de voorstellen bij jouw rekeningen passen en niet bij een algemeen model.
Kopcodering en regelcodering
De eenvoudigste vorm zet de hele factuur op één rekening. Dat werkt voor een telefoonrekening en niet voor een groothandelsfactuur met veertig regels over vier kostensoorten. Regelcodering is meer werk om goed te krijgen, maar het is de enige manier om betrouwbare cijfers per kostensoort en per kostenplaats te krijgen.
Waar het voorstel vandaan hoort te komen
Er zijn drie bronnen, en ze horen in deze volgorde te gelden. Een expliciete instructie van jou wint altijd. Daarna telt wat je eerder bij deze leverancier en bij deze regelomschrijving hebt geboekt. Pas als beide ontbreken, is een taalmodel aan zet dat de omschrijving interpreteert. Andersom, met het model vooraan, krijg je voorstellen die overtuigend klinken en niet bij jouw schema passen.
- Een regel die je eenmaal corrigeert, hoort de volgende keer goed te staan.
- Onder een betrouwbaarheidsdrempel hoort het veld leeg te blijven in plaats van gevuld met een gok.
- Een instructie in gewone taal, zoals hoe je aan een collega zou uitleggen waar iets heen moet, is sterker dan een lijst regels die niemand onderhoudt.
Waar het meestal misgaat
- 1Codering per leverancier hard vastzetten. Eén leverancier levert vaak meerdere soorten kosten.
- 2Het voorstel altijd laten vullen. Een altijd ingevuld veld leert je team om nooit te vertrouwen en toch te kijken.
- 3Correcties niet terugkoppelen. Als een correctie niet wordt onthouden, doe je hetzelfde werk elke maand opnieuw.
- 4Kostenplaats uit historie afleiden terwijl hij op het document of in de opdracht staat. Dan raden waar staan gelezen kan worden.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over Grootboekcodering.
Vragen over jouw situatie?
Open de demoHerkenning leest wat er op de factuur staat: bedragen, datums, leverancier, regels. Codering beslist waar dat in jouw administratie hoort: welke grootboekrekening, welke btw-code, welke kostenplaats. Herkenning is grotendeels een opgelost probleem, codering is dat niet.
Voor een terugkerende leverancier met een vaste kostensoort is een handvol facturen vaak genoeg. Voor een leverancier die uiteenlopende artikelen levert, duurt het langer omdat het systeem per regelsoort leert in plaats van per leverancier. Historie uit je eigen boekingen in Exact Online versnelt dat aanzienlijk.
Ja, en dat is vaak sneller dan wachten tot het systeem het uit historie leert. Het verschil met klassieke regelmotoren is dat je het in gewone taal opschrijft, zoals je het aan een nieuwe collega zou uitleggen, in plaats van in een schema met condities.