Begrip

Wat is Prijsverschil en tolerantie?

Een tolerantie is de vooraf afgesproken marge waarbinnen een verschil tussen factuur en inkooporder automatisch wordt geaccepteerd, uitgedrukt in een bedrag, een percentage, of allebei.

Ook bekend als: tolerantiegrens, prijsafwijking, matchingtolerantie

Toleranties bestaan omdat de werkelijkheid niet op de cent klopt. Stuksprijzen worden afgerond, valuta bewegen, brandstoftoeslagen veranderen per week, en bij levering op gewicht is de hoeveelheid nooit precies wat besteld is. Zonder marge zou elke factuur een uitzondering zijn.

De kunst zit in twee getallen naast elkaar. Een percentage alleen is te ruim op grote bedragen: twee procent van 80.000 euro is 1.600 euro die ongezien doorloopt. Een bedrag alleen is te streng op kleine facturen: vijf euro op een factuur van twintig euro blokkeert alles. De gangbare oplossing is dat een verschil binnen beide grenzen moet vallen voordat het automatisch wordt geaccepteerd.

In Exact Online

Exact Online kent geen instelbare matchingtolerantie bij het inboeken van een inkoopfactuur, omdat het de driewegcontrole zelf niet per regel uitvoert. Toleranties worden daarom ingesteld in de gekoppelde factuurverwerking. In Glimps staan ze per bedrag en per percentage, en kan een verschil buiten de tolerantie automatisch als vraag naar een genoemde inkoper of budgethouder gaan in plaats van op een stapel te belanden.

Waar je de grens legt

Er is geen universeel juiste waarde, maar er is wel een goede manier om hem te vinden. Kijk terug naar een half jaar aan prijsverschillen, zet ze op grootte, en kijk waar de verdeling afvlakt. Onder die knik zitten ruis en afronding, erboven zitten echte fouten. Begin daar en pas hem na een kwartaal aan.

  • Een vaste tolerantie per leverancier werkt beter dan één waarde voor iedereen.
  • Zet vracht en toeslagen apart, anders eten ze je hele marge op.
  • Een tolerantie hoort alleen naar boven ruim te zijn. Een leverancier die structureel te weinig factureert is ook een signaal.

Wat er gebeurt buiten de tolerantie

Hier valt de winst of het verlies. Een factuur die buiten de tolerantie blokkeert en op een lijst komt, wacht gemiddeld dagen. Een factuur waarbij de vraag direct naar de inkoper gaat, met de orderregel, de ontvangst en de factuurregel naast elkaar, is vaak dezelfde dag opgelost. Het verschil is niet de controle maar de routering.

Waar het meestal misgaat

  • 1De tolerantie zo ruim zetten dat er nooit iets blokkeert. Dan heb je de controle afgeschaft zonder het op te schrijven.
  • 2De tolerantie zo strak zetten dat alles blokkeert. Het team leert dan om blokkades weg te klikken zonder te kijken.
  • 3Toleranties handmatig per factuur ophogen om een betaling door te krijgen. Doe je dat vaker dan eens per maand, dan klopt de instelling niet.
  • 4Vergeten dat een tolerantie op regelniveau iets anders is dan op factuurniveau. Tien regels die elk net binnen de marge vallen, tellen op.
FAQ

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over Prijsverschil en tolerantie.

Vragen over jouw situatie?

Open de demo

In de praktijk zie je vaak iets in de orde van een paar procent met een maximum van enkele tientallen euro, waarbij het verschil binnen beide grenzen moet vallen. Wat past, hangt af van je marges en je leveranciers: bij handel in bulkgoederen met dagprijzen ligt de grens anders dan bij kantoorartikelen.

Voor de meeste leveranciers is één standaard genoeg. Zet een aparte tolerantie op de handvol leveranciers waar het structureel misgaat of waar de bedragen groot zijn. Dat levert meer op dan een fijnmazige instelling voor iedereen.

Meestal degene die de order heeft geplaatst, met een tweede handtekening boven een bepaald bedrag. Belangrijk is dat de goedkeuring bij de factuur wordt vastgelegd, met wie het was en wanneer, zodat de accountant het later terug kan vinden zonder in mailboxen te zoeken.