Begrip

Wat is Betalingsconditie en vervaldatum?

De betalingsconditie is de afspraak over wanneer een factuur betaald moet zijn, bijvoorbeeld dertig dagen na factuurdatum. De vervaldatum is de uitkomst van die afspraak toegepast op de factuurdatum, en hoort te worden afgeleid en niet overgenomen van het document.

Ook bekend als: betalingstermijn, vervaldag, betalingskorting

Bijna elke leverancier drukt zijn eigen termijn op de factuur. Dat is hun wens, niet noodzakelijk jullie afspraak. Staat er in je administratie een betalingsconditie van dertig dagen bij deze crediteur, dan is dat wat telt, ook als er veertien dagen op het papier staat. Een systeem dat de vervaldatum van het document overneemt, laat de leverancier je betaalkalender bepalen.

Daarom is de regel simpel: factuurdatum plus betalingsconditie is de vervaldatum. De factuurdatum lees je van het document, want die is een feit. De conditie komt uit de crediteurgegevens, want die is een afspraak. Wijkt de termijn op de factuur sterk af van de afspraak, dan is dat geen fout maar een signaal dat iemand hoort te zien.

In Exact Online

In Exact Online staat de betalingsconditie bij de crediteur en bepaalt die de vervaldatum van de inkoopboeking. Glimps leidt de vervaldatum af uit de factuurdatum en de betalingsconditie uit Exact Online, en neemt hem niet over van wat er op de factuur staat afgedrukt. De factuurdatum zelf wordt genormaliseerd naar een eenduidig formaat, omdat leveranciers dezelfde dag op tien manieren schrijven.

Waarom dit meer geld raakt dan het lijkt

Een vervaldatum die te vroeg staat, betekent dat je eerder betaalt dan nodig en werkkapitaal weggeeft. Een vervaldatum die te laat staat, betekent aanmaningen, verloren betalingskorting en soms een leveringsstop. Bij een paar duizend facturen per jaar is een systematische afwijking van tien dagen geen administratief detail meer.

Betalingskorting, en wanneer hij de moeite is

Een afspraak als twee procent korting bij betaling binnen tien dagen, anders dertig dagen netto, klinkt klein maar is op jaarbasis een fors rendement op je geld. De voorwaarde is dat je de factuur binnen die tien dagen goedgekeurd en geboekt hebt. Daar valt de korting meestal om: niet omdat het geld er niet was, maar omdat de factuur nog ergens op een goedkeuring stond te wachten.

Waar het meestal misgaat

  • 1De vervaldatum van het document overnemen. Dan bepaalt de leverancier je betaalgedrag.
  • 2Betalingscondities niet bijhouden bij de crediteur, waardoor elke factuur een aanname wordt.
  • 3Datums in het verkeerde formaat lezen. Een factuur uit het buitenland met 03/04 kan maart of april betekenen.
  • 4Korting bij vroege betaling wel afspreken maar niet meten. Wat niet gemeten wordt, wordt niet gehaald.
FAQ

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over Betalingsconditie en vervaldatum.

Vragen over jouw situatie?

Open de demo

De afgesproken conditie in je administratie is leidend. Wat de leverancier op de factuur drukt, is hun voorstel. Wijkt het structureel af, dan is dat een gesprek met de leverancier, geen reden om per factuur af te wijken.

Dan valt het systeem terug op een standaard, en dat is precies de situatie waarin fouten ontstaan. Het is de moeite waard om eenmalig de crediteuren zonder conditie op te zoeken en aan te vullen; dat is vrijwel altijd een korte lijst met veel effect.

Dat hangt af van wat je hebt afgesproken. Vanaf factuurdatum is het gebruikelijkst. Vanaf ontvangstdatum is gunstiger voor jou en komt voor bij leveranciers die laat factureren. Wat je ook kiest, leg het vast bij de crediteur zodat het niet per factuur een discussie wordt.