3-way matching betekent dat je een inkoopfactuur pas boekt als drie documenten kloppen: de inkooporder (wat je bestelde), de goederenontvangst (wat er binnenkwam) en de factuur (wat de leverancier vraagt). In Exact Online koppel je die drie via Inkoop: je registreert de ontvangst op de bestelling en maakt daarna de inkoopfactuur aan vanaf de pagina Te ontvangen facturen. Wat daar tussen zit, zoals prijsverschillen en deelleveringen, controleer je zelf of laat je een tool doen.
In deze gids lopen we de stappen in Exact Online zelf langs, met de menupaden zoals Exact ze in de eigen helpartikelen noemt (gecontroleerd op 24 september 2026). Daarna de fouten die we het vaakst zien, en kort hoe Glimps het doet. Wil je direct naar het product? Dat staat op de pagina over ordermatching.
Wat is 3-way matching?
Je vergelijkt drie documenten, het liefst regel voor regel:
- De inkooporder. Welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs.
- De goederenontvangst. Welke artikelen en hoeveel er echt binnen zijn.
- De factuur. Wat de leverancier in rekening brengt.
Kloppen ze binnen de marges die je hebt afgesproken? Dan kan de factuur door. Klopt iets niet, dan kijkt een mens ernaar. Bij 2-way matching laat je de ontvangst weg en vergelijk je alleen factuur en inkooporder. Dat is prima voor diensten, waar niets fysiek binnenkomt.
| 2-way matching | 3-way matching | |
|---|---|---|
| Wat je vergelijkt | Factuur en inkooporder | Factuur, inkooporder en goederenontvangst |
| Vraag die je beantwoordt | Hebben we dit besteld, tegen deze prijs? | Hebben we dit besteld, en is het ook binnen? |
| Wanneer gebruiken | Diensten, abonnementen, werk zonder levering | Goederen, materialen, voorraadartikelen |
| Deelleveringen zichtbaar | Nee, je ziet alleen wat besteld is | Ja, je ziet wat er ontvangen is |
| Wat je nodig hebt in Exact Online | Bestellingen | Bestellingen en geregistreerde ontvangsten |
3-way matching in Exact Online, stap voor stap
Welke versie van Exact Online heeft inkooporders?
In Exact Online heten inkooporders "bestellingen". Het helpartikel over bestellingen beschrijft de stappen voor Exact Online Handel en Productie, met een aparte variant voor Exact Online Projecten. Voor Projecten geldt volgens Exact dat de inkoopfunctie alleen beschikbaar is bij een Plus-, Professional- of Premium-abonnement, en dat voorraadadministratie daar niet wordt ondersteund. Weet je niet zeker wat jouw abonnement heeft? Kijk of je in het menu Inkoop de onderdelen Bestellingen en Ontvangsten en retouren ziet.
Stap 1: maak de bestelling aan
Ga naar Inkoop > Bestellingen > Bestellingen > Aanmaken. Kies de leverancier en, in Handel en Productie, het magazijn. Voeg artikelen toe en vul het aantal in. Prijsafspraken, staffelkortingen en prijslijsten die aan de leverancier hangen, past Exact direct toe op de bestelling. Sla op en mail of print de bestelling naar je leverancier.
Tip: zet het bestelnummer op de bestelling die je verstuurt en vraag de leverancier dat nummer op de factuur te zetten. Daar komen we bij de fouten nog op terug.
Stap 2: registreer de goederenontvangst
Komen de goederen binnen? Ga naar Inkoop > Ontvangsten en retouren > Goederenontvangsten > Aanmaken. Vul je zoekcriteria in, klik op Vernieuwen, selecteer de bestelling en klik op Ontvangen. Vul per regel het ontvangen aantal in en klik op Verwerken.
Twee dingen die Exact hier zelf doet:
- Deellevering. Heb je maar een deel ontvangen, dan krijgt de bestelling de status Gedeeltelijk en blijft hij op de pagina Goederenontvangst - Nieuw staan tot de rest binnen is.
- Tussenrekening. Bij de ontvangst neemt de voorraad toe. Exact maakt een voorlopige inkoopwaarde aan op basis van de kostprijs en boekt die op een tussenrekening: Te ontvangen goederen/facturen.
Levert de leverancier de rest nooit? Selecteer de bestelling op dezelfde pagina en klik op Afhandelen. Wil je een ontvangst terugdraaien of goederen terugsturen, dan maak je een inkoopretour aan.
Stap 3: koppel de inkoopfactuur aan bestelling en ontvangst
Exact geeft je twee routes.
Route A, vanaf Te ontvangen facturen. Ga naar Inkoop > Facturen > Inkoopfacturen > Te ontvangen facturen. Selecteer de bestelling en klik op Inkoopfactuur aanmaken. Kies het inkoopboek en de factuurdatum. Bij de regels kies je in het veld Factuur tussen Aantal besteld en Aantal ontvangen. Dat is in de praktijk je keuze tussen 2-way en 3-way: factureer je op wat besteld is, of op wat binnen is? Klik op Aanmaken en daarna op Opslaan.
Route B, vanaf een nieuwe inkoopfactuur. Ga naar Inkoop > Facturen > Inkoopfacturen > Aanmaken, kies de leverancier en vul het factuurbedrag in. Via het vergrootglas in de kolom Bst.regel voeg je een bestelregel toe. Opslaan, en met Verwerken maakt Exact de boekingen aan. Zie je de knop Verwerken niet? Dan mis je het gebruikersrecht Boekingen verwerken en heropenen.
Werk je met de scanservice van Exact? Dan zie je bij het openen van het boekingsvoorstel ook het venster Te ontvangen facturen, waarin je de bestellingen selecteert die bij de gescande factuur horen.
Wat betekent "Te ontvangen facturen"?
Het is twee dingen tegelijk. Het is de pagina met bestellingen waarvoor nog geen factuur is ingevoerd. En het is de grootboekrekening Te ontvangen goederen/facturen, de tussenrekening waar de ontvangst op binnenkomt en die bij de factuur weer wordt leeggeboekt naar Crediteuren.
Een saldo op die rekening betekent volgens Exact dat er iets wel ontvangen is maar nog niet gefactureerd, of andersom. Wil je weten welk van de twee? Open de grootboekrekening en groepeer op dagboek. Dan zie je meteen welke bedragen uit ontvangsten komen en welke uit facturen. Handig bij de maandafsluiting.
Verwacht je voor een bestelling nooit meer een factuur? Dan kun je hem op de pagina Te ontvangen facturen selecteren en op Afhandelen klikken. Let op: dat kun je niet ongedaan maken.
Wat Exact Online zelf controleert
Exact deelt inkoopfacturen in drie soorten in: een kostenfactuur (op een grootboekrekening), een artikelfactuur (op artikelen en een bestelling) en een directe artikelfactuur (op artikelen, zonder bestelling). Alleen de artikelfactuur hangt aan een bestelling, dus alleen daar kun je matchen.
Sinds februari 2026 vergelijkt Exact bovendien de prijs per bestelregel met de prijs op de e-factuur die bij die bestelling hoort. Wijkt de prijs af, dan krijgt het boekingsvoorstel een geel pictogram Aandacht vereist en is het veld Nettoprijs geel. Dit werkt alleen met de module Automatische factuurverwerking en alleen voor e-facturen.
Veelgemaakte fouten
1. Prijsverschillen zonder afspraak
De leverancier rekent 25 euro per stuk, de bestelling zegt 24. Klein verschil, groot volume. Spreek vooraf met inkoop af welk verschil je accepteert, in euro en in procent, en wat er boven die grens gebeurt. Zonder afspraak wordt elke cent een discussie, of juist niemands probleem.
2. Deelleveringen factureren op het bestelde aantal
Er zijn 96 van de 100 stuks binnen, maar de factuur is voor 100. Maak je de factuur aan met Aantal besteld, dan betaal je voor 4 stuks die er niet zijn. Kies Aantal ontvangen, of houd de factuur vast tot de rest binnen is.
3. Factuur eerder binnen dan de goederen
Dit gebeurt vaker dan je denkt, zeker als het magazijn ontvangsten op vrijdag in één keer invoert. De factuur kan dan niet tegen een ontvangst gematcht worden. De oplossing zit niet in finance maar in het magazijn: registreer de ontvangst op de dag dat de goederen binnenkomen.
4. Geen bestelnummer op de factuur
Zonder bestelnummer moet iemand zoeken welke bestelling bij de factuur hoort. Bij één leverancier met tien open bestellingen is dat giswerk. Vraag leveranciers het nummer op de factuur te zetten, en stuur facturen zonder nummer terug of laat een tool de regels zelf vergelijken.
5. Transportkosten en toeslagen vergeten
Vracht staat vaak wel op de factuur maar niet op de bestelling. Exact adviseert om zulke kosten als artikel aan te maken, aan de leverancier te koppelen en als aparte regel toe te voegen. Anders klopt je match nooit precies.
Hoe Glimps het doet
Glimps werkt alleen met Exact Online. PO matching is een add-on van 149 euro per maand op het Professional- en Business-plan. Het haalt je inkooporders en ontvangsten direct uit Exact Online en vergelijkt die met de factuur, regel voor regel:
- Regelniveau. Niet alleen het totaal, maar elke regel, elk aantal en elke eenheidsprijs.
- Toleranties. Je stelt marges in, in euro en in procent (bijvoorbeeld 5 euro of 1 procent). Kleine verschillen gaan door, grotere niet.
- Deelleveringen. Glimps matcht de factuur tegen het ontvangen aantal. De bestelling blijft open voor de rest.
- Meerdere bestellingen op één factuur. Glimps koppelt elke regel aan de juiste bestelling.
- Andere omschrijving. "Laptop Stand" op de factuur en "Notebook Riser" op de bestelling herkent Glimps als hetzelfde.
- 2-way waar dat past. Voor diensten zonder ontvangst matcht Glimps factuur tegen bestelling.
Klopt een factuur volledig met de bestelling, binnen jouw toleranties? Dan is dat een van de routes waarlangs Glimps de factuur zelf in Exact Online boekt. De uitgave was al goedgekeurd toen de bestelling werd geplaatst, dus hij hoeft niet te wachten. Acht controles houden een boeking tegen, zoals een mogelijke dubbele factuur of een ander rekeningnummer dan normaal. En Glimps betaalt nooit: betalen doe je zelf.
Meer over de rest van het proces lees je in facturen automatisch inboeken in Exact Online en facturen autoriseren in Exact Online. Voor groothandel en productie staat de aanpak op PO matching voor Exact Online.
Zo begin je
- Zorg dat bestellingen in Exact Online staan, niet in een mailtje.
- Laat het magazijn ontvangsten dezelfde dag registreren.
- Spreek toleranties af met inkoop, in euro en in procent.
- Vraag leveranciers om het bestelnummer op de factuur.
- Koppel Exact Online aan Glimps. Dat doe je zelf, je eerste factuur staat er binnen enkele minuten, en je probeert het 14 dagen gratis.
Bekijk de prijzen, lees verder over ordermatching in Glimps of start direct.