In het rekenvoorbeeld hieronder gaan we uit van 0,1-0,5% van het AP-volume aan dubbele betalingen — bij 5 miljoen euro inkoop is dat 5.000 tot 25.000 euro per jaar die je onnodig weglekt. 3-way matching voorkomt dit door automatisch te controleren of factuur, inkooporder en goederenontvangst kloppen. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt, wanneer je het nodig hebt, en hoe Glimps het in Exact Online inricht.
Wat is 3-way matching precies?
3-way matching vergelijkt drie documenten met elkaar voordat een factuur wordt goedgekeurd voor betaling:
- De inkooporder (PO). Wat is besteld? Welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs?
- De goederenontvangst (GR). Wat is daadwerkelijk geleverd? Welke artikelen, hoeveel?
- De factuur. Wat brengt de leverancier in rekening? Welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs?
Pas wanneer alle drie consistent zijn — en binnen vooraf afgesproken toleranties vallen — wordt de factuur automatisch goedgekeurd. Verschillen op één van de assen triggeren een uitzondering die door een mens beoordeeld wordt.
2-way versus 3-way: het verschil
Een 2-way match controleert alleen factuur tegen PO. Dat werkt voor diensten en eenvoudige inkopen waar geen fysieke goederen aan te pas komen — denk aan SaaS-licenties, consultancy of huur. Maar voor goederenfacturen schiet 2-way tekort: je betaalt mogelijk voor goederen die je nog niet hebt ontvangen, of voor minder dan je bestelde.
3-way voegt de goederenontvangst toe. Dat sluit het gat tussen "besteld" en "betaald" en koppelt de financiële kant strak aan de logistieke werkelijkheid.
| Aspect | 2-way matching | 3-way matching |
|---|---|---|
| Vergelijkt | Factuur + PO | Factuur + PO + GR |
| Geschikt voor | Diensten, software, huur | Goederen, materialen, voorraad |
| Voorkomt dubbele betaling | Beperkt | Volledig |
| Detecteert deelleveringen | Nee | Ja |
| Complexiteit setup | Laag | Medium |
Wanneer heb je 3-way matching nodig?
Niet elk bedrijf heeft 3-way matching nodig. De moeite waard wordt het zodra je voldoet aan minstens twee van deze criteria:
- Je verwerkt 100+ goederenfacturen per maand.
- Je werkt met inkooporders en goederenontvangsten in Exact Online of een ander ERP.
- Je hebt deelleveringen, prijsverschillen, vrachtkosten of toeslagen op facturen.
- Je hebt eerder dubbele betalingen of overbetalingen gehad.
- Je inkoopvolume is groot genoeg dat fouten tot duizenden euro's per jaar kosten.
Bij minder dan 100 goederenfacturen per maand, of bij voornamelijk diensteninkoop, is 2-way matching met goede goedkeuringsworkflows vaak voldoende.
Hoe Glimps 3-way matching in Exact Online uitvoert
Glimps' matching engine werkt in drie stappen, allemaal automatisch:
Stap 1: Factuurdata extraheren op regelniveau
Glimps leest niet alleen de kopvelden, maar elke factuurregel inclusief artikelnummer, omschrijving, aantal, eenheidsprijs en eventueel toeslagen. Dat is essentieel — zonder regelniveau kun je niet matchen op de werkelijkheid van de bestelling.
Stap 2: Vergelijken met PO en goederenontvangst
Via een directe koppeling met Exact Online haalt Glimps de openstaande PO-regels en goederenontvangsten op. De engine matcht op artikelnummer of (bij ontbrekende artikelnummers) op semantische gelijkenis van omschrijvingen — een "MacBook Pro 16 inch" op een factuur wordt gekoppeld aan "Apple MacBook Pro 16" op de PO.
Stap 3: Toleranties en uitzonderingen routeren
Per regel checkt Glimps of de werkelijke factuurwaarde binnen je tolerantie valt — bijvoorbeeld €5 of 1% prijsverschil. Past het binnen tolerantie? Auto-goedkeuren en boeken in Exact Online. Past het niet? Routeer naar de juiste persoon (finance, inkoop, magazijn) met de exacte uitzondering uitgelegd.
Toleranties: hoe slim moet het zijn?
Toleranties zijn het verschil tussen frictie en valse veiligheid. Te streng en je creëert onnodige uitzonderingen. Te ruim en je laat fouten door. Werkbare uitgangswaarden voor de meeste organisaties:
- Prijsverschil: 1-2% of €5-€20 absoluut, wat het laagst is.
- Aantalsverschil: 0% bij voorraadgoederen, 5% bij seriematige producten.
- Vracht en toeslagen: Aparte toleranties — vaak hogere percentages omdat dit meer fluctueert.
- Termijn: Factuur moet binnen X dagen na PO of GR vallen, anders blokkeren als verdacht.
Wij raden aan om strakker te beginnen en op basis van werkelijke uitzonderingsdata te versoepelen. Beter een paar onnodige reviews dan één gemiste fraude.
Implementatie checklist
Voordat je 3-way matching activeert, zorg dat het volgende op orde is:
- Inkooporders worden consequent in Exact Online aangemaakt — geen "buiten het systeem om" inkopen.
- Goederenontvangsten worden vastgelegd zodra goederen binnenkomen — niet aan het einde van de week.
- Artikelnummers zijn consistent: leveranciers gebruiken ofwel jouw artikelnummer ofwel Glimps mapt het automatisch.
- Toleranties zijn afgesproken met zowel finance als inkoop — niet eenzijdig vastgesteld.
- Routing is helder: welke uitzondering gaat naar wie? Inkoop, magazijn, finance, of management?
Veelgemaakte fouten bij 3-way matching
- Te ruime toleranties. 5% prijsverschil klinkt klein maar bij €100k volume per maand is dat €5k. Begin streng.
- Geen onderscheid PO-goederen vs diensten. Diensten zonder GR zou je via 2-way moeten doen, niet via 3-way met workarounds.
- Goederenontvangst wordt te laat geboekt. Dan komt de factuur eerder binnen dan de GR en wordt onnodig geblokkeerd. Disciplineer het magazijn.
- Uitzonderingen routeren naar finance i.p.v. inkoop. Finance kan vaak niet beslissen — de inkoper wel. Routeer slim.
Conclusie
3-way matching is geen luxe voor enterprise. Voor elk bedrijf met serieus goederenvolume is het een investering die zichzelf binnen maanden terugverdient — soms binnen weken bij hoog volume of bij eerdere fouten. De sleutel zit in de combinatie van regelnauwkeurige extractie, slimme toleranties en goed gerouteerde uitzonderingen.
Glimps biedt 3-way PO matching native voor Exact Online. Lees meer over de matching engine of probeer het zelf in onze demo.