Inkoopfacturen automatisch inboeken in Exact Online doe je met automatische factuurverwerking: facturen komen binnen via de digitale brievenbus, de scanservice maakt er een boekingsvoorstel van en met de instelling "Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen" wordt een compleet voorstel zonder klik een boeking. Exact bepaalt grootboek en btw-code uit je eerdere boekingen voor die leverancier, maar zet een factuur met meerdere regels op één totaal per btw-tarief. Wil je elke regel apart gecodeerd, gematcht met je inkooporder en toch zelf geboekt, dan heb je een tool nodig die dat werk overneemt.
In deze gids lees je eerst hoe je het in Exact Online zelf inricht, stap voor stap met de menupaden. Daarna de fouten die we het vaakst zien, wat Exact wel en niet voor je doet, en hoe Glimps het oplost. Alle menupaden en functies van Exact heb ik op 24 september 2026 nagelopen in de kennisbank van Exact. De bronnen staan onderaan.
Hoe werkt automatisch inboeken in Exact Online?
Exact Online maakt van elke ontvangen inkoopfactuur eerst een conceptboeking. Exact noemt dat een boekingsvoorstel. Jij controleert het voorstel, past aan wat niet klopt en slaat het op. Pas dan is het een boeking.
Een PDF of foto gaat eerst langs de scanservice, die de gegevens uitleest. Een gestructureerde e-factuur via Peppol leest Exact direct uit het xml-bestand, zonder scan. Voor een geldig voorstel moet Exact drie dingen vinden:
- De leverancier. Exact zoekt op btw-nummer, KvK-nummer en naam. Kleine verschillen zoals "B.V." of punten tellen niet mee. Een extra woord in de naam wel: dan herkent Exact de leverancier niet.
- De grootboekrekening. Exact vergelijkt het btw-percentage en de omschrijving met de 100 recentste boekingen van dezelfde leverancier en neemt de grootboekrekening van de meest vergelijkbare boeking. Vindt het niets, dan kijkt het naar de 1.000 recentste boekingen in de hele administratie en daarna naar leveranciers met een vergelijkbare SBI-code.
- De btw-code. Ook die komt uit de 100 recentste boekingen van die leverancier. Anders neemt Exact de btw-code die je het vaakst gebruikt bij dat percentage.
Staat er meer dan één btw-tarief op de factuur, dan maakt Exact per tarief een aparte regel. Maar een factuur met twintig regels op één tarief wordt één bedrag op één grootboekrekening. Daarover verderop meer.
Stap voor stap: zo richt je het in Exact Online in
Stap 1. Zet automatische factuurverwerking aan
Ga naar Administratienaam > Instellingen en kies Automatische factuurverwerking. Hier staan de instellingen die bepalen wat er met een binnengekomen factuur gebeurt:
- Automatisch naar de scanservice versturen. Staat dit uit, dan maakt Exact van een PDF geen boekingsvoorstel. XML- en UBL-facturen gaan altijd door, ook als dit uit staat, en ook daarvoor betaal je.
- Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen. Dit is de schakelaar voor echt automatisch inboeken. Kon de scan alle nodige gegevens vinden, dan maakt Exact er zelf een boeking van. Exact noemt als voorbeeld maandelijkse facturen met een vast bedrag.
- Omschrijving. Je kiest welke informatie in de omschrijving van het boekingsvoorstel komt.
- Inkoopboek. Je kiest in welk dagboek de boekingen uit de scanservice terechtkomen.
- Wijzigingen in relatienaam of adres als "Aandacht vereist" tonen. Standaard negeert Exact adreswijzigingen. Wil je ze zien, zet dit dan aan.
Stap 2. Maak de digitale brievenbus klaar voor e-mail
De scanservice werkt alleen met een digitale brievenbus. Er staat er standaard al een aan je administratie. Om facturen per e-mail te ontvangen, genereer je een e-mailadres: ga naar Gebruikersnaam > Mijn Exact Online > Mijn relatiegegevens, klik onder Mijn digitale brievenbussen op je brievenbus en klik bij Gekoppelde e-mailadressen op het documenttype.
Voeg daar ook de Toegestane afzenders toe. Mail van een afzender die niet op die lijst staat, komt in Geblokkeerde e-mails terecht en wordt geen boekingsvoorstel. Die lijst vind je onder Inkoop > Facturen > Inkoop > Overzicht, rechtsboven.
Stap 3. Zorg dat Exact je leveranciers herkent
De scanservice zoekt eerst op btw-nummer en KvK-nummer. Controleer daarom:
- Onder Administratienaam > Instellingen, tabblad Algemeen: is je eigen btw-nummer ingevuld? Exact negeert jouw btw-nummer op de factuur, zodat het dat van de leverancier pakt.
- Op het tabblad Financieel: staat er een betalingsconditie voor inkoop?
- Bij elke leverancier: btw-nummer, KvK-nummer en een betalingsconditie. Herkent de scanservice de leverancier, dan gebruikt het die betalingsconditie.
Stap 4. Zet automatisch boeken per leverancier aan
Je hoeft automatisch boeken niet voor iedereen tegelijk aan te zetten. Dezelfde instelling beheer je ook via Slim Inkopen instellen (ga naar Inkoop > Boekingen > Inkoopboekingen > Overzicht en klik op het pictogram) of op de relatiepagina van een leverancier. Begin met leveranciers die elke maand hetzelfde sturen: huur, lease, abonnementen.
Stap 5. Leg een vaste codering vast met een boekingtemplate
Wil je dat een leverancier altijd op dezelfde grootboekrekening en btw-code komt, of een vast bedrag over meerdere regels verdeelt, dan gebruik je een boekingtemplate. Ga naar Administratienaam > Stamgegevens > Financieel > Boekingtemplates, kies het inkoopboek en klik op Nieuw. Je koppelt de leverancier en kiest per regel een berekeningswijze: geen vaste waarde, vast bedrag of relatief gewicht. Maak je een boeking voor een leverancier met een gekoppelde template, dan kiest Exact die template vanzelf.
Stap 6. Verwerk de boekingsvoorstellen die overblijven
Alles wat niet automatisch geboekt wordt, staat onder Inkoop > Facturen > Inkoop > Overzicht, op het tabblad Boekingsvoorstellen. De kolom Boekingsstatus laat zien of een voorstel klaar is of nagekeken moet worden. Exact wijst je op drie dingen:
- Stamgegevens controleren: de factuur wijkt af van wat bij de leverancier staat.
- Nieuwe relatie controleren: Exact herkende de leverancier niet en maakte een nieuwe aan.
- Factuurbedrag controleren: het bedrag wijkt flink af van wat deze leverancier normaal stuurt.
Klik bij een voorstel op Bekijken, dan toont Exact in het venster "Hoe is deze boeking gegenereerd?" welke methode het gebruikte. Handig als je wilt snappen waarom een grootboekrekening fout is. Hoort de factuur bij een bestelling, dan kies je in het venster Te ontvangen facturen zelf de bijbehorende bestellingen.
Stap 7. Laat facturen goedkeuren (vanaf Plus)
Goedkeuren zet je aan via Slim Inkopen instellen of in de administratie-instellingen. Je kiest wie mag goedkeuren, kunt een goedkeurder laten bepalen door het factuurbedrag en kunt facturen van bepaalde leveranciers automatisch laten goedkeuren. Een factuur die op goedkeuring wacht, verschijnt pas na goedkeuring in het overzicht Betalingen. Werken met goedkeuringsflows zit volgens de prijspagina van Exact in Plus, Professional en Premium, niet in Essentials. Meer over dit deel lees je in facturen autoriseren in Exact Online.
Wat kost het in Exact?
In elke editie zitten 3 automatisch verwerkte documenten per maand. Daarna betaal je 0,39 euro per document in een bundel of 0,50 euro per document zonder bundel.
Veelgemaakte fouten
- Geen toegestane afzenders. De facturen komen wel aan, maar blijven hangen in Geblokkeerde e-mails. Niemand kijkt daar, dus de factuur ligt stil tot de herinnering komt.
- Je eigen btw-nummer ontbreekt. Dan kan de scanservice jouw nummer en dat van de leverancier niet uit elkaar houden.
- Automatisch boeken aan voor wisselende facturen. Een compleet voorstel is nog geen juist voorstel. Exact noemt vaste maandfacturen als voorbeeld, en dat is niet voor niets.
- Verwachten dat regels apart geboekt worden. Een factuur met meerdere regels komt binnen als één totaal per btw-tarief. Wil je regels op verschillende grootboekrekeningen, dan boek je volgens Exact handmatig of met een boekingtemplate.
- Dubbele leveranciers. Een extra woord in de naam en een ontbrekend KvK-nummer, en Exact maakt een nieuwe relatie aan. Klik bij "Nieuwe relatie controleren" altijd even door.
- Vage omschrijvingen in oude boekingen. Exact zoekt de grootboekrekening op omschrijving en btw-percentage. Boekte je vroeger alles als "factuur", dan leert het daar weinig van.
Wat Exact zelf doet en waar een tool het werk overneemt
| Onderdeel | Exact Online zelf | Met Glimps |
|---|---|---|
| Factuur binnenhalen | Digitale brievenbus, e-mail naar een gegenereerd adres, upload, Peppol | Inbox Agent haalt elke factuur uit je Microsoft 365-mailbox. Peppol en UBL ondersteunt Glimps niet. |
| Grootboekrekening | Uit eerdere boekingen, op btw-percentage en omschrijving | Per regel, uit hoe jij die leverancier eerder in Exact boekte |
| Factuur met veel regels | Eén totaal per btw-tarief; splitsen doe je zelf of met een template | Elke regel gelezen en apart gecodeerd: grootboek, btw, kostenplaats |
| Inkooporder en ontvangst | Jij kiest de bestelling in Te ontvangen facturen | Regel voor regel gematcht met order en ontvangst (add-on PO matching) |
| Automatisch boeken | Als het voorstel volledig is, per administratie of per leverancier | Per leverancier, na een schoon trackrecord en jouw ja, of bij een gematchte order of goedgekeurd contract |
| Wat een boeking tegenhoudt | Onvolledig voorstel; meldingen bij afwijkend bedrag, nieuwe relatie of andere stamgegevens | Acht controles, zoals mogelijk dubbel, ander rekeningnummer, bedragen die niet optellen |
| Goedkeuren | Goedkeuringsflows vanaf Plus | Autorisatoren klaargezet per factuur |
Hoe Glimps het doet
Glimps werkt alleen met Exact Online, en doet het werk in plaats van het voor te stellen. De Inbox Agent haalt elke factuur uit je Microsoft 365-mailbox, ook de herinnering en de doorgestuurde mail. Glimps leest elke regel en codeert per regel grootboekrekening, btw en kostenplaats uit je eigen boekhistorie in Exact. Met de add-on PO matching legt het elke regel naast de inkooporder en de ontvangst. Daarna zet Glimps de boeking zelf in Exact Online, zo ver als jij dat per leverancier toestaat.
Dat "zo ver als jij toestaat" werkt als een ladder:
- Een nieuwe leverancier wordt voorbereid en wacht op jou. Jij kijkt en drukt op boeken.
- Na genoeg facturen zonder correctie stelt Glimps voor om die leverancier automatisch te laten boeken. Jij zegt ja of nee.
- Corrigeer je later iets, dan gaat die leverancier vanzelf terug naar voorbereiden. Klimmen kost een schoon trackrecord, terugvallen één correctie.
- Klopt een factuur binnen je tolerantie met een bestelling, of valt hij onder een goedgekeurd contract, dan hoeft hij ook niet te wachten.
Ook bij een leverancier die automatisch boekt, houden acht controles een boeking tegen: een mogelijk dubbele factuur, een dubbelcontrole die niet kon draaien, een ander rekeningnummer dan normaal, bedragen die niet optellen, een bedrag boven je limiet, een leverancier die twaalf maanden stil was, een creditnota en een andere valuta dan normaal. Twijfelt Glimps over een veld, dan blijft het leeg. En betalen doet Glimps nooit. Meer over deze aanpak lees je op agentic Glimps en automatisch boeken in Exact Online. Hoe matchen met order en ontvangst werkt, staat in 3-way matching uitgelegd.
Je begint vandaag. Je koppelt Exact Online zelf, zonder demo of implementatietraject, en je eerste factuur is binnen minuten verwerkt. Je probeert het 14 dagen gratis. Daarna kies je Starter (75 euro per maand), Professional (149 euro) of Business (399 euro); PO matching is een add-on van 149 euro per maand. Alles staat op de prijspagina. Liever eerst rondkijken? Open de demo. Wil je Glimps naast de scanservice van Exact leggen, lees dan het alternatief voor scan en herken.
Conclusie
Exact Online kan inkoopfacturen zelf inboeken: zet automatische factuurverwerking aan, richt de digitale brievenbus in, zorg dat je leveranciers herkend worden en zet "Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen" aan voor de vaste leveranciers. Voor een abonnementsfactuur met één regel is dat genoeg. Voor facturen met veel regels, kostenplaatsen en inkooporders blijft er handwerk over. Dat is het werk dat Glimps overneemt.