Facturen automatisch inboeken in Exact Online klinkt alsof de software simpelweg op "boeken" drukt. In werkelijkheid is betrouwbaar automatisch boeken het resultaat van een gecontroleerde keten: ontvangst, herkenning, codering, goedkeuring, uitzonderingscontrole en pas daarna verwerking in Exact Online. Deze gids laat zien welke stappen nodig zijn en wanneer touchless boeken verstandig is.
Wat betekent automatisch inboeken?
Automatisch inboeken betekent dat een inkomende factuur zonder handmatige invoer als boeking in Exact Online terechtkomt. Dat kan pas verantwoord wanneer de relevante gegevens betrouwbaar zijn vastgesteld en je regels bepalen wanneer menselijke controle nodig blijft.
Een gezonde flow bestaat uit deze stappen:
- Ontvangst. PDF- of scanfactuur komt binnen in Glimps; UBL en Peppol blijven voorlopig buiten Glimps.
- Herkenning. Leverancier, bedragen, btw, regels en referenties worden gelezen.
- Codering. Grootboek, btw-code, kostenplaats, project en dimensies worden voorgesteld.
- Controle. Dubbele facturen, afwijkende IBANs en lage zekerheid worden gemarkeerd.
- Goedkeuring. Budgethouder of inkoper keurt goed wanneer je proces dat vraagt.
- Boeking. De factuur wordt verwerkt in Exact Online.
Wanneer kan een factuur touchless geboekt worden?
Touchless boeken is het meest geschikt voor voorspelbare facturen: terugkerende leveranciers, vaste grootboeklogica, normale bedragen en geen afwijkingen in btw, IBAN of orderreferentie. Voor nieuwe leveranciers, grote bedragen of PO-verschillen wil je review houden.
| Situatie | Aanpak |
|---|---|
| Terugkerende SaaS-factuur met vaste codering | Vaak geschikt voor automatisch boeken |
| Nieuwe leverancier of gewijzigd IBAN | Altijd laten controleren |
| Goederenfactuur met PO en ontvangst | Automatisch na match binnen tolerantie |
| Factuur met grote afwijking of onbekende btw | Review en eventueel goedkeuring |
Wat heb je nodig in Exact Online?
Automatisch boeken werkt alleen goed als je basisdata op orde is. Controleer leveranciers, rekeningschema, btw-codes, kostenplaatsen, projecten en administraties. Bij meerdere entiteiten moet de software ook bepalen in welke administratie de factuur thuishoort.
Daarom begint automatisch boeken vaak met het verbeteren van factuurverwerking in Exact Online. Zonder goede data verschuif je handwerk alleen van invoer naar correctie achteraf.
Waarom scan en herken niet genoeg is
Scan en herken helpt met uitlezen, maar automatisch boeken vraagt meer. De software moet ook weten welke boekingslogica klopt, wie mag goedkeuren, welke afwijkingen blokkeren en wanneer een factuur veilig door kan.
Als een tool alleen velden invult maar de gebruiker elke factuur nog controleert, is het proces sneller dan handmatig boeken, maar nog niet echt automatisch.
Controles die je niet moet overslaan
- Dubbele factuurcontrole op leverancier, factuurnummer, bedrag en datum.
- IBAN- en leverancierscontrole bij nieuwe of gewijzigde betaalgegevens.
- Btw-controle voor verlegde btw, buitenlandse leveranciers en gemengde tarieven.
- Goedkeuringsregels per bedrag, kostenplaats, project of entiteit.
- PO matching voor goederenfacturen met bestelling en ontvangst.
Hoe Glimps automatisch boeken ondersteunt
Glimps automatiseert de stappen voor Exact Online: factuurdata uitlezen, boekingsvoorstel maken, uitzonderingen markeren, goedkeuring routeren en verwerken wanneer de controles kloppen. Teams kunnen klein starten en automatisering uitbreiden zodra correcties en uitzonderingen betrouwbaar zijn.
Wil je zien hoe dit past bij je proces? Bekijk automatische factuurverwerking, vergelijk pricing of open de demo.
Conclusie
Facturen automatisch inboeken in Exact Online is haalbaar, maar alleen met duidelijke controles. De juiste vraag is niet of alles direct touchless kan, maar welke facturen veilig automatisch mogen doorlopen en welke uitzonderingen finance juist eerder wil zien.