Het korte antwoord: Exact Online geeft elke administratie een eigen e-mailadres per documenttype, de digitale brievenbus. Met een doorstuurregel in Outlook komen facturen daar automatisch terecht. Dat werkt voor nette facturen als bijlage van bekende afzenders. Een herinnering, een factuur in een lopend mailgesprek of mail van een nieuwe afzender valt er vaak tussendoor. De Inbox Agent van Glimps leest je Microsoft 365-postbus zelf mee en haalt elke factuur op, ook die gevallen.
In deze gids lees je hoe je de route via de digitale brievenbus van Exact inricht, waar facturen onderweg blijven hangen, en hoe je dat oplost. De stappen heb ik op 18 oktober 2026 nagelopen in de kennisbank van Exact. De bronnen staan onderaan.
Route 1: de digitale brievenbus van Exact Online
Stap 1. Zoek het e-mailadres van je administratie
Elke administratie heeft al een digitale brievenbus. Ga naar Gebruikersnaam > Mijn Exact Online > Mijn relatiegegevens > Mijn digitale brievenbussen en klik op je brievenbus. Onder Gekoppelde e-mailadressen klik je op het documenttype voor inkoopfacturen. Het veld E-mailadres toont het adres waar facturen naartoe moeten. De naam van de brievenbus is alleen een label, niet het adres. Je hebt daarvoor de rol Abonnement beheren of Digitale brievenbussen beheren nodig.
Stap 2. Vul de toegestane afzenders in
Op hetzelfde scherm vul je per documenttype de Toegestane afzenders in. Mail van een afzender die niet op die lijst staat, komt in Geblokkeerde e-mails. Daar kies je per mail om hem vrij te geven, vrij te geven en de afzender toe te voegen, of af te keuren. Gebruikt een afzender een alias, dan moet je ook die alias toevoegen.
Stap 3. Zet een doorstuurregel in Outlook
Exact verwijst zelf naar automatisch doorsturen in Outlook. Maak een regel in de postbus waar facturen binnenkomen, bijvoorbeeld crediteuren@, die mail doorstuurt naar het adres uit stap 1. Test daarna met een echte factuur en kijk in Exact of hij als boekingsvoorstel verschijnt of bij Geblokkeerde e-mails staat. Zo zie je meteen welke afzender Exact ontvangt.
Gebruik je Gmail? Volgens Exact kan Gmail niet rechtstreeks doorsturen naar de digitale brievenbus. Exact adviseert dan eerst door te sturen naar een Outlook-account.
Waar facturen blijven hangen
De kennisbank van Exact noemt zelf een aantal regels die bepalen wat er wel en niet binnenkomt:
- Een bijlage is verplicht. Een factuur die alleen in de tekst van de mail staat, wordt niet geaccepteerd.
- Herinneringen en offertes gaan terug. De scanservice verwerkt alleen facturen en bonnen, en weigert offertes en herinneringen. Een herinnering met de originele factuur eraan vraagt dus handwerk.
- Eén factuur per pagina, één leverancier per document. Een document met facturen van meer dan één leverancier wordt geweigerd.
- Grenzen aan bestanden. De scanservice neemt PDF, TIFF en JPG aan tot 15 MB en 150 pagina's. Is de brievenbus vol, dan wordt nieuwe mail niet opgehaald.
- Alleen wat wordt doorgestuurd, komt aan. Een factuur die bij een collega binnenkomt, of als bijlage hangt aan een mail over iets anders, gaat alleen mee als de regel hem pakt.
Power Automate lijkt een uitweg, maar de connector van Exact Online daar staat als verouderd gemarkeerd en kent geen actie voor inkoopfacturen. Make heeft alleen een app die de community onderhoudt.
Route 2: de Inbox Agent van Glimps
De Inbox Agent werkt andersom. Hij wacht niet op een doorstuurregel, maar leest je Microsoft 365-postbus zelf mee en kijkt naar wat er aan elke mail hangt, niet naar het onderwerp.
- Koppel je postbus. Log in met je Microsoft 365-account en kies de postbus waar facturen binnenkomen, bijvoorbeeld crediteuren@. Dat kost een paar minuten.
- De Inbox Agent leest mee. Hij herkent welke mail een factuur bevat, ook als het onderwerp over iets anders gaat. Vragen, offertes en nieuwsbrieven laat hij liggen.
- De factuur staat klaar in Glimps. Gelezen, gecodeerd en klaar voor goedkeuring of boeking. De verwerkte mail gaat naar een map in Outlook, zodat je ziet wat er al binnen is.
Wat hij ophaalt: facturen en creditnota's, bonnen, herinneringen met de factuur als bijlage, facturen die een collega doorstuurde en facturen in een lopend mailgesprek. Wat hij laat liggen: vragen over een factuur, offertes en orderbevestigingen, betaalspecificaties, nieuwsbrieven en alles van afzenders die jij uitsluit. Twijfelt hij, dan gooit hij niets weg. Die mail komt op je dashboard, zodat je hem met één klik alsnog ophaalt.
Een paar dingen die het verschil maken in de praktijk:
- Eerst alleen kijken. In de kijkstand verandert de Inbox Agent niets en laat hij zien welke facturen hij zou ophalen. Zo zie je meteen hoeveel facturen er nu langs je verwerking heen gaan.
- Geen dubbele facturen. Glimps herkent dezelfde factuur, ook als hij opnieuw is gestuurd, is doorgestuurd of een andere bestandsnaam heeft.
- Verdachte mail apart. Een onbekende afzender of een ander rekeningnummer dan normaal? Die factuur zet Glimps apart zodat jij eerst kijkt.
- De Glimps-map in Outlook. Staat er een factuur in je eigen inbox? Sleep hem in de map Glimps en hij wordt opgehaald, ook mail van maanden geleden.
De Inbox Agent zit in elk pakket. Gebruik je geen Microsoft 365, dan heeft je administratie in Glimps een eigen factuuradres waar je met een doorstuurregel naartoe stuurt.
In de praktijk: Vitacress Real verwerkt met Glimps ongeveer 750 inkoopfacturen per maand van 317 leveranciers. 80 tot 90% daarvan komt zonder handmatig werk in Exact Online. Lees het verhaal van Vitacress Real.
Welke route past bij jou?
- De digitale brievenbus van Exact past als je weinig facturen krijgt, van vaste afzenders, altijd als PDF-bijlage, op één adres.
- De Inbox Agent past als facturen bij verschillende mensen binnenkomen, als herinnering of in een mailgesprek, en je niet wil dat er een tussendoor glipt.
Wil je zien welke facturen er nu langs je administratie heen gaan? Begin met de kijkstand van de Inbox Agent, of open de interactieve demo.