Uitgangspunten
- Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld, tenzij een wettelijke plicht langer bewaren vereist.
- Voor klantdata, zoals facturen, e-mailmetadata en boekhoudgegevens, is de klant verwerkingsverantwoordelijke. De klant bepaalt de bewaartermijn binnen de looptijd van het contract.
- De fiscale bewaarplicht van 7 jaar op grond van artikel 52 AWR en artikel 2:10 BW rust op de klant, niet op ons. Facturen worden bovendien in Exact Online geboekt en blijven daar onder beheer van de klant.
- Na het einde van het contract geldt de exitregeling uit onze verwerkersovereenkomst: eerst export, daarna verwijdering.
Klantdata
Hier zijn wij verwerker.
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Facturen: originele bestanden, geëxtraheerde data, goedkeuringshistorie en audittrail | Beschikbaar tijdens de looptijd van de overeenkomst, volgens de instructies van de klant. Na de einddatum 90 dagen bewaard, zodat de klant kan exporteren of het account kan heropenen. Daarna binnen 30 dagen verwijderd uit productie |
| E-mailmetadata van de Inbox Agent | 90 dagen voor berichten die geen factuur bleken. Factuurgerelateerde records volgen de factuur |
| E-mail die wij ontvangen op purchase.useglimps.com | Wij verwerken het bericht direct na ontvangst. De tijdelijke opslag van het ontvangen bericht wordt binnen 30 dagen geleegd |
| AI-gesprekken in het platform | 12 maanden na de laatste activiteit |
| OAuth-tokens van koppelingen met Microsoft en Exact Online | Tot de klant de koppeling verbreekt. Daarna verwijderd en ingetrokken |
| Goedkeuringstokens uit e-maillinks | 7 dagen geldig. Verlopen tokens worden automatisch verwijderd |
Onze eigen gegevens
Hier zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Accountgegevens | Tot 90 dagen na verwijdering van het account of het einde van het contract. Uitgezonderd zijn minimale contract- en facturatiegegevens die wij wettelijk langer moeten bewaren |
| Onze eigen verkoopfacturen en facturatiegegevens | 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht |
| Betaalgegevens en Mollie-events | 7 jaar, als onderdeel van onze administratie |
| Productanalytics in het platform | 12 maanden |
| Sessieopnamen in het platform | 30 dagen |
| Website-analytics | 14 maanden |
| Fout- en beveiligingslogs | 90 dagen, tenzij een concreet incident langer onderzoek vereist |
| Supportcorrespondentie, ook via livechat | 24 maanden na het sluiten van de vraag |
| Boekingsgegevens voor demo's en gesprekken | 24 maanden na de afspraak. 6 maanden als er geen afspraak of opvolging is geweest |
AI-aanbieders
| Route | Bewaartermijn bij de aanbieder |
|---|---|
| Volgens onze verwerkersovereenkomst met Google | |
| OpenAI | Volgens onze verwerkersovereenkomst met OpenAI |
Onze AI-leveranciers kunnen invoer en uitvoer kort bewaren voor beveiliging en misbruikcontrole. Wij delen geen data voor het trainen of verbeteren van modellen, en wij gebruiken geen functies die gesprekken of bestanden bij een AI-leverancier opslaan.
Wat wij zelf in onze database bewaren aan prompts en antwoorden, bewaren wij alleen voor zover dat nodig is voor de productfunctie en voor controleerbaarheid. Dat volgt de klanttermijnen hierboven.
Back-ups
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Databasedumps en kopieën van bestanden, opgeslagen bij Cloudflare R2 | Maximaal 30 dagen, daarna verwijderd |
Verwijderde gegevens kunnen tot maximaal die termijn nog in een back-up voorkomen. Wij gebruiken back-ups uitsluitend voor herstel na een incident, niet om verwijderde gegevens terug te plaatsen. Moeten wij na een incident integraal herstellen, dan passen wij de verwijderingen daarna opnieuw toe.
Verwijdering aanvragen
Een verzoek tot export of verwijdering stuurt u naar [email protected]. Wij bevestigen de ontvangst en handelen het af binnen 30 dagen.
Vragen over dit document? [email protected]