Het korte antwoord: Exact Online kan terugkerende kosten vastleggen en elke periode een boeking maken, maar in de uitleg van Exact staat geen functie die een binnenkomende factuur toetst aan de afgesproken prijs, of die waarschuwt als een verwachte factuur uitblijft. Dat doet het contractregister van Glimps: je legt huur, lease of een licentie één keer vast, en Glimps legt elke factuur naast het contract en zegt het als er een ontbreekt.
In deze gids lees je wat Exact Online zelf biedt voor terugkerende inkoopfacturen, waar het misgaat, en hoe je terugkerende facturen automatisch controleert. De functies van Exact heb ik op 18 oktober 2026 nagelopen in de kennisbank. De bronnen staan onderaan.
Terugkerende facturen gaan zelden hard fout
Een huurfactuur wordt niet geweigerd. Hij wordt goedgekeurd, elke maand, door iemand die het contract nooit heeft gezien. Drie dingen gaan daardoor ongemerkt mis:
- De indexatie die niemand narekent. De huur stijgt met 6,5%. De factuur lijkt op die van vorige maand plus een beetje, en wordt goedgekeurd. Of dat percentage klopt met de indexatieclausule, controleert niemand.
- De factuur die niet komt. Een onderhoudsfactuur per kwartaal blijft uit. Niemand mist hem, tot de leverancier drie kwartalen tegelijk stuurt, in een boekjaar dat al dicht is.
- De licentie die stilletjes groeit. Er komen gebruikers bij, de factuur wordt hoger, en de goedkeuring is een gewoonte geworden.
Wat Exact Online zelf biedt
Vaste boekingen
Onder Financieel > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Vaste boekingen leg je een boeking vast die terugkomt, in het inkoop-, verkoop- of memoriaalboek. Met Genereer automatisch stel je een frequentie, een start- en einddatum in, en volgens Exact worden de vaste boekingen elke ochtend gegenereerd op basis van de planning. Dat kan vanaf Boekhouden Essentials.
Let op: een vaste boeking maakt elke periode een boeking. Vergelijken met een factuur die binnenkomt, staat niet in de uitleg. Boek je ook de gescande factuur, dan moet je zelf voorkomen dat je dezelfde kosten twee keer boekt.
Boekingstemplates
Een boekingstemplate koppel je aan een leverancier, en vult grootboekrekening en btw-code in. Met de berekeningsmethode vast bedrag verdeel je een factuur over regels. Volgens Exact gebeurt dat ongeacht het totaal op de factuur. Het template verdeelt dus, maar controleert niet. Templates zitten in Professional en Premium.
Automatisch boeken van vaste maandfacturen
Met de instelling Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen wordt een volledig voorstel zonder klik een boeking. Exact noemt maandelijkse facturen met een vast bedrag als voorbeeld. Volledig betekent hier dat de scan alle gegevens vond, niet dat het bedrag klopt met een afspraak.
Kosten over periodes verdelen
Een jaarlicentie of verzekering wil je over de maanden verdelen. Na het koppelen van overlopende-postenrekeningen onder Instellingen > Financieel kun je op een inkoopfactuur met een van- en tot-datum de kosten over de periodes verdelen. Exact noemt daarvoor de edities met Projecten, Professional en Premium.
Abonnementenbeheer in Exact is voor het factureren van je eigen klanten, dus voor verkoop. Een register voor inkoopcontracten vonden we in de uitleg alleen voor onderaannemers in Exact Online Bouw.
Hoe het contractregister van Glimps het oplost
Het contractregister doet één ding: het legt de afspraak naast elke factuur, en naast elke periode waarin er geen factuur kwam.
- Vastleggen. Upload het contract of typ de afspraken in. Glimps leest leverancier, bedrag, ritme en looptijd en zet ze klaar ter controle.
- Bevestigen. Jij bevestigt elk veld. Pas dan doet het contract mee. Een concept dat niemand heeft nagekeken, beslist nooit over een factuur.
- Bewaken. Elke periode weet Glimps welke factuur moet komen. Komt hij, dan wordt hij getoetst. Komt hij niet, dan zie je dat.
Komt de factuur binnen, dan legt Glimps hem naast de laatst bevestigde versie van het contract. Bedrag, periode en leverancier moeten kloppen:
- Bedrag en periode kloppen: de factuur wordt geboekt met de grootboekrekening, btw-code en kostenplaats van het contract, inclusief de periode voor overlopende posten.
- Bedrag wijkt af: de factuur wacht op een mens, met het verschil erbij.
- Geen factuur, wel een afspraak: de periode staat als ontbrekend in het register. Dat is de regel die je anders pas bij de jaarafsluiting vond.
Een nieuwe prijs, zoals de jaarlijkse indexatie of extra licenties, wordt een nieuwe versie van het contract. De oude blijft staan, met wie wat wanneer bevestigde. En omdat een mens het contract al goedkeurde, kun je per contract kiezen dat facturen binnen bedrag en looptijd zonder aparte goedkeuring door mogen. Eén handtekening voor het contract, niet twaalf voor de facturen. Alles daarbuiten gaat de gewone goedkeuring in.
Het register werkt voor alles met een vast bedrag en een vast ritme: huur, lease, softwarelicenties, abonnementen, onderhoud, verzekeringen, energie en telecom met een vast tarief, en schoonmaak. Het contractregister is een add-on op de pakketten Professional en Business.
In de praktijk: Vitacress Real verwerkt met Glimps ongeveer 750 inkoopfacturen per maand van 317 leveranciers, en 80 tot 90% daarvan komt zonder handmatig werk in Exact Online. Lees het verhaal van Vitacress Real.
Checklist voor terugkerende facturen
- Maak een lijst van alle terugkerende kosten: huur, lease, licenties, onderhoud, verzekeringen.
- Leg per afspraak vast: leverancier, bedrag, frequentie, looptijd en wanneer de factuur moet komen.
- Toets elke factuur aan die afspraak, niet aan de factuur van vorige maand.
- Controleer elke periode of er een factuur ontbreekt.
- Verwerk een prijswijziging als een nieuwe afspraak, met wie het bevestigde.
Lees meer over het contractregister, of open de interactieve demo.