Een kostenplaats is in Exact Online een afdeling, functie, activiteit of apparaat waarop je kosten en omzet verzamelt. Een kostendrager is een verdere onderverdeling, zoals een team binnen een afdeling, maar Exact koppelt de twee niet aan elkaar, dus je kunt ze ook los van elkaar gebruiken. Je maakt ze aan onder Financieel > Analyse en resultaten en zet ze per regel op een inkoopfactuur, zodat je per kostenplaats of kostendrager kunt rapporteren.
In deze gids lees je wat het verschil is, hoe je het in Exact Online inricht, hoe je één factuur over meerdere kostenplaatsen verdeelt en waar het in de praktijk misgaat. Alle menupaden en functies van Exact heb ik gecontroleerd op 24 september 2026 in de kennisbank van Exact. De bronnen staan onderaan.
Wat is het verschil tussen een kostenplaats en een kostendrager?
De grootboekrekening zegt wat je kocht: kantoorartikelen, huur, software. De kostenplaats zegt waar in je bedrijf de kosten horen: bij verkoop, bij de werkplaats, bij de vestiging in het oosten. Zo zie je niet alleen hoeveel je aan software uitgeeft, maar ook welke afdeling dat doet.
Een kostendrager gaat een laag dieper. De voorbeelden van Exact zelf: het accountancy-team binnen de kostenplaats hoofdkantoor, of een regionaal kantoor binnen de kostenplaats voor een land. Maar in Exact Online liggen de twee niet vast aan elkaar. Je kunt kostendragers ook voor iets heel anders gebruiken, of alleen kostenplaatsen gebruiken.
| Onderdeel | Kostenplaats | Kostendrager |
|---|---|---|
| Wat het is volgens Exact | Een productie- of dienstlocatie, functie, activiteit of apparaat waarop je kosten en omzet verzamelt | Een onderverdeling van een kostenplaats, bijvoorbeeld een team of regionaal kantoor |
| Gekoppeld aan de ander? | Nee, los te gebruiken | Nee, los te gebruiken |
| Aanmaken | Financieel > Analyse en resultaten > Kostenplaatsen > Overzicht | Financieel > Analyse en resultaten > Kostendragers > Overzicht |
| Verplicht of standaard per grootboekrekening | Ja, in de sectie Kostenanalyse | Ja, in de sectie Kostenanalyse |
| Rapporteren | Kaarten, Resultaten en Analytische waarden | Kaarten en Resultaten; ook in Analytische waarden als derde niveau |
Kostenplaatsen en kostendragers zijn onderdeel van grootboekcodering: het toewijzen van grootboekrekening, btw-code en eventueel kostenplaats aan een factuur of factuurregel. Meer termen vind je in de begrippenlijst.
Stap voor stap: zo richt je het in Exact Online in
Stap 1. Zorg dat je de juiste rol hebt
Om kostenplaatsen of kostendragers toe te voegen, te bewerken of te verwijderen, heb je de rol Stamgegevens kostenanalyse beheren nodig. Zie je de knoppen niet, dan ligt het meestal daaraan.
Stap 2. Maak je kostenplaatsen en kostendragers aan
Ga naar Financieel > Analyse en resultaten > Kostenplaatsen > Overzicht en klik op Nieuw. Vul een Code en een Omschrijving in en klik op Opslaan + Nieuw om meteen de volgende te maken. Voor kostendragers doe je hetzelfde onder Financieel > Analyse en resultaten > Kostendragers > Overzicht.
Kies een logisch codeschema, bijvoorbeeld 100 voor verkoop en 110 en 120 voor de teams daaronder.
Stap 3. Koppel ze aan je grootboekrekeningen
Deze stap scheelt het meest en wordt het vaakst overgeslagen. Ga naar Financieel > Boekingen en grootboekrekeningen > Grootboekrekeningen > Overzicht en klik op de code van de grootboekrekening. In de sectie Kostenanalyse kies je bij Kostenplaats en bij Kostendrager een van drie opties:
- Nee: op deze rekening boek je geen kostenplaats.
- Optioneel: je mag een kostenplaats kiezen, maar het hoeft niet.
- Verplicht: een boeking op deze rekening moet een kostenplaats hebben. Kies je Verplicht, dan moet je ook een standaardkostenplaats kiezen.
Met Toevoegen: koppeling geef je aan welke kostenplaatsen bij deze rekening horen. In het veld Standaard kies je via het vergrootglas de standaardwaarde. Let op: bij een boeking kun je alleen kostenplaatsen kiezen die al aan die grootboekrekening gekoppeld zijn. Het kan ook andersom, vanuit de kostenplaats, met Toevoegen: Grootboekrekening.
Stap 4. Zet de kolom op je boekingsscherm
Zie je bij het boeken geen kolom voor de kostenplaats, dan pas je de pagina aan. Ga naar Financieel > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Aanmaken, klik op de hyperlink (Boekingen) van het dagboek, bijvoorbeeld je inkoopboek, en open een boeking. Klik op het pictogram en daarna op Aanpassen. Vink in de sectie Regels Kostenplaats of Kostendrager aan en klik op Opslaan.
Stap 5. Zet de kostenplaats op elke factuurregel
Nu staat de kolom op elke regel van je inkoopboeking. Heeft de grootboekrekening een standaardkostenplaats, dan vult Exact die in. Anders kies je hem zelf. Daarna kun je rapporten en grootboektransacties filteren op kostenplaats of kostendrager.
Eén factuur over meerdere kostenplaatsen verdelen
Een factuur van Voorbeeldleverancier BV met laptops voor verkoop, een scherm voor de werkplaats en een licentie voor finance hoort op drie kostenplaatsen. In Exact doe je dat met drie regels in dezelfde inkoopboeking, elk met het eigen bedrag en de eigen kostenplaats.
Het addertje zit bij de scanservice. Volgens de kennisbank zet de scanservice bij een factuur met meerdere regels het cumulatieve bedrag in het boekingsvoorstel, met een aparte regel per btw-percentage. Wil je regels apart boeken, dan doe je dat volgens Exact handmatig of met een boekingtemplate. Het verdelen over kostenplaatsen is dus jouw werk, regel voor regel.
Voor een vaste verdeling helpt een boekingtemplate. Ga naar Administratienaam > Stamgegevens > Financieel > Boekingtemplates, kies het dagboek en klik op Nieuw. Met de berekeningswijze Relatief gewicht bepaal je zelf in welke verhouding het totaalbedrag over de regels wordt verdeeld. Koppel je de template aan een leverancier, dan kiest Exact hem vanzelf bij een nieuwe boeking voor die leverancier. Handig voor huur die elke maand in dezelfde verhouding over twee vestigingen gaat.
Standaardwaarden per grootboekrekening of leverancier
De standaard die ik in de kennisbank van Exact kon controleren, zit op de grootboekrekening: de standaardkostenplaats uit stap 3. Een standaardkostenplaats op de leverancierskaart zelf heb ik in de kennisbank niet gevonden. Wat per leverancier wel kan, is een boekingtemplate koppelen, zoals hierboven.
Gebruik een standaard alleen als die rekening bijna altijd bij één afdeling hoort. Anders is het veld gevuld, dus kijkt niemand.
Rapporteren per kostenplaats
Exact geeft je drie plekken onder Financieel > Analyse en resultaten:
- Kostenplaatsen > Kaarten (en Kostendragers > Kaarten): de transacties per kostenplaats, te filteren en te exporteren naar Excel.
- Kostenplaatsen > Resultaten (en Kostendragers > Resultaten): een overzicht van resultaten per kostenplaats of kostendrager.
- Kostenplaatsen > Analytische waarden: een rapport in pdf, Excel of Word waarin je groepeert tot drie niveaus en grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en periode kiest.
Een handige truc: kies in Analytische waarden bij Niveau 1 Kostenplaats en bij Niveau 2 Grootboekrekening, vink Details aan en genereer het rapport. Eén sectie toont dan alle transacties zonder kostenplaats. Zo vind je de regels die zijn vergeten.
Een verwerkte boeking corrigeer je via de grootboekrekening: open de rekening, klik in de sectie Monitor op Kaart, selecteer de transactie en kies bij het pijltje naast Corrigeren de optie Kostenplaats of Kostendrager.
Autoriseren per kostenplaats
Bij een kostenplaats hoort vaak een budgethouder die de factuur moet autoriseren. Exact Online heeft ingebouwd goedkeuren van inkoopfacturen: je kiest uit een lijst met goedkeurders of laat de goedkeurder bepalen door het factuurbedrag, en je kunt facturen van bepaalde leveranciers automatisch laten goedkeuren. Een goedkeurder kiezen op basis van de kostenplaats heb ik in de kennisbank niet gevonden. Hoe autoriseren in Exact werkt, lees je in facturen autoriseren in Exact Online.
Veelgemaakte fouten
- Kostenplaats vergeten op een deel van de regels. Op een rekening met Optioneel boekt Exact de regel gewoon zonder. Je afdelingsrapport klopt niet en niemand merkt het. Zet zulke rekeningen op Verplicht en draai elke maand het overzicht van transacties zonder kostenplaats.
- De hele factuur op één kostenplaats. Snel, maar spullen voor drie afdelingen belanden dan bij één budgethouder. Splits de regels. Het kost een minuut en scheelt elk kwartaal een discussie.
- Te veel kostenplaatsen. Veertig kostenplaatsen voor een bedrijf van dertig mensen betekent dat niemand zeker weet welke hij moet kiezen. Begin met de afdelingen waar iemand echt een budget voor heeft. Fijner kan altijd nog met kostendragers.
- Dezelfde leverancier elke keer anders coderen. De ene maand op verkoop, de andere op algemeen. Je rapport wordt ruis, en elke automatisering die van je eerdere boekingen leert, leert ook die ruis.
- Het schema midden in het jaar omgooien. Dan vergelijk je januari tot juni met juli tot december op een andere indeling. Exact kan een code wel vernummeren, en alle transacties krijgen dan de nieuwe code. Maar een kostenplaats met transacties kun je niet verwijderen. Nieuwe indeling? Liefst per boekjaar.
Hoe Glimps het doet
Glimps werkt alleen met Exact Online. Kostenplaatsen, projecten, grootboekrekeningen en btw-codes komen rechtstreeks uit je administratie. Glimps leest elke regel en stelt per regel grootboekrekening, btw en kostenplaats voor zoals jij die leverancier eerder boekte, uit je eigen boekhistorie. Twijfelt Glimps over een veld, dan blijft het leeg.
Daarna zet Glimps de boeking zelf in Exact Online, zo ver als jij dat per leverancier toestaat. De factuur van Voorbeeldleverancier BV komt binnen als drie regels met drie kostenplaatsen, niet als één totaal. Acht controles houden een boeking tegen of beperken hem, zoals een mogelijk dubbele factuur. Betalen doet Glimps nooit.
Regels sturen een factuur naar de juiste autorisator op basis van bedrag, leverancier, grootboekrekening of kostenplaats, zodat de factuur voor de werkplaats bij de budgethouder van de werkplaats komt. Hoe het inboeken zelf werkt, lees je in inkoopfacturen automatisch inboeken in Exact Online.
Je begint vandaag. Je koppelt Exact Online zelf en je eerste factuur is binnen minuten verwerkt. Je probeert het 14 dagen gratis; de plannen staan op de prijspagina. Liever eerst rondkijken? Open de demo. Peppol en UBL ondersteunt Glimps niet.
Conclusie
Inrichten in Exact is een middag werk. Het echte werk zit in het splitsen van facturen met meerdere regels en in consequent blijven. Houd het schema klein, zet belangrijke rekeningen op Verplicht, zoek elke maand de regels zonder kostenplaats op en verander de indeling alleen bij een nieuw boekjaar.