Een dagboek in Exact Online groepeert boekingen van één soort, zoals bank, kas, memoriaal, inkoop of verkoop. Het inkoopboek is het dagboek van het type Inkoop waarin je inkoopfacturen van leveranciers boekt, en elk dagboek krijgt per boekjaar een eigen reeks boekstuknummers. Je maakt dagboeken aan onder Administratienaam > Stamgegevens > Financieel > Dagboeken, en bij automatische factuurverwerking kies je zelf in welk inkoopboek de boekingen uit de scanservice komen.
Dagboeken klinken als iets wat je één keer instelt en dan vergeet. Dat klopt ook, tot je een factuur in dollars krijgt, een tweede BV opricht of je accountant vraagt waarom boekstuknummer 214 ontbreekt. Hieronder lees je hoe je het goed inricht. Alle menupaden heb ik gecontroleerd op 24 september 2026 in de kennisbank van Exact. De bronnen staan onderaan.
Wat is een dagboek in Exact Online?
Exact zegt het zo: je gebruikt dagboeken om specifieke transacties te groeperen, bijvoorbeeld binnenlandse verkoop of alles wat via één bankrekening loopt. Elke boeking die je maakt, maak je in een dagboek. Kies je in Exact Financieel > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Aanmaken, dan selecteer je eerst het dagboek en pas daarna de relatie en de bedragen.
Dagboeken horen bij de stamgegevens van een administratie. Je maakt ze aan als je met een administratie begint. Exact vraagt daarvoor twee dingen vooraf: grootboekrekeningen voor bank, verkoop, inkoop en kas om aan de dagboeken te koppelen, en een aangemaakt boekjaar.
De soorten dagboeken in Exact Online
Exact Online kent zes soorten dagboeken. Dit is wat erin hoort en wat Exact er zelf over zegt:
| Type dagboek | Wat erin hoort | Goed om te weten |
|---|---|---|
| Bank | Transacties op één bankrekening | Wordt automatisch aangemaakt als je een bankrekening aanmaakt. Een bankboek maak je alleen via een bankrekening. Het heeft ook een grootboekrekening Niet toegewezen nodig. |
| Kas | Contante betalingen en ontvangsten | Je koppelt een eigen grootboekrekening en geeft aan of dit het hoofddagboek is voor betalingen en ontvangsten. |
| Algemeen (memoriaal) | Correcties, afschrijvingen, overlopende posten | Stel je geen dagboek in voor Artikel - Transacties, dan koppelt Exact dat aan het volgende memoriaalboek dat je aanmaakt. |
| Inkoop | Inkoopfacturen van leveranciers | Je koppelt een eigen grootboekrekening. Hier komen ook de boekingen uit de scanservice terecht. |
| Verkoop | Verkoopfacturen aan klanten | Je koppelt een eigen grootboekrekening. |
| Betalingsdiensten | Transacties via een betalingsdienst | Een apart type naast bank en kas. |
Maak je meerdere dagboeken van hetzelfde type aan, dan moet elk dagboek een eigen grootboekrekening krijgen. Dat geldt dus ook als je twee inkoopboeken wilt.
Het inkoopboek: waar je inkoopfacturen landen
Het inkoopboek (ook wel inkoopdagboek) is het dagboek van het type Inkoop. Elke inkoopfactuur die je in Exact boekt, komt in een inkoopboek. Ontvang je facturen via Peppol, de digitale brievenbus of de scanservice, dan maakt Exact er boekingsvoorstellen van. Werk je met geen van die drie, dan maak je de inkoopboekingen zelf aan. In beide gevallen eindigt de boeking in een inkoopboek, met een eigen boekstuknummer.
Wat een factuur tot boeking maakt, lees je in inkoopfacturen automatisch inboeken in Exact Online. Wat een inkoopfactuur precies is, staat in onze begrippenlijst.
Wanneer gebruik je meer dan één inkoopboek?
Voor de meeste bedrijven is één inkoopboek genoeg. Een tweede is pas zinvol als het je iets oplevert: een aparte nummerreeks, een apart overzicht of een andere valuta. Dit zijn de situaties waarin we het zien:
- Meerdere administraties. Elke administratie heeft haar eigen stamgegevens, dus ook haar eigen dagboeken. Heb je een holding met drie werkmaatschappijen, dan richt je in elke administratie een inkoopboek in.
- Vreemde valuta. Exact geeft je twee routes. Je zet in je inkoopboek Variabele: Valuta aan, zodat je er in meer dan één valuta in kunt boeken. Of je maakt een apart dagboek per valuta en gebruikt dat voor die boekingen. Variabele: Valuta en Variabele: Wisselkoers heb je alleen met de module Valuta.
- Soort factuur. Sommige bedrijven houden kostenfacturen en artikelfacturen apart, of geven een bedrijfsonderdeel een eigen inkoopboek. Exact dwingt dat niet af. Het is een keuze voor je eigen overzicht.
- Creditnota's. Exact heeft geen apart dagboektype voor creditnota's. Een creditnota van een leverancier boek je dus ook in een dagboek van het type Inkoop. Of dat hetzelfde inkoopboek is of een apart boek met een eigen nummerreeks, bepaal je zelf. Overleg het met je accountant voordat je begint, niet halverwege het jaar.
Werk je met veel administraties, kijk dan ook naar onze pagina over meerdere administraties.
Stap voor stap: een inkoopboek inrichten in Exact Online
Stap 1. Maak het inkoopboek aan
Ga naar Administratienaam > Stamgegevens > Financieel > Dagboeken en klik op Nieuw. Kies het type Inkoop, vul een code en omschrijving in en koppel de grootboekrekening waarop de transacties van dit dagboek geboekt worden. Heb je al een inkoopboek, dan krijgt het nieuwe een eigen grootboekrekening. Na opslaan staat het dagboek in de lijst Overzicht | Dagboeken.
Stap 2. Stel de valuta in
In hetzelfde scherm staat de sectie Valuta. Met Valuta voeg je actieve valuta toe aan het dagboek. Met Variabele: Valuta kun je boekingen in meer dan één valuta invoeren. Die optie heb je ook nodig als je later valutaherwaarderingen in dit dagboek wilt boeken. Variabele: Wisselkoers ondersteunt meer dan één wisselkoers en kun je pas aanzetten als Variabele: Valuta aan staat.
Stap 3. Leg de boekstuknummers vast
Elk dagboek telt per boekjaar zijn eigen boekstuknummers. Open het dagboek via de Code of Omschrijving en vul in de sectie Boekjaar: Boekstuknummer het eerste of volgende nummer in voor een boekjaar. Exact gebruikt dat nummer voor de volgende boeking en telt daarna verder.
Let op: dit verandert alleen de nummers van nieuwe boekingen. Wil je het boekstuknummer van een bestaande boeking aanpassen, dan moet je de boeking verwijderen en opnieuw invoeren met het nummer dat je wilt.
Stap 4. Kies het inkoopboek voor automatische factuurverwerking
Gebruik je de scanservice, ga dan naar Administratienaam > Instellingen en kies Automatische factuurverwerking. Daar bepaal je in welk inkoop- en verkoopboek de boekingen komen die via de scanservice binnenkomen. Maak je een nieuw inkoopboek aan en moet de scanservice daarin boeken, vergeet deze instelling dan niet. Anders blijven de voorstellen in het oude boek landen.
Stap 5. Blokkeer een dagboek dat je niet meer gebruikt
Een dagboek zonder boekingen kun je verwijderen: selecteer het in de lijst Dagboeken en klik op Verwijderen. Staan er al boekingen in, dan open je het dagboek, klik je op Bewerken en zet je Geblokkeerd aan. Je kunt het dan niet meer kiezen bij Boekingen > Aanmaken, maar de historie blijft staan.
Stap 6. Controleer op ontbrekende boekstuknummers
Ga naar Financieel > Boekingen en grootboekrekeningen > Overzichten > Ontbrekende boekstuknummers. Kies een boekjaar en klik op Vernieuwen. Je ziet per dagboek welke nummers ontbreken. Volgens Exact ontstaan gaten door verwijderde boekingen of nummers die per ongeluk zijn overgeslagen.
Veelgemaakte fouten
- Boeken in het verkeerde dagboek. Een inkoopfactuur in het memoriaal, of in het inkoopboek van de verkeerde BV. Het bedrag klopt dan wel, maar je overzichten en je nummerreeks niet. Controleer bij Boekingen > Aanmaken altijd eerst welk dagboek gekozen is.
- Eén dagboek voor alles terwijl je er meer nodig hebt. Wil je een aparte nummerreeks of een apart overzicht voor een bedrijfsonderdeel of een valuta, richt dat dan in aan het begin van een boekjaar. Halverwege splitsen geeft twee halve jaren die niemand meer naast elkaar kan leggen.
- Gaten in de nummering. Een verwijderde boeking laat een gat achter. Draai het overzicht Ontbrekende boekstuknummers voordat je accountant het doet, en noteer waarom een nummer ontbreekt.
- Buitenlandse facturen in het euroboek. Zonder Variabele: Valuta boek je in een dagboek niet in meer dan één valuta. Een factuur in dollars past dan niet in je euroboek. Zet de optie aan of maak een dagboek per valuta.
- Het inkoopboek niet ingesteld voor automatische factuurverwerking. Nieuw inkoopboek aangemaakt, maar de scanservice boekt nog in het oude. Of andersom: je blokkeert het oude boek zonder de instelling bij te werken. Loop na elke wijziging aan je dagboeken even langs Administratienaam > Instellingen > Automatische factuurverwerking.
Hoe Glimps het doet
Glimps werkt alleen met Exact Online. Het haalt leveranciers, grootboekrekeningen, btw-codes, kostenplaatsen, projecten, dagboeken, inkooporders en ontvangsten rechtstreeks uit Exact. Een boeking van Glimps is dus een echte boeking in je eigen administratie, in het dagboek dat jij koos.
Glimps leest elke regel van de factuur, codeert per regel uit hoe jij die leverancier eerder boekte (zie ook grootboekcodering) en zet de boeking zelf in Exact Online, per leverancier zo ver als jij dat toestaat. Werk je met meerdere administraties, dan beheer je die vanuit één platform. Met de add-on PO matching legt Glimps elke regel naast de inkooporder en de ontvangst, zoals uitgelegd in 3-way matching uitgelegd. Wie welke factuur moet autoriseren, lees je in facturen autoriseren in Exact Online.
Acht controles houden een boeking tegen of beperken hem. Twee daarvan raken dit onderwerp direct: een creditnota en een andere valuta dan normaal beperken het zelf boeken, zodat zo’n factuur eerst bij jou komt. En betalen doet Glimps nooit. Peppol en UBL ondersteunt Glimps niet.
Je begint vandaag. Je koppelt Exact Online zelf en je eerste factuur is binnen minuten verwerkt. Je probeert het 14 dagen gratis. Kijk op de prijspagina of open eerst de demo.
Conclusie
Eén inkoopboek per administratie is voor de meeste bedrijven genoeg. Een tweede maak je voor een andere valuta, een eigen nummerreeks of een apart overzicht, liefst aan het begin van een boekjaar. Geef elk boek een eigen grootboekrekening, controleer op gaten en vergeet niet in welk boek de scanservice boekt.