Een inkoopcreditnota verwerk je in Exact Online als een negatieve inkoopfactuur: de scanservice herkent hem en zet in het boekingsvoorstel het vinkje Creditnota aan, jij controleert bedrag en btw en slaat het voorstel op. Daarna letter je de creditnota af tegen de oorspronkelijke factuur, of je groepeert ze bij het betalen zodat je alleen het verschil overmaakt. De btw op de creditnota verlaagt je voorbelasting.
Klinkt simpel. Tot je hem als gewone factuur boekt, vergeet te koppelen of de factuur alsnog volledig betaalt. Hieronder de stappen in Exact Online met menupaden, de fouten die we het vaakst zien en hoe Glimps met creditnota's omgaat. Alle menupaden heb ik gecontroleerd op 24 september 2026 in de kennisbank van Exact. De bronnen staan onderaan.
Wat is een inkoopcreditnota?
Een creditnota is een factuur met een min ervoor. Je leverancier draait er een eerdere inkoopfactuur geheel of gedeeltelijk mee terug. Denk aan een retour, een prijsfout, een korting achteraf of een dubbel gefactureerde levering.
Voor de Belastingdienst is een creditnota een wijziging van de oorspronkelijke factuur. Je leverancier mag daarvoor een vereenvoudigde factuur gebruiken, maar daarop moet wel een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur staan. Dat nummer heb jij straks nodig om de twee aan elkaar te koppelen. Staat het er niet op, vraag er dan om.
Een voorbeeld. Voorbeeldleverancier BV stuurt een factuur van 1.210 euro (1.000 euro plus 210 euro btw). Jij stuurt twee dozen terug en krijgt een creditnota van min 242 euro (min 200 euro plus min 42 euro btw). Je schuld aan Voorbeeldleverancier BV is nu 968 euro. Dat bedrag wil je in Exact zien en betalen.
Stap voor stap: een creditnota verwerken in Exact Online
Stap 1. Laat de creditnota binnenkomen als een factuur
Een creditnota komt via dezelfde weg binnen als een inkoopfactuur: de digitale brievenbus, een upload of e-mail. Hoe je dat inricht, lees je in inkoopfacturen automatisch inboeken in Exact Online. Volgens de kennisbank van Exact zet de scanservice bij een creditnota het selectievakje voor creditnota's aan in het boekingsvoorstel.
Stap 2. Controleer het boekingsvoorstel
Ga naar Inkoop > Facturen > Inkoop > Overzicht en open het tabblad Boekingsvoorstellen. Klik op de creditnota in de kolom Factuur. Controleer drie dingen:
- Staat het vinkje Creditnota aan? Zo niet, dan boek je straks een extra schuld in plaats van een lagere.
- Kloppen bedrag en btw? Bij een onleesbaar of half gescand bedrag zet de scanservice alle bedragen op nul.
- Is het de juiste leverancier? Toont Exact Nieuwe relatie controleren, dan herkende het de leverancier niet en maakte het een nieuwe aan. Staat de creditnota op een dubbele relatie, dan wordt afletteren lastig: Exact zoekt openstaande posten standaard binnen de relatie.
Zet het nummer van de oorspronkelijke factuur in de omschrijving. Sla het voorstel daarna op. Het is nu een boeking en een openstaande post met een negatief bedrag.
Stap 3. Kijk hoe de openstaande posten erbij staan
Ga naar Inkoop > Openstaande posten > Openstaande posten > Overzicht. Hier zie je per crediteur wat nog openstaat. In ons voorbeeld staan er nu twee posten: de factuur van 1.210 euro en de creditnota van min 242 euro.
Stap 4. Betaal het verschil en groepeer de creditnota met de factuur
Exact schrijft dat je een creditnota in een batchbetaling eerst groepeert met een factuur van gelijke of hogere waarde:
- Ga naar Financieel > Bank en kas > Betalingen > Betalingen selecteren.
- Selecteer de factuur en de creditnota en klik op Verzamelen.
- Klik op Verrichten.
Het totaal van een verzamelbetaling moet positief zijn. Zit er een creditnota in die groter is dan de rest, dan verwerkt Exact de betaling niet tot je de bedragen in evenwicht brengt. In ons voorbeeld gaat er 968 euro naar Voorbeeldleverancier BV.
Stap 5. Letter af, zodat factuur en creditnota bij elkaar horen
In Exact koppel je een creditnota aan de factuur door ze samen af te letteren. Er zijn twee routes.
- Via het bankafschrift. Importeer je afschrift en klik in Financieel > Bank en kas > Afschriften > Af te handelen op Automatisch. Exact kan op betalingsreferentie, Onze ref. of datum meerdere openstaande posten tegelijk afletteren, zolang het totaal gelijk is aan het bedrag op het afschrift. Lukt dat niet, klik dan bij de regel op de hyperlink Afletteren en selecteer op de pagina Openstaande posten zowel de factuur als de creditnota.
- Zonder bankregel. De kennisbank beschrijft een knop Afletteren op de pagina Openstaande posten: je selecteert de twee boekingen die bij elkaar horen en klikt op Afletteren. Daarna hebben ze dezelfde Onze ref. Exact beschrijft dat voor verkoop; voor leveranciers staat het overzicht onder Inkoop. Handig als een creditnota precies een factuur opheft.
Stap 6. Betaalt de leverancier geld terug?
Heb je de factuur al volledig betaald, dan maakt de leverancier het bedrag van de creditnota naar jou over. Die ontvangst letter je af tegen de creditnota: klik op de pagina Af te handelen bij de bankregel op Afletteren en kies de creditnota.
Stap 7. Creditnota voor een retour met inkooporder
Werk je met inkooporders en ontvangsten, dan begint het bij de retour. Ga naar Inkoop > Ontvangsten en retouren > Retouren > Aanmaken, selecteer de ontvangsten en klik op Nieuw. Vul de retourhoeveelheid in en selecteer de optie Creditnota als je leverancier een creditnota stuurt. Vervangt hij de goederen, dan laat je de optie uit. Het gecrediteerde bedrag zie je terug op de pagina Inkoopfactuur via Inkoop > Facturen > Inkoopfacturen > Te ontvangen facturen. Hoe order, ontvangst en factuur samen kloppen, lees je in 3-way matching uitgelegd.
Stap 8. Toch fout geboekt? Heropen de boeking
Boekte je de creditnota als gewone factuur, heropen dan de boeking. Zet onder Administratienaam > Instellingen > Financieel > Algemeen het vakje Toestaan: Heropenen: Boekingen aan en open de boeking via Financieel > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Overzicht (Tonen: Verwerkt). Zit de boeking al in een btw-aangifte, dan kan dat niet en maak je een correctieboeking via Boekingen > Aanmaken, tabblad Correctieboeking.
Btw op een inkoopcreditnota
De btw van een inkoopfactuur mag je direct aftrekken, ook als je nog niet betaald hebt. Krijg je het factuurbedrag geheel of gedeeltelijk terug, dan moet je volgens de Belastingdienst de btw terugbetalen die je te veel hebt afgetrokken. Een creditnota doet precies dat: de 42 euro btw uit ons voorbeeld gaat van je voorbelasting af.
Boek je de creditnota als creditnota, met dezelfde btw-code als de factuur, dan verlaagt die boeking je voorbelasting. Boek je hem als positieve factuur, dan trek je die 42 euro juist nog een keer af.
Veelgemaakte fouten
- De creditnota als positieve factuur boeken. Het vinkje Creditnota staat uit, dus je schuld gaat omhoog in plaats van omlaag. En je trekt de btw nog een keer af.
- Niet koppelen aan de originele factuur. De creditnota blijft los in je openstaande posten staan. Maanden later weet niemand meer waar die min 242 euro bij hoorde. Zet het factuurnummer in de omschrijving en letter af.
- Twee keer betalen. De factuur gaat volledig de deur uit en de creditnota blijft liggen. Nu mag je het te veel betaalde terugvragen. Groepeer de creditnota bij het betalen met de factuur.
- Btw verkeerd. Een andere btw-code dan op de factuur, of het hele bedrag op 0 procent. Neem de btw-code van de oorspronkelijke factuur over.
- Een gedeeltelijke retour als volledige creditnota zien. Twee van de tien dozen terug betekent dat de factuur voor het verschil blijft openstaan. Werk je met inkooporders, maak dan een retour aan met alleen de teruggestuurde hoeveelheid.
- Een dubbele leverancier. Hangt de creditnota aan een nieuw aangemaakte relatie, dan vindt Exact hem niet bij de factuur, want het zoekt standaard binnen de relatie. Klik bij "Nieuwe relatie controleren" altijd door.
Overzicht: waar doe je wat in Exact Online?
| Wat | Waar in Exact Online | Let op |
|---|---|---|
| Creditnota controleren | Inkoop > Facturen > Inkoop > Overzicht, tabblad Boekingsvoorstellen | Vinkje Creditnota staat aan, bedrag niet op nul |
| Openstaande posten per leverancier | Inkoop > Openstaande posten > Openstaande posten > Overzicht | Factuur en creditnota van dezelfde relatie |
| Verschil betalen | Financieel > Bank en kas > Betalingen > Betalingen selecteren, Verzamelen, Verrichten | Groeperen met een factuur van gelijke of hogere waarde; totaal moet positief zijn |
| Afletteren met de bank | Financieel > Bank en kas > Afschriften > Af te handelen | Meerdere posten tegelijk kan als het totaal gelijk is aan het afschrift |
| Retour met creditnota | Inkoop > Ontvangsten en retouren > Retouren > Aanmaken | Optie Creditnota aan |
| Fout herstellen | Financieel > Boekingen en grootboekrekeningen > Boekingen > Overzicht | Al in een btw-aangifte? Dan een correctieboeking |
Hoe Glimps met creditnota's omgaat
Glimps werkt alleen met Exact Online. De Inbox Agent haalt facturen en creditnota's uit je Microsoft 365-mailbox. Glimps leest elke regel en codeert per regel grootboekrekening, btw en kostenplaats uit je eigen boekhistorie in Exact. Daarna zet het de boeking zelf in Exact Online, per leverancier zo ver als jij dat toestaat.
Bij een creditnota gaat Glimps niet vanzelf door. Een creditnota is een van de acht controles die automatisch boeken tegenhouden, naast een mogelijk dubbele factuur, een dubbelcontrole die niet kon draaien, een ander rekeningnummer dan normaal, bedragen die niet optellen, een bedrag boven je limiet, een leverancier die twaalf maanden stil was en een andere valuta dan normaal. Ook bij een leverancier die verder automatisch boekt, komt een creditnota dus eerst bij een mens. Twijfelt Glimps over een veld, dan blijft het leeg. En betalen doet Glimps nooit. Wie autoriseert, bepaal jij: zie facturen autoriseren in Exact Online.
Je begint vandaag. Je koppelt Exact Online zelf en je eerste factuur is binnen minuten verwerkt. Je probeert het 14 dagen gratis. De prijzen staan op de prijspagina. Liever eerst rondkijken? Open de demo. Meer begrippen uitgelegd vind je bij de begrippen.
Conclusie
Een inkoopcreditnota verwerken in Exact Online komt neer op vier dingen: boek hem als creditnota met het vinkje aan, neem de btw-code van de factuur over, groepeer hem bij het betalen met de factuur en letter de twee samen af. Sla je een stap over, dan vind je hem terug in je openstaande posten. Meestal op het slechtste moment.